Универсальный передаточный документ (УПД) в бухгалтерии: как оформить, загрузить и исправить в 1С

2025-09-15 15:39

Как оформить УПД в 1С: важная информация и лайфхаки для бухгалтера
Что такое УПД: законодательные требования, формы и рекомендации по использованию?
Как оформить УПД в 1С: основные этапы составления документа?
Как ввести УПД в электронном виде: особенности получения и загрузки документа?
Как исправить УПД в 1С в зависимости от типа документа?
Как работать с УПД пользователям 1С:Предприятие 8.3: моменты, требующие особого внимания
Как оформить УПД в 1С: автоматизируем работу вместе с Entera

{$co}

Как оформить УПД в 1С: важная информация и лайфхаки для бухгалтера

Уменьшить количество первичных документов, упростить их обработку и обмен данными между контрагентами призван универсальный передаточный документ. Его форма была согласована с Минфином России, что подтверждает право субъектов бизнеса использовать УПД для приема и передачи информации о товарах и услугах. Универсальный передаточный документ объединяет свойства счета-фактуры и первичного учетного документа, что накладывает определенные требования к его формированию и введению в «1С:Предприятие» 8.3.

Основная задача введения формы УПД — оптимизация документооборота и предотвращение случайного дублирования информации в учетной системе компании. С помощью универсального передаточного документа можно:

наладить и вести точный учет;
фиксировать расходы при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль;
подтверждать право на налоговые вычеты по НДС;
использовать документы при работе на упрощенных системах ЕСХН и УСН.

Использование УПД снижает объем первичных документов и значительно упрощает обработку информации в бухгалтерии. Поэтому специалистам учетного отдела важно знать, как оформить УПД в 1С, исправить допущенные ошибки и быстро ввести входящий документ в учетную базу.

Работать с «первичкой» будет проще, если использовать мультисервис Entera.
Здесь есть полный набор инструментов, позволяющий быстро получить из разных источников и ввести УПД в любом количестве за считанные минуты.

👉 Узнайте подробнее о всех возможностях!

Что такое УПД: законодательные требования, формы и рекомендации по использованию?

Универсальный передаточный документ — первичный бухгалтерский документ, который содержит все реквизиты счетов-фактур (СФ) и для других видов первички (товарных накладных или актов в зависимости от содержания и объекта хозяйственной операции). Это формализованный тип документов, который составляют в формате XML. Форма бланка менялась несколько раз, в настоящее время актуальны требования приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, вступившие в силу 01 апреля 2025 года. В Приложении №1 к этому приказу можно найти обновленные форматы счетов-фактур и УПД для 1С:Предприятие 8.3, рекомендованные к применению всеми субъектами бизнеса.

Требования по составлению и использованию универсального передаточного документа содержатся в следующих нормативных актах:

приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, где содержатся основные требования к документу;
ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ, по которой можно уточнить основные требования к первичным документам;
п. 1 ст. 169 НК РФ, где подтверждается требование использовать счета-фактуры для расчета вычетов по НДС;
письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ с описанием формы бумажного бланка УПД;
письмо ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368 с информацией о реквизитах документа.

Из-за применения формата XML готовый универсальный передаточный документ выглядит как набор тегов, недоступных для прочтения и внесения информации в 1С:Предприятие 8.3. Поэтому в большинстве учетных программ предусмотрена его визуализация, похожая на печатную версию, где можно уточнить основные реквизиты и содержание бланка.

Информация, как оформить УПД в 1С, актуальна для компаний, которые:

осуществляют отгрузку товаров;
выполняют услуги и работы со сдачей их результата заказчику;
осуществляют комиссионные операции;
участвуют в передаче имущественных прав.

Чтобы правильно составить или ввести УПД, важно учитывать следующие особенности документа:

он может применяться отдельно как первичный документ или в комплексе как первичный документ и счет-фактура;
УПД нельзя использовать только как счет-фактуру;
применение документа носит рекомендательный характер, и субъекты бизнеса имеют право использовать привычные и более удобные формы первички;
использовать УПД можно одновременно с другими первичными документами и счетами-фактурами.

Важно: при уточнении, как оформить УПД в 1С, помните, что получение предоплаты необходимо отразить отдельным счетом-фактурой. А субъекты, работающие в качестве налоговых агентов, могут использовать только традиционную форму СФ. Если стороны сделки не согласны на обмен УПД, допускается применять другие документы, разрешенные действующим законодательством.

Чтобы субъектам бизнеса было удобно составить или ввести УПД, им предоставляется право составлять документ как в бумажном, так и в электронном виде. Обязательной формы бумажного бланка не существует, поэтому компании обычно используют образец из письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Если предприятие планирует самостоятельно разработать бланк «под себя», необходимо помнить о сохранении основных реквизитов счета-фактуры и накладной, которые должны обязательно присутствовать в документе согласно требованиям письма ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368.

Entera одинаково успешно работает и с электронными, и с бумажными документами.
Мультисервис способен получить и прочитать документ в автоматическом режиме, не требуя участия или контроля специалиста.

👉 Узнать больше!

Как оформить УПД в 1С: основные этапы составления документа?

Теперь рассмотрим, как оформить УПД в 1С:

Перед началом работы важно убедиться, что программа настроена для работы с универсальным передаточным документом — включена опция использования УПД и настроена работа с оператором ЭДО для обмена электронными данными.
Далее следует создать документ «Реализация товаров и услуг» в разделе «Продажи». В нем заполняют все обязательные реквизиты — наименование контрагента, данные договора, дату и место составления документа, а затем переходят к составлению табличной части: перечисляют номенклатуру товаров с указанием его количества и стоимости.
Затем приступают к формированию УПД — в документе «Реализация товаров и услуг» нажимают на кнопку «УПД» или другую аналогичную в зависимости от используемой версии. После автоматического формирования бланка в нем нужно проверить все обязательные реквизиты — ИНН, КПП, названия и юридические адреса сторон, точные банковские реквизиты, а также период оказания услуги (для длящихся во времени операций).

После формирования УПД готов к отправке. Необходимо кликнуть на ЭДО и далее на «Отправить электронный документ», затем выбрать вариант отправки — через ЭДО или в формате файла.

При отправке через систему электронного документооборота важно, чтобы получатель также был подключен к ЭДО и использовал его для обмена данными. Также важно убедиться, что документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. При возникновении затруднений с ее применением следует обратиться за помощью к оператору ЭДО.

Важно — для длящейся услуги необходимо точно указать период описания:

если продажа товаров или оказание услуг длятся несколько месяцев, может потребоваться составление документа «Реализация товаров и услуг» каждый месяц;
в УПД должен быть точно указан год и месяц оказания услуги, например, «Услуга оказана за сентябрь 2025 года».

Десятки и даже сотни первичных документов — с Entera вы сможете ввести УПД в 1С за считанные минуты.

Мультисервис точно определит формат и назначение документа, а также без ошибок передаст данные в учетную базу.

Как ввести УПД в электронном виде: особенности получения и загрузки документа?

В зависимости от формата универсального передаточного документа и способа обмена данными в компании выгрузить и ввести УПД в 1С:Предприятие 8.3 можно разными способами:

Выгрузка УПД в формате XML из системы ЭДО

Предварительно нужно настроить обмен информацией с конкретным контрагентом и сохранить новую версию УПД. Далее следует нажать кнопку «Выгрузить» и выбрать один из предложенных вариантов — документооборот целиком или бланк в формате pdf. Затем в разделе «Продажи» следует перейти в «Реализацию», выбрать выгружаемый документ и по кнопке «Еще/ЭДО» перейти в режим его просмотра, а затем сохранить бланк, нажав на соответствующую кнопку. Для выгрузки электронного документа нужно кликнуть на «Выгрузить» и выбрать опцию «Документооборот целиком», указав папку для сохранения данных.

Выгрузка документов для налоговой

В этом случае нужно открыть документ через «Реализацию» или «Текущие дела», кликнуть на «Выгрузить» и выбрать в меню пункт «Для предоставления в ФНС». При этом программа самостоятельно выберет форматы, которые поддерживаются налоговой службой. В архиве zip, который будет выгружен, будут содержаться все основные реквизиты документов: наименования, данные контрагентов, описания и подписи.

Выгрузка УПД без использования ЭДО

Для компаний, которые используют бумажные бланки УПД, предлагается их выгрузка через «Реализацию» в формате xml. Для этого следует войти в справочник в разделе «Продажи», по кнопке «Еще» перейти в ЭДО и выбрать опцию «Выгрузить документы в файл». Для выделения всех строк списка документов используют сочетание клавиш CTRL+A, для выделения части списка отмечают первую и последнюю строку фрагмента с нажатым Shift. В открывшемся окне Помощника выгрузки следует подтвердить выполнение операции и указать папку для сохранения данных.

Важно: файлы, выгруженные таким способом, не подойдут для отправки в ФНС, поскольку не соответствуют установленным форматам, но могут использоваться внутри компании.

Для загрузки файлов из ЭДО в 1С необходимо выполнить предварительную настройку. Для этого следует зайти в раздел «Администрирование», перейти в настройки программы и кликнуть на «Обмен электронными документами». Теперь, чтобы ввести УПД, остается настроить отправку и получение. Для этого в меню «Главное» необходимо найти раздел «Текущие дела ЭДО» и там выбрать опцию «Отправить и получить». При этом каждый полученный документ будет рассматриваться и обрабатываться отдельно, что исключает случайную потерю данных.

Мультисервис Entera отлично совместим с системой ЭДО, помогая быстро получать и отправлять документы контрагентам сразу в 1С.

Как исправить УПД в 1С в зависимости от типа документа?

Чтобы правильно сделать корректировку УПД в 1С, необходимо учитывать тип универсального передаточного документа. Это может быть «1» (бланк имеет свойства первичного документа и счета-фактуры) или «2» (документ только в формате первичного). В зависимости от статуса сотрудники ФНС в Письме от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@ предлагают следующие варианты решения проблемы.

Как исправить УПД в 1С для бланков типа «1»?

Чтобы сделать корректировку УПД в 1С для документов, сочетающих свойства счета-фактуры и первичного документа, придерживайтесь следующих правил:

Если ошибки в показателях относятся только к реквизитам первичного документа, исправить его можно путем составления УПД типа «2».
Если допущенные неточности относятся и к «первичке», и к счету-фактуре, а их наличие мешает установить характер операции и правильно рассчитать налоговые обязательства, исправленный документ должен иметь статус «1».
Если ошибки относятся только к счету-фактуре или к обоим составляющим (и счет-фактура, и «первичка»), но не мешают установить характер операции и рассчитать налогооблагаемую базу, исправленный документ может иметь статус «2».

Чтобы сделать корректировку УПД в 1С для документа со статусом «1», важно:

к строке 1 добавить строку (1а) с указанием порядкового номера исправления и даты его корректировки;
сохранить все сведения из первого документа и добавить к ним уточненные данные по тем позициям, которые требуется исправить;
сохранить порядок подписей.

Как сделать корректировку УПД в 1С для статуса «2»?

Если УПД имеет свойства только первичного документа, способ его исправления выбирают следующим образом:

Ошибки в показателях исправляют только путем составления нового документа типа «2».
Ошибки, которые влияют на стоимость отгрузки товара и на обязанность выставлять счет-фактуру, также исправляют путем составления нового документа со статусом «2», а также отдельным формированием счета-фактуры по данной операции.

Чтобы сделать корректировку УПД в 1С для документов типа «2», необходимо:

сохранить первоначальные данные по строке 1 и добавить к ним строку (1а) с указанием порядкового номера исправления и даты корректировки;
полностью перенести сведения из первичного УПД и одновременно указать скорректированные данные по позициям, которые требуется исправить.

Важно: исправленные документы типа «2» не требуют внесения в журнал полученных и выставленных счетов-фактур и в книгу продаж. Кроме того, их не подписывают директор и главный бухгалтер, как это делается для счетов-фактур.

Мультисервис Entera поможет справиться с потоком первичных документов, а также быстро отправить или принять исправленные УПД от контрагентов.
Автоматические прием и отправка, а также опция пакетного внесения в 1С избавят вас от огромного объема рутинной работы.

👉 Узнайте подробнее о всех возможностях!

Как работать с УПД пользователям 1С:Предприятие 8.3: моменты, требующие особого внимания

Понимание, как оформить УПД в 1С, избавит компанию от риска получить штраф или запутаться в расчетах с контрагентами. Однако до настоящего времени при составлении документов в программе 1С:Предприятие 8.3 многие специалисты допускают ошибки:

Неправильный выбор типа (статуса) документа — 1 или 2. При сделках с НДС на ОСНО используют статус 1, для операций без НДС или при использовании спецрежимов — 2.
Неправильное или неполное указание реквизитов, из-за которых документ может быть признан недействительным. Особенно это касается итоговых сумм и ставки НДС. Рекомендуется проверять содержание бланка согласно требованиям приказа ФНС № ЕД-7-26/970@, а также использовать автоматизированные сервисы со встроенной проверкой правильности заполнения документа.
Использование УПД для операций, которые не предусматривают составления универсального передаточного документа (авансовые платежи, перемещение алкоголя с составлением ТТН). Уточнить перечень операций для составления УПД можно по данным письма ФНС № ММВ-20-3/96@.
Заполнение и отправка УПД без предварительного согласования с контрагентом использования универсальных передаточных документов в качестве первичных. Тем более что ваш деловой партнер может отказаться от приема УПД, что приведет к задержкам в расчетах. Чтобы избежать подобных разногласий, следует прописать в договоре обмен «первичкой» в определенном формате.
Неправильное исправление ошибок в документах. Чтобы избежать нарушений в учете, следует составлять новый корректирующий бланк (для исправления многочисленных неточностей) или дополнительный УПД (при незначительных корректировках) с таким же номером и обязательно указывать в строке 1А дату исправления.
Использование «сомнительных» ЭДО и УПД устаревшего формата, тем более что этот вопрос находится на особом контроле ФНС. Из-за неправильно выбранного формата документ могут признать недействительным. Поэтому важно пользоваться услугами только надежных операторов ЭДО и своевременно менять формат бланков.

При работе с «первичкой» важно не только правильно составлять и вводить УПД, но и правильно организовать их хранение. Согласно существующим требованиям из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 срок хранения УПД составляет 5 лет. Период отсчитывают с 01 января следующего года, который следует за годом составления первичного документа. Допускается размещение бланков как в общей папке вместе со счетами-фактурами, так и отдельно. Основное требование здесь — упорядоченное хранение, чтобы поиск нужно УПД по дате или контрагенту занимал минимум времени.

Обратите внимание: электронные УПД хранят столько же, сколько и бумажные. Допускается создание собственного электронного архива компании или использование сторонних сервисов, гарантирующих защиту данных. Благодаря использованию защищенных серверов риск случайного удаления или потери данных сведен к нулю.

Чтобы работа с УПД не превратилась для компании в источник неприятностей, рекомендуется:

регулярно обучать и проверять знания сотрудников по вопросам, как оформить и ввести УПД;
использовать автоматизированные системы и сервисы, совместимые с «1С:Предприятие» 8.3, для снижения риска ошибок и быстрого обмена данными с контрагентами и контролирующими органами;
регулярно проверять актуальность используемых бланков и обновлять их по мере законодательных изменений;
периодически проводить сверку с контрагентами по полученным и выданным УПД;
организовать надежное хранение первички с учетом формы ее составления.

Мультисервис Entera поможет организовать обмен данными и надежное хранение первичных документов.
В числе ее инструментов — формирование и ведение надежного архива с учетом вида документов, чтобы их поиск занимал несколько секунд.

👉 Узнайте подробнее о всех возможностях!

Как оформить УПД в 1С: автоматизируем работу вместе с Entera

Чтобы быстро ввести УПД или сделать корректировку УПД в 1С, воспользуйтесь инструментами мультисервиса Entera. Ее возможности позволяют:

вносить документы в формате потоковой загрузки до 100 единиц за 2 минуты;
получать бланки на распознавание из любых каналов — через ЭДО для внесения в 1С:Предприятие 8.3, через МФУ, по электронной почте, в виде фото со смартфона или скачиванием через QR-код;
сформировать и вести надежный электронный архив;
принимать и обрабатывать любые виды бланков первички, включая ТОРГ-12, УПД, отчеты комиссионеров и чеки;
сопоставлять номенклатуру и проверять правильность табличных данных;
уточнять реквизиты контрагентов по актуальным данным ЕГРЮЛ;
прикреплять к записям в 1С:Предприятие 8.3 сканы оригиналов.

Обратите внимание: несмотря на возможные отличия в форматах УПД у разных компаний, Entera безошибочно определяет назначение документа и правильно считывает его основные реквизиты: тип, дату и номер, реквизиты сторон с полным наименованием и юридическим адресом партнеров, а также табличную часть с товарной номенклатурой, количеством и итоговой стоимостью.

Забудьте о необходимости вносить документы в ручном режиме — Entera сделает это за вас в несколько минут.

Желаете лично убедиться в полезности мультисервиса Entera? Заполните заявку по ссылке и получите возможность внести в учетную базу любые 10 первичных документов в рамках бесплатного тестового периода.

Хранение документов Автоматизация работы