Роботы ввода первичной информации, как делегировать рутину

Роботы в бухгалтерии — сегодня уже реальность. Рассмотрим подробнее, какую работу они способны взять на себя, чем могут помочь человеку в учетном процессе и нужно ли бухгалтеру бояться конкуренции с их стороны.

При слове «робот» многие представляют некое механическое чудо из металла с множеством кнопочек и мигающими лампочками. Но вообразить такого в бухгалтерии, листающего папку со счетами-фактурами или заполняющего декларацию по НДС, конечно, трудно. Тем не менее, они уже среди нас хотя и в несколько иной форме.

Мир быстро меняется и новые технологии внедряются во все сферы жизни человека, в том числе и в бухгалтерский учет, он становится интеллектуальным. Это подразумевает использование роботизации и искусственного интеллекта, что позволяет автоматизировать бухгалтерские процессы и сделать учет более точным и надежным.

Системы автоматизации бухгалтерии используются уже давно, это специальные программы учета, с помощью которых можно выполнять большинство рутинных процедур. Бухгалтер вводит информацию, нажимает на кнопку, программа считает. Тут важно понять, куда нажимать, для этого нужно знать функционал программы и методологию учета. Но это еще не роботы.

Вместе с автоматизацией используют два типа роботизированных решений: роботизированная автоматизация процессов, или RPA (Robotic Process Automation) и интеллектуальная автоматизация, или AI (Artificial Intelligence).

Для старых бухгалтерских программ, у которых нет API (специальный интерфейс для взаимодействия с другими программами) используют RPA, которые имитируют работу бухгалтера по определенному алгоритму. Робот может создавать и проводить документы на основе документа-основания, например, по накладной он делает счет-фактуру, при этом курсор бегает по экрану, поля заполняются, кнопки нажимаются, создается иллюзия, что работает бухгалтер-человек.

Более современные программы напрямую взаимодействуют с роботом без графического интерфейса, готовые документы и отчеты просто появляются в программе. Это дает возможность выставлять счета и сверяться с контрагентами, создавать первичку, переносить данные в бухгалтерскую базу из CRM-систем и выполнять многие другие операции более оперативно и освобождать время для других задач.

Чтобы внедрить таких роботов, нужно подробно описать бухгалтерские бизнес-процессы, затем RPA настраивают на выполнение заданного алгоритма.

Робот-бухгалтер RPA может выполнять только рутинные процедуры: создавать цепочки документов или сверять данные. Он не умеет думать, анализировать информацию и принимать решения.

AI — это искусственный интеллект, но это не разум в полном понимании этого слова, скорее дополнение к нему. AI, он же ИИ, базируется на машинном обучении, компьютерном зрении и анализе больших данных. Он накапливает опыт и принимает решения на основе той информации, что у него есть, но сам думать он пока не умеет.

ИИ в основном применяют при классификации информации и составлении прогнозов.

В области бухучета развиваются два направления: оптическое распознавание символов OCR (Optical Character Recognition) и машинное обучение ML (Machine Learning).

Первое предполагает преобразование данных с отсканированных бумажных носителей, pdf или jpg файлов в формат, который может прочитать компьютер. В России такой сервис есть, например, у компании Entera, он умеет распознавать первичные документы и вводить их в 1С.

Второе направление — это математическая модель, которая анализирует большие данные. ML может в 99% случаев классифицировать, с каким документом оно имеет дело и правильно определить, какое значение в какое поле документа в программе нужно ввести.

В бухгалтерию роботов внедряют для помощи бухгалтерам-людям чтобы освободить их от монотонных рутинных процессов и выделить время для решения важных управленческих задач.

ИИ можно поручить автоматический ввод первички, он считает информацию с носителей, определит тип документа, сам занесет сведения в учетную систему и заполнит реквизиты. Человеку останется только проверить данные, на это уйдет не больше минуты.

Также роботу стоит отдать обработку платежных поручений и заполнение авансовых отчетов. Искусственный интеллект способен распознавать информацию из чеков, билетов, накладных и подставлять в авансовый отчет.

Еще он умеет работать с электронным архивом, находить и выгружать нужные документы в считанные минуты. Это особенно актуально, когда нужно быстро подготовиться к налоговой проверке.

Поскольку ИИ применяют еще далеко не во всех организациях, некоторые специалисты в области учета скептически относятся к роботизации: одни считают это просто блажью руководства, другие — пустой тратой времени и средств компании, не способных принести какого-то облегчения в процесс учета, третьи побаиваются конкуренции со стороны роботов.

Но все же преимущества роботизации очевидны:

Некоторые бухгалтеры опасаются, что с внедрением роботизации они потеряют свои рабочие места. Это не так!

В 1985 году появился Excel, но это не положило конец эры бухгалтеров-людей, как многие думали, наоборот, рабочих мест стало больше, но и требования к квалификации работников учета стали выше. Почти в то же время появились первые программы для автоматизации бухгалтерии, в 1991 году на российский рынок пришла компания 1С. Бухгалтерам приходилось постоянно обновлять свои знания и соответствовать меняющимся требованиям.

Также будет и в этот раз, внедрение роботизированных технологий не ставит своей целью заменить людей, это не альтернатива человеку, а его рабочий инструмент и помощник.

Конечно, если работник отдела учета только называется бухгалтером, а по сути выполняет работу оператора, перепечатывая циферки в программу, в этом случае у него есть вероятность потерять место, потому что робот обойдется дешевле и выполнит работу качественнее и быстрее. Чтобы оставаться в профессии и быть востребованными специалистами, бухгалтерам стоит научиться работать с технологиями искусственного интеллекта. Квалифицированного бухгалтера ИИ пока заменить не может.

RPA способны освободить бухгалтера от рутины, чтобы он мог сконцентрироваться на задачах требующих анализа и профессионального мнения. AI-решения могут управлять процессами, которые роботизировали с помощью RPA: вводить первичку в 1С, проводить документы, формировать отчеты. Но чтобы обучить робота этому нужно много примеров, людей и тысячи часов труда.

А решить более сложные задачи, например, написать учетную политику, робот пока не сможет. Для этого он должен уметь выносить профессиональное суждение и обладать эмоциональным интеллектом.

Для того, чтобы ИИ смог заменить бухгалтера-человека полностью, в теории есть два способа. Первый предполагает отказ человечества от использования дискретной модели хранения и генерирования данных и создания суперкомпьютера, который сможет работать по другим принципам и мгновенно решать задачи, на которые сейчас тратят месяцы. Но в ближайшем будущем это маловероятно, потому что ресурсов для этого пока недостаточно.

Второй способ — возврат к унификации регистров бухучета, оценки активов, отражения хозяйственных операций в системе учета, то есть приведения всего к единому жесткому стандарту. Но это именно тот подход, который бухгалтеры пытаются искоренить в профессии с помощью реформ системы учета, чтобы привести ее в соответствие с Меж дународными стандартами финансовой от четности.

Так что ждать победы роботов над бухгалтерами-людьми это все равно что ждать восстания калькуляторов. Человек все равно останется главным звеном в принятии решений.

Чтобы у бухгалтера оставалось время на улучшение навыков и повышение квалификации стоит уговорить руководство внедрить роботизированные решения в учетный процесс, хотя бы роботы ввода первичной информации.

Такие есть у компании Entera. Алгоритмы на основе AI постоянно обучаются и совершенствуются, благодаря чему сервис компании существенно отличается в качестве от своих конкурентов.

Оптическое распознавание символов на платформе имеет высокую точность в 98% и работает с любым форматом документов, будь то сканы, фото или бумага. Достаточно загрузить в мультисервис первичные документы, можно даже пачку до ста листов, он сам их распознает и перенесет в 1С.

Компании, которые работают с Entera, отметили, что это очень удобно, можно обработать больше первичных документов за меньшее время, свести к нулю ошибки из-за усталости, снять лишнюю нагрузку с сотрудников. А по стоимости это выходит дешевле, чем найм дополнительного бухгалтера по первичке.

Попробовать работу сервиса можно бесплатно, оставив заявку в форме ниже.