Как отразить счет-фактуру в 1С: выбираем оптимальный формат работы

В перечне самых распространенных первичных документов особое место занимает счет-фактура. Этот бланк сочетает в себе функции счета и накладной и содержит подробные данные для расчета и оприходования товаров. Поэтому его правильное внесение в учетную базу позволяет верно начислить налоговые обязательства. Тем более что на крупных предприятиях количество входящих счетов-фактур составляет несколько десятков ежедневно. Рассмотрим, как отразить счет-фактуру в 1С, и какие способы позволяют внести «первичку» максимально быстро и без ошибок.

Чтобы пользователь мог сделать счет-фактуру в 1С 8.3, в программе выделен документ «Поступление товаров и услуг». Внести данные можно двумя способами:

1. Перейдя на последнюю вкладку документа «Счет-фактура», поставьте галочку возле опции «Предъявлен счет-фактура», укажите его номер и дату оформления, а также код операции. Затем необходимо в 1С 8.3 провести счет-фактуру по учетной базе. Чтобы новый документ автоматически попал в книгу покупок и был учтен при начислении налоговых обязательств, поставьте флажок возле отметки «Отразить вычет НДС в книге покупок».

2. Чтобы сделать счет-фактуру в 1С 8.3 с нуля, кликните на ссылку «Ввести счет-фактуру», чтобы создать новый документ. Откроется новое окно для заполнения, где следует проставить номер и дату счета-фактуры, код совершенной операции, а также обязательно поставить отметку возле опции «Отразить вычет НДС». Также проверьте, чтобы все реквизиты документа были внесены правильно и полном объеме. И отметьте, в каком формате был получен документ, — в бумажном или электронном.

Важно: счет-фактура не формирует бухгалтерских проводок. Однако его занесение в базу и проведение является строго обязательным. Для того чтобы в 1С 8.3 провести счет-фактуру, обязательно кликните на кнопку «Провести» в панели инструментов или нажмите кнопку «Ок».

Даже поверхностное знакомство с правилами ручного внесения счета-фактуры в 1С доказывает: этот способ достаточно неудобен, требуя времени и не исключая досадные ошибки. Поэтому вводить счет-фактуру в 1С подавляющее большинство бухгалтеров предпочитает одним из автоматизированных способов.

Рассмотрим подробнее, как внести счет-фактуру в 1С.

Автоматизация документооборота и внедрение его электронной формы значительно упростило работу бухгалтера по вводу первичных документов. Как занести счет-фактуру в 1С? Сделать это можно с помощью офисной техники и специального программного обеспечения, процесс простой и быстрый:

Чтобы не возникал вопрос: как создать счет-фактуру в 1С из десятков документов, то рекомендуем вам использовать МФУ с потоковым режимом загрузки данных. Все принятые документы при поступлении от поставщика следует отсканировать, после чего внести их в учетную программу с помощью сервиса распознавания документов. Оцифрованные документы можно хранить в электронном архиве на рабочем компьютере или на сервере, где можно быстро найти нужный бланк по известным реквизитам или дате оформления.

Если документы от поставщика приходят на электронную почту, следует воспользоваться сервисом распознавания документов по e-mail. Для его применения следует перенаправлять входящие письма на электронный адрес программы или настроить их автоматическую пересылку. В этом случае выбранный сервис будет самостоятельно выбирать из входящей почты бланки первичных документов и автоматически вносить их в учетную базу. Этот способ сделать счет-фактуру в 1С 8.3 не требует участия бухгалтера и сводит его работу только к проверке и проведению входящих счетов.

Если под рукой нет МФУ или компьютера, при приеме входящего документа можно просто сфотографировать бланк на камеру смартфона. Затем чтобы в 1С 8.3 провести счет-фактуру, фото нужно загрузить в сервис распознавания, где документ будет обработан, сверен с номенклатурой и внесен в базу.

Входящие счета-фактуры в формате Xml и PDF избавляют от ручного ввода данных в учетную систему. С этой работой отлично справится сервис распознавания, который автоматически определит документ, проверит номенклатуру и внесет данные в бухгалтерскую базу. Однако чтобы ввести счет-фактуру в 1С при получении бланков от поставщиков, каждый из них нужно сохранить, перенести в электронный архив и отправить на сканирование. Кроме того, достаточно случайно упустить или потерять один документ, чтобы исказить данные учета и потерять право на налоговый вычет по НДС. При значительных объемах документооборота этот вариант не слишком удобен.

Внедрение системы электронного документооборота перевело прием и отправку бланков в виртуальный режим. Здесь пользователю предлагаются удобные шаблоны, которые не только упрощают составление новых документов, но и позволяют быстро и без ошибок внести их в учетную базу. Подключив сервис ЭДО к 1С, вы сможете быстро выгрузить счет-фактуру в xml из 1С для отправки контрагенту и вносить в базу входящие документы в пару кликов. Все документы размещаются на хранение в электронном архиве, а обмен бланками осуществляется в течение нескольких секунд вне зависимости от расстояния между принимающей и получающей стороной.

Важно: для работы с ЭДО вам потребуется оформить цифровую подпись для удостоверения исходящих документов, а также выбрать оператора системы электронного документооборота и настроить каналы связи для пересылки и приема бланков от контрагентов. Как вносить корректировочный счет-фактуру в 1С? Для этого придется потратить время на обучение персонала, чтобы он понимал: как составлять и проводить. Результатом ваших усилий станет рациональное использование рабочего времени на более важные дела, чем рутинное внесение первичных документов и поиск допущенных ошибок.

Чтобы навсегда забыть о проблемах ввода первичных документов в 1С, воспользуйтесь возможностями сервиса Entera. Он распознает документы с точностью до 98%, автоматически сверяет номенклатуру, а также умеет работать с разными форматами электронных бланков. Поэтому вводить счета-фактуры может не только бухгалтер, но и любой сотрудник удаленного склада при наличии смартфона. Ввести счет-фактуру в 1С можно в течение нескольких минут после получения. Потому что все входящие документы мгновенно пересылаются в бухгалтерию для проверки.

К вашим услугам – бесплатный тестовый период и несколько выгодных тарифов в зависимости от объема документооборота. Отправьте заявку, чтобы убедиться в удобстве и выгоде нашего сервиса.