Автоматизация загрузки PDF, документов и чеков в 1С: доступные способы и варианты их реализации

Ежедневно на рабочий стол бухгалтера ложатся пачки первичных документов. Это могут быть товарные накладные, расчетно-платежные ведомости, счета-фактуры и акты выполненных услуг, кассовые чеки и всевозможные бухгалтерские справки. Еще несколько лет назад использовались преимущественно бумажные бланки, тогда как сегодня им на смену пришли электронные документы. Наиболее распространенные форматы здесь — pdf, doc, docx, jpeg, png, tiff, bmp, xls, xlsx, odt, ods, rtf, и лишь незначительная часть данных поступает в распечатанном виде. И задача сотрудника учетного отдела – не только проверить указанные сведения, но и обеспечить своевременную загрузку документов в 1С. О том, как выполнить работу быстро и без ошибок, расскажет эта статья.

Каждый из перечисленных выше форматов электронных документов имеет свои преимущества. Но наиболее удобным и универсальным вариантом считается pdf, внешний вид и структура которого позволяют сохранять информацию в первоначальном виде. Благодаря этой особенности загрузка в 1С из табличного документа занимает меньше времени, а введенная в базу информация корректно отображается на любом устройстве: от смартфона до компьютера. Чаще в формате pdf поступают накладные, чеки, счета-фактуры, выписки со счетов, акты сверки и прочие документы, основу которых составляет табличная форма с наименованиями и числовыми данными.

А что делать бухгалтеру, если чеки и другие первичные документы приходят в менее «удобном» формате? Изучим самые доступные способы загрузки в 1С из табличных документов и изображений.

Пожалуй, наиболее сложный и утомительный вариант, от которого сегодня отказалось большинство предприятий. Ручной ввод информации подразумевает необходимость постоянного контроля, проверки цифр и расчетов, а также уточнение количества товарных позиций. В таких условиях легко допустить ошибку, которая исказит данные учета и может иметь серьезные «налоговые» последствия.

Сервис Entera позаботится, чтобы ваш рабочий день был более интересным и продуктивным. Воспользуйтесь опцией пакетной загрузки бумажных или электронных документов, где программа сама проверит данные и вычисления, без ошибок занесет их в базу 1С и даже перенесет в архив для хранения.

Внедрение системы электронного документооборота значительно упростило обмен информацией между контрагентами. Достаточно сформировать бланк по шаблону, заполнить его и в пару кликов отправить партнеру для приемки и подписания. Одновременно обе стороны получают возможность значительно ускорить загрузку данных из табличного документа в 1С 8.3 – файлы поступают мгновенно и надежно хранятся в архиве, где в любой момент их можно просмотреть и распечатать.

Если вы еще не имели возможности оценить многочисленные преимущества ЭДО, сделайте это в ближайшее время. Для внедрения системы нужно:

После получения документов все, что вам нужно сделать, — это выполнить загрузку pdf чеков и других бланков в 1С вручную или с помощью компьютерной программы.

Доверьте внесение данных в 1С сервису Entera. Его подключение к системе ЭДО позволит загружать данные в автоматическом режиме сразу после поступления. И все это — без необходимости сохранять файлы на компьютере и вручную вносить поступившие или выбывшие позиции.

Возможности сканирования на современной офисной технике сделали работу с бухгалтерской документацией значительно проще. Теперь можно забыть о необходимости загрузки Excel в документ 1C – с этой задачей легко справится многофункциональное устройство. В одном корпусе здесь скрыты полезные опции копировального аппарата, сканера, факса и принтера. А если в выбранном устройстве предусмотрена потоковая загрузка листов, задача персонала учетного отдела будет сводиться лишь к наблюдению за работой умной техники.

Важное преимущество сервиса Entera – ввод данных в несколько кликов. Вначале документ сканируется, затем распознается и преобразуется в электронный формат. Данные автоматически переносятся в учетную систему, а сам бланк помещается в облачный архив.

Один из популярных вариантов быстрого обмена документацией – ее отправка через e-mail. Поступивший электронный бланк остается просмотреть и отправить в учетную базу, с чем отлично справляются специально обученные программы. Пользователю нужно только перенаправить письмо с документом по нужному адресу, а остальное сделает электронный сервис.

В программе Entera загрузка pdf документов с email – одна из основных функций. Пользователю достаточно отправить на почту scan@entera.pro письмо с бланком, и уже через несколько минут данные окажутся в базе 1С. А еще можно привязать к папке в Entera любой другой электронный адрес, и все документы будут автоматически перенаправлены на него для сканирования и внесения в базу.

Пожалуй, наиболее доступный вариант загрузки pdf документов в 1С. Вам достаточно сфотографировать документ на смартфон или загрузить его по qr-коду. Несколько секунд, и новая накладная появится в архиве и в учетной базе. Единственное условие – хорошая камера на телефоне и достаточное освещение, чтобы сканирование было выполнено с точностью 100%.

Использование сервиса Enterа для загрузки данных в 1С из табличного документа с помощью смартфона полностью исключает ошибки и неточности. А благодаря использованию мобильной цифровой техники организовать получение и просмотр документов можно в любой точке офиса.

Благодаря сервису ввод первичных документов в базу становится максимально быстрым и точным. Выбирайте любой из предложенных выше способов загрузки документов в 1С и экономьте до 30% рабочего времени – Entera избавит от рутинной работы и самостоятельно справится с любым объемом задач, автоматически загружая в базу сотни документов в течение пары часов.

Лично попробовать и оценить достоинства Entera можно в рамках бесплатного тестового периода. Вы можете выбрать и загрузить любой из 20 видов бланков, чтобы убедиться в преимуществах Entera и сделать осознанный выбор в ее пользу.