Инвентаризация в 1С: как провести и отразить результаты в учете. Часть 1

В распоряжении предприятия находятся десятки разных видов материальных и нематериальных активов, использование которых подразумевает обеспечение их сохранности, а также защиту от хищений и порчи. Обеспечить проверку наличия и качества ценностей помогает инвентаризация, в рамках которой данные учета по каждому типу активов сопоставляют с информацией по их фактическому количеству для выявления возможных расхождений. Проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности гарантирует высокую точность бухучета и помогает выявить любые несанкционированные действия в отношении ценностей, защищая имущественные интересы компании.

Проведение инвентаризации в бухгалтерском учете по праву считается хлопотным и продолжительным мероприятием. Упростить его проведение и исключить ошибки позволяет функционал 1С:Бухгалтерия, где предусмотрено несколько важных опций для оптимизации проверки:

• автозаполнение остатков по конкретному материально ответственному лицу или подразделению компании;
• интеграция с терминалами сбора данных, что позволяет автоматически пересчитывать остатки на данный момент времени;
• автоматическое оформление пересортицы с помощью соответствующих проводок без необходимости отдельных операций списания и оприходования;
• вывод на экран и печать основных отчетных форм по итогам инвентаризации;
• раздельное отражение итогов по данным бухгалтерского и налогового учета;
• контроль материально ответственных лиц и защита от намеренной корректировки данных задним числом для устранения выявленной недостачи.

Инвентаризация является обязательным этапом подготовки к составлению годовой отчетности субъектов бизнеса независимо от организационно-правовой формы и схемы налогообложения. Основные положения по ее проведению и отражению результатов содержатся в следующих нормативных актах:

Действующее законодательство устанавливает следующие случаи обязательного проведения инвентаризации в бухгалтерском учете:

• составление годовой отчетности;
• смена материально ответственных лиц;
• выявление хищений;
• чрезвычайные ситуации;
• передача имущества в аренду или в безвозмездное пользование, а также его последующий возврат;
• реорганизация предприятия;
• порча или утрата материальных активов;
• требования коллектива материально ответственных лиц в случае коллективной ответственности.

Проведение инвентаризации в бухгалтерском учете обязательно для следующих видов ценностей:

• всех имеющихся обязательств — кредиторской задолженности, резервов, банковских кредитов, полученных и выданных займов;
• всех активов независимо от их нахождения — запасов, основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, незавершенного производства, готовой продукции, товаров на складе и в торговом зале, денежных средств и т. д.

В настоящее время установлены следующие сроки проведения инвентаризации:

• для активов – IV квартал года до составления годовой отчетности;
• обязательств — по состоянию на 31 декабря текущего года.

Завершить проведение инвентаризации в бухгалтерском учете следует до момента подписания бланков отчетности.

Проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности предусматривает несколько подготовительных мероприятий.

Важно: не начинайте «Заполнять остатки» в документе, пока не убедитесь в закрытии даты. Если в течение дня кто-то проведет приходную накладную задним числом, вся сверка с 1С будет нарушена, и придется потратить время на поиск несуществующей недостачи.

Составление приказа о проведении инвентаризации

Документ можно оформить на готовом бланке ИНВ-22 или по собственной форме. В перечне обязательных реквизитов — причина проведения ревизии, перечень проверяемых объектов или активов, конкретные сроки проведения, а также точная дата предоставления итоговых документов на рассмотрение руководства. Приказ скрепляется подписью директора.

Формирование инвентаризационной комиссии

Состав инвентаризационной комиссии утверждается отдельным приказом или приказом на проведение ревизии. В нем следует перечислить всех участников, указав их ФИО и занимаемую должность. Если объектов для инвентаризации слишком много, допускается формирование нескольких составов проверяющих.

В состав уполномоченных лиц не должны входить материально ответственные лица, но их присутствие во время фиксации и сверки остатков является обязательным. Если проверкой занимается ревизионная комиссия или сторонний аудитор, в формировании комиссии нет необходимости.

Важно: если в процессе инвентаризации отсутствует 1/5 и более членов комиссии, ее результаты считаются недействительными.

Для подготовки главного документа с результатами инвентаризации — инвентаризационной описи необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейдите в раздел «Склад и доставка» и выберите «Складские акты»;

2. Кликните «Создать» и выберите тип документа «Инвентаризационная опись»;

3. Выберите базовые реквизиты — организацию, склад и период проведения инвентаризации;

4. Выберите нужный вид цен или укажите опцию «по себестоимости»;

5. После заполнения всех полей сохраните и проведите документ.

После заполнения инвентаризационной ведомости вы сможете распечатать бланки по форме ИНВ-3 или ИНВ-19.

Основная информация по особенностям ревизии разных видов активов собрана в разделе 3 Методических указаний.

Основные средства

Инвентаризации подлежат собственные основные средства, а также арендованное имущество и ОС на ответственном хранении. В ходе ревизии осматривают каждый объект для уточнения его состояния и эксплуатационных характеристик, а также проверяют наличие на него сопроводительных документов и данных о праве собственности. Важно уточнить наличие признаков обесценивания имущества, а также точно рассчитать износ с учетом технического состояния объекта.

Нематериальные активы

В рамках ревизии имеющихся у компании нематериальных активов необходимо не только установить их наличие, но и проверить комплектность документов, дающих право на использование НМА. Также следует установить, насколько своевременно и корректно отражены все активы в бухгалтерском учете.

Товарно-материальные ценности

Инвентаризацию ТМЦ проводят в порядке их расположения в помещении, а при размещении товаров в разных помещениях комиссия переписывает активы поочередно, опечатывая каждое помещение по мере завершения проверки. В зависимости от состава и формы товары пересчитывают, взвешивают или перемеривают. Если во время ревизии поступают новые ТМЦ, они приходуются по реестру после завершения инвентаризации. В случае длительной проверки допускается выдать часть переписанных ценностей материально ответственному лицу для реализации или передачи в торговый зал при условии составления отдельного документа.

Незавершенное производство

В рамках инвентаризации незавершенного производства комиссия уточняет наличие узлов, деталей, агрегатов и незаконченных изделий в цехе и на складе. Одновременно проверяют остаток незавершенной продукции по приостановленным и аннулированным заказам. На продукцию, полностью собранную, но пока не оформленную, составляют отдельную опись.

Деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности

В ходе инвентаризации денежных средств проверяют фактическое наличие денежных средств в кассе, ценных бумаг и других денежных документов. Бланки проверяют по видам, местам хранения и материально ответственным лицам. Средства в пути сопоставляют с данными инкассаторских ведомостей и квитанциями банка. При проверке безналичных средств сопоставляют данные учета с суммами, указанными в банковских выписках.

Инвентаризация расчетов

В ходе инвентаризации проверяют все виды расчетов — с контрагентами, банками, поставщиками, подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами. Все перечисления и зачисления должны быть подтверждены соответствующими документами. Одновременно необходимо выявить имеющиеся задолженности с истекшими сроками исковой давности для списания на убытки компании.

Важно: с июля 2022 года для контроля взаиморасчетов допускается использовать электронные акты сверки, введенные Приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@.