Учет первичных учетных документов: надежная помощь для бухгалтера
2024-10-10 11:30
Фундамент грамотного, точного и достоверного учета – это многочисленная «первичка», которая в огромном количестве ежедневно ложится на рабочий стол любого бухгалтера. Ее сложно любить и утомительно собирать, но именно первичные учетные документы бухгалтерского учета являются основой для правильного расчета прибыли и расходов, налогов и сборов, заработной платы и отчислений с фонда оплаты труда. Вывод напрашивается сам собой: хранение и распознавание первичных документов нужно автоматизировать. О том, как это сделать, расскажем в статье.
Почему нужно упростить обработку форм первичных учетных документов?
Работа по составлению первичных документов в 2024 году осуществляется в следующем порядке:
в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее составляется подтверждающий первичный документ, который подписывают уполномоченные сотрудники;
бухгалтер обязан проверить бланк на правильность составления, после чего внести данные в 1С и организовать хранение первичных документов в архиве согласно установленным требованиям;
бумажные бланки хранятся в архиве определенный срок согласно положениям законодательства, после чего утилизируются.
Обработка «первички» сопряжена для бухгалтера с рядом сложностей:
ввод в 1С первичных документов требует достаточно большого количества времени;
вносить десятки наименований схожих товаров очень утомительно;
риск ошибок при ручном вводе «первички» увеличивается в несколько раз;
документы можно случайно стереть или потерять, а еще они часто поступают с опозданием из-за нерадивости контрагентов;
проверка после ввода первичных документов не всегда эффективна – контролирующий сотрудник может пропустить ошибку из-за огромного количества информации.
При кажущейся простоте составления учет первичных учетных документов и их хранение занимает много времени и отвлекает сотрудника от выполнения более важных обязанностей: например, оптимизации учета, подготовки к предстоящей проверке или к будущему отчетному периоду. В этом случае нередко возникает дилемма: ввод первичных учетных документов бухгалтерского учета не интересен опытным бухгалтерам, т.к. первички очень много, и ее перепечатывание в 1С - тяжелая и однообразная работа. Когда вводом первички в 1С занимается молодой специалист, то его неопытность и невнимательность могут привести к случайным ошибкам, которые угрожают штрафами.
Распознавание в 1С первичных документов: наиболее уязвимые точки
Наибольшую сложность в вводе и распознавании первичных документов вызывают:
Обработка многостраничных бланков первичных документов в 2024 – товарных накладных с десятками позиций, авансовых отчетов, путевых листов, отчетов комиссионера. Перенос данных в учетную систему занимает много времени, а из-за рутинной работы внимание сотрудника ослабевает, и он может ошибиться «на ровном месте».
Составление и ввод нетипичных бланков, которые подтверждают совершение экспортно-импортных или валютных операций, приобретение и использование интеллектуальной собственности и т.д. При вводе и распознавании этих первичных документов в 1С особенно важна сосредоточенность и внимание сотрудника.
Лучшее решение вопроса – автоматизация процесса распознавания первичных документов в 1С и их хранения. Это избавит специалистов бухгалтерии от рутинного труда, освободит огромное количество ценного времени и позволит в разы повысить качество учета. И самое главное – случайные ошибки и просчеты удастся полностью исключить, так как на ввод первичных документов будет уходить несколько минут. Тем более что современные сервисы распознавания первичных документов хорошо «знают» и «читают» даже сложные и редкие страницы первички. Они также легко распознают их в любом формате – от фото и сканов до файлов в электронной почте и в системе ЭДО.
«Первичка» — единственный способ подтвердить факт совершения операции и уточнить ее содержание. Поэтому для бухгалтерии на первый план выходит грамотное хранение бухгалтерских документов в организации, благодаря которому:
Для тех, кто еще не принял решение в пользу автоматизации ввода и хранения первичных документов
Выбор в пользу автоматического ввода разных форм первичных учетных документов гарантирует экономию не только рабочего времени, но и средств компании. Чтобы убедиться в этом, достаточно подсчитать расходы на канцелярию, содержание помещения под архив бумаг, заработную плату сотрудника по вводу и распознаванию первичных документов, обустройство для него отдельного рабочего места с ПК и т.д.
Так, только на заработную плату для специалиста по «первичке» будет уходить около 50 000 в месяц, тогда как подключение и использование сервиса для автоматизации потребует в разы меньше ежемесячных затрат даже при значительном документообороте. Еще к расходам на ручную обработку бланков можно прибавить штрафы за допущенные ошибки, которые исчисляются в десятках тысяч рублей.
Финансовая выгода очевидна, поэтому поспешите принять правильное решение и забудьте о ручном вводе разных форм первичных учетных документов. Особенно если ваша компания принимает и отправляет десятки документов ежедневно, и бухгалтерия буквально «тонет» в бумажных бланках.
Выбираем надежный сервис распознавания первичных документов
Не знаете, какому решению по автоматизации учета отдать предпочтение? Смело выбирайте сервис распознавание первичных документов Entera, где предусмотрен полный набор полезных функций и инструментов для повседневной работы бухгалтерии:
ввод форм первичных учетных документов осуществляется в несколько кликов;
режим потоковой загрузки составляет 100 документов за один раз;
сервис распознавания первичных документов считывает данные с бумаг в любом состоянии, в том числе — полустертых, выгоревших, подмоченных и т.д.;
программа работает с разными видами документов – от накладных и актов до авансовых отчетов и чеков;
точность распознавания первичных документов в 1С составляет 98%.
Важно: Entera работает с многостраничными и нетиповыми бланками, в том числе с документами популярных маркетплейсов. Достаточно 3-5 минут, чтобы точно ввести десятки цифр и наименований в учетную систему, при этом:
сервис распознавания первичных документов самостоятельно определит, с какой онлайн-площадки поступил отчет;
сопоставит позиции по артикулам и наименованиям, после чего разнесет данные по нужным ассортиментным группам.
После настройки интеграции с ЭДО Entera самостоятельно выгрузит документ и внесет его в учетную базу. Благодаря сервису ввод первички станет второстепенной задачей и не повлияет на производительность и качество работы бухгалтерии.
Хотите попробовать? Отправьте заявку и получите доступ к бесплатному тестовому периоду для пробного ввода 10 любых документов.