Как хранить акты сверки: требования законодательства

Правильное хранение актов сверки – важная составляющая документооборота любой организации. От соблюдения требований к хранению зависит не только упорядоченность внутреннего учета, но и возможность защитить свои интересы в спорах с контрагентами или при налоговых проверках.

Законодательство устанавливает жесткие правила: акты сверки, как и другие первичные документы, нельзя уничтожать раньше установленного срока. Основные нормативные акты, регулирующие сроки хранения:

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень типовых управленческих архивных документов);
• Налоговый кодекс РФ (ст. 23, ст. 29).

В статье разберем, сколько хранятся акты сверки в архиве организации, какие есть нюансы для разных форм документов и как избежать нарушений при организации архива.

По срокам хранения документы классифицируются на несколько основных видов:

1. Постоянные (бессрочные) – подлежат вечному хранению как часть архивного фонда РФ. К ним относятся учредительные документы, годовые отчеты, протоколы общих собраний, ликвидационные документы.
2. Временные – хранятся в течение установленного периода, после чего могут быть уничтожены. Подразделяются на:

• краткосрочные (до 10 лет) – первичные учетные документы, кассовые ордера, авансовые отчеты;
• среднесрочные (10–75 лет) – кадровые документы (приказы по личному составу, трудовые договоры), бухгалтерские регистры.

С ограниченным сроком хранения – документы, актуальность которых определяется спецификой деятельности или нормативными актами (например, акты сверки – обычно 5 лет).

Подлежащие уничтожению после выполнения цели – черновики, копии, рабочие заметки, не имеющие юридической силы.

Ключевые нормативные документы, которые регулируют сроки хранения документов:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Определяет общие принципы архивного дела, включая требования к хранению документов. На основании этого закона разрабатываются перечни и правила хранения.
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. №236. Содержит детальный перечень документов с указанием сроков их хранения.
• Приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. №558. Ранее регулировал сроки хранения документов, но в настоящее время отменен. Его положения были интегрированы в более поздние нормативные акты, например, в Приказ Росархива №236.
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. №77. Определяет общие правила организации хранения документов, включая требования к их учету, формированию дел и передаче в архив.
• Налоговый кодекс РФ. Устанавливает сроки хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов.

Ответственность за нарушение сроков хранения актов сверок с контрагентами предусмотрена статьей 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов устанавливается ответственность в виде предупреждения или административного штрафа:

• для граждан – от 1 000 до 3 000 рублей;
• для должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.

К нарушениям относятся:

• утилизация документов, подлежащих обязательному хранению (например, документов по личному составу, первичных учетных кадровых документов);
• утрата документов из–за неправильных условий хранения (например, нарушения температурно–влажностного режима);
• уничтожение документов до истечения установленного срока;
• утеря документов.

Дополнительные важные аспекты:

• Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документу.
• Документы постоянного хранения можно хранить в организации первые 10 лет, а затем передать бумаги в государственный архив.
• Для электронных документов действуют специальные требования: необходимо создавать резервные копии, обеспечивать защиту от несанкционированного доступа и периодически проверять их состояние.

Сроки хранения актов сверки регламентируются законодательством и зависят от целей их составления и характера отраженных операций. Согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, акты сверки взаиморасчетов относятся к категории документов, подтверждающих расчеты с контрагентами, и подлежат хранению в течение 5 лет с момента окончания отчетного года, в котором документ был составлен.

При этом важно учитывать:

• срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом оформления акта;
• если акт сверки подтверждает задолженность, по которой ведется претензионная работа или судебное разбирательство, срок хранения продлевается до завершения спора и истечения срока исковой давности;
• при наличии разногласий между сторонами акт сверки с зафиксированными расхождениями также хранится не менее 5 лет;
• электронные акты сверки подлежат тем же срокам хранения, что и бумажные, при условии соблюдения требований к их защите и сохранности.

Грамотная организация архива – залог сохранности документов и соответствия требованиям законодательства. Рекомендуется разработать положение о ведении архива и назначить ответственного сотрудника (в крупных компаниях – отдельное подразделение).

Электронный и бумажный архив ведутся по разным правилам:

• Бумажные документы требуют выделенного помещения с вентиляцией, противопожарной защитой и ограниченным доступом. Дела формируются толщиной до 250 листов, прошиваются, нумеруются и регистрируются в учетных книгах.
• Электронные документы хранятся на физических носителях (флешки, жесткие диски) или в специализированных системах. Обязательны резервные копии, защита от несанкционированного доступа и проверка состояния раз в 5 лет.

1) Порядок уничтожения документов по истечении срока хранения:

2) Создание экспертной комиссии (бухгалтеры, юристы, кадровики).

3) Отбор документов с истекшим сроком.

4) Оформление протокола о решении уничтожить документы.

5) Физическое уничтожение (шредирование, сжигание) или передача на переработку (для бумаг без персональных данных).

6) Составление акта об уничтожении с указанием способа и перечня документов.

Как только вы заметили пропажу документа, нужно письменно зафиксировать факт утраты: составьте акт с указанием перечня потерянных бумаг, обстоятельств и предполагаемых причин. Сообщите об этом руководству, чтобы была назначена комиссии для расследования. После этого необходимо уведомить контролирующие органы (например, налоговую).

Для восстановления документов выполните следующие шаги:

• Составьте акт об утрате с указанием перечня потерянных документов.
• Запросите копии у контрагентов (накладные, акты, счета‑фактуры).
• Обратитесь в госорганы за дубликатами (например, в налоговую – за копиями деклараций).
• Используйте резервные электронные копии, если они есть.
• Для кадровых документов восстановите записи по трудовым книжкам, приказам и ведомостям.
• При необходимости получите справки из архивов или нотариально заверенные дубликаты.

Важно зафиксировать все действия документально.

Из–за ограниченных ресурсов и небольшого масштаба деятельности законодательство предусматривает некоторые упрощения в правила хранения документов, а современные технологии позволяют оптимизировать процессы.

Отдельного помещения для архива не нужно. В отличие от крупных организаций, малые предприятия и ИП могут хранить документы в шкафах или сейфах в офисе или даже дома (если это не противоречит условиям безопасности и сохранности). Главное – исключить риск утраты документов.

Документы со сроком хранения до 10 лет можно хранить в подразделении, которое их оформило, без обязательного перевода в архив. Например, первичные учетные документы, кассовые документы, акты о принятых работах и другие.

Возможно привлечь сторонние организации. С 2023 года бизнесу разрешено по договору передавать архивные документы на хранение сторонним организациям, если это их основная деятельность.

Упрощенный подход к назначению ответственного. В небольшой компании обязанности по хранению документов может выполнять один сотрудник – делопроизводитель, кадровик или секретарь.

Практические советы:

1) Разработайте локальный нормативный акт, в котором пропишите правила хранения, ответственность сотрудника, порядок формирования дел и другие важные аспекты.

2) Систематизируйте документы. Группируйте их по категориям (кадровые, бухгалтерские, управленческие и т. д.), формируйте дела. Каждое дело озаглавьте и составьте опись входящих документов. Используйте номенклатуру дел – перечень названий документов, дел или папок с указанием сроков их хранения.

3) Соблюдайте срок хранения актов сверок с контрагентами и других документов.

4) Организуйте электронный архив. Это особенно актуально для малого бизнеса, так как позволяет сэкономить место, ускорить поиск документов и упростить взаимодействие с контролирующими органами.

5) При работе с электронными документами важно соблюдать требования к их формату, наличию электронных подписей, резервному копированию и безопасности.

6) Формируйте экспертную комиссию для определения ценности документов и сроков их хранения, а также для отбора бумаг к уничтожению по истечении срока. В малой компании в ее состав могут входить бухгалтер, кадровик и юрист.

7) Правильно уничтожайте документы. По истечении срока хранения сформируйте акт об уничтожении. Бумажные документы можно передать компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры, за исключением бумаг с персональными данными, пометкой «для служебного пользования» и т. п. – их уничтожает сама организация (например, через шредер). Электронные документы уничтожаются программно–техническими средствами.

8) Регулярно проводите ревизию. Проверяйте состояние документов, актуальность сроков хранения, целостность электронных носителей.

Entera Акты сверки – превращает рутинную сверку взаиморасчетов в быстрый и прозрачный процесс. С его помощью вы централизованно управляете всеми актами: сервис автоматически собирает их в едином реестре сверок, где легко найти любой документ по дате, контрагенту или периоду. Система интегрируется с разными источниками (1С, электронная почта или Диадок) и объединяет акты в одном пространстве.

Ключевое преимущество Entera Акты сверки – автоматизация процесса. Сервис построчно сравнивает два акта, даже если они представлены в разных форматах (PDF, XLS), и наглядно подсвечивает расхождения: вы сразу видите, где не совпадают суммы, даты или номера документов. Это исключает ошибки и экономит часы работы.

Кроме того, Entera Акты сверки помогает своевременно свериться с контрагентом: вы можете быстро сформировать и отправить запрос на сверку, получить ответ и зафиксировать итоги в системе. Все это в одном интерфейсе, без переключения между программами и бумажными носителями. В результате вы поддерживаете актуальность взаиморасчетов, снижаете риск споров и держите документооборот под контролем.

Возможности сервиса позволяют надежно хранить все документы в облачном архиве, искать данные по удобному поиску и отслеживать актуальность сроков хранения. Вам не придется постоянно переживать и думать, сколько хранятся акты сверки в архиве организации.

Если вы работаете с Контур.Диадок, для вас есть дополнительное преимущество. В Entera Акты сверки вы сможете получать в реестр акты сверки, которые контрагент отправил через Контур.Диадок для дальнейшей обработки.

Как настроить:

1. Добавьте нашу учетную запись edi–sverka@entera.pro в свою организацию в аккаунте Контур.Диадок.

Для этого перейдите в ваш кабинет Контур.Диадок, нажмите «Настройки и оплата», в разделе «Сотрудники» нажмите «Добавить сотрудника» и выберите «По электронной почте и паролю».

Введите почту edi–sverka@entera.pro и отметьте необходимые значения как на скриншоте:

1) Отключите все уведомления;

2) Введите адрес;

3) Выберете подразделение;

4) Снимите все галочки в разделе «Пользователь может»;

5) Нажмите «Сохранить».

2. Напишите письмо на help@entera.pro следующего содержания:

«Сотрудник edi–sverka@entera.pro добавлен в ЭДО Диадок компании ООО «Название компании» ИНН:(указать номер) и КПП: (указать номер).

Необходимо включить выгрузку актов сверки из Диадок в личный кабинет Entera Акты сверки в указанную папку (указать название папки, если у вас их несколько).

– Дата, с которой требуется начать выгрузку поступивших актов сверки в ваш личный кабинет Entera Акты сверки. Если нужна выгрузка документов начиная с прошедших периодов, укажите дату, когда документ поступил в ЭДО;

– Паттерны;

– Тип документа;

– Ссылка на Контур.Диадок клиента;

– Логин клиента в системе Entera Акты сверки.

Полученные акты сверки будут размещены справа в интерфейсе программы. Для дальнейшего сопоставления нужно загрузить в левую часть акт сверки вручную или с помощью 1С.