Риски работы с самозанятыми в 2026 году: что важно знать бухгалтеру

Для некоторых субъектов МСП наем в штат собственных сотрудников влечет за собой значительные затраты на обустройство рабочего места, аренду помещения и т. д. Поэтому они часто выбирают сотрудничество с плательщиками налога на профессиональный доход — так называемыми самозанятыми. Для бухгалтера такое взаимодействие требует грамотного документального оформления и строгого соблюдения положений законодательства. Иначе ФНС может расценить работу с самозанятыми как способ уклонения от уплаты налогов с заработной платы, что может иметь самые серьезные последствия вплоть до штрафов, доначислений и масштабных аудиторских проверок.

С каждым исполнителем на НПД заключается договор ГПХ, где прописывают сроки и стоимость выполнения работ, порядок расчетов, основные условия сотрудничества и результат, который должен получить заказчик. Тип договора зависит от сферы деятельности плательщика НПД. Единственное требование — перед подписанием нужно проверить, что условия сделки отвечают нормативным требованиям и исключают риск переквалификации отношений в трудовые (т. е.оценки стороннего исполнителя как штатного сотрудника).

Еще один важный документ — акт выполненных работ, который подтверждает факт выполнения порученных работ или оказания услуг. С его помощью стороны могут отстоять свои имущественные интересы и потребовать от другой стороны выполнения условий договора. На основании акта с самозанятым полученные результаты работ или услуг можно легко распределить по счетам учета, а также зафиксировать их объем и уточнить качество. Документ составляют в электронном или бумажном виде в 2х экземплярах — по одному для каждой стороны.

Основной документ, подтверждающий затраты на оплату полученных работ или услуг, — чек самозанятого. Он фиксирует сумму дохода для расчета и уплаты НПД и выдается компании-клиенту в обязательном порядке согласно требованиям ст. 14 Закона №422-ФЗ.

Обязательное требование по работе с самозанятыми — регулярная проверка статуса плательщика НПД. Осуществлять ее нужно как до момента заключения договора, так и перед каждым новым расчетом.

Сделать это можно:

• по справке из приложения «Мой налог» от исполнителя, где можно одновременно уточнить его статус и основные реквизиты;
• в бесплатном онлайн-сервисе ФНС по ИНН плательщика НПД;
• через специальные онлайн-платформы для бизнеса.

Регулярная проверка документов от самозанятого позволит своевременно отследить утрату полученного статуса или превышение лимита доходов (в настоящее время — 2,4 млн рублей). Так удастся избежать перечисления средств лицу, лишенному права быть плательщиком НПД, и снизить риск получения штрафа и претензии от ФНС.

Важно: если самозанятый теряет свой статус, компания-заказчик автоматически становится его налоговым агентом. Это значит, что с момента утраты права платить НПД она обязана удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на все выплаты в его пользу.

Чтобы избежать подозрений в использовании сомнительных схем сотрудничества, бухгалтерии лучше осуществлять расчеты в безналичной форме по реквизитам исполнителя с точным указанием назначения перевода согласно тексту договора ГПХ. Если у банка возникнут сомнения в правомочности перечисления, он может потребовать предоставить договор, акт выполненных работ или техзадание с подтверждением факта и особенностей сотрудничества.

Если осуществляется оплата наличными, переводом на карту или на электронный кошелек, необходимо помнить о действующем ограничении — не более 100 000 рублей по одному договору согласно указаниям Центробанка №5348-У.

Срок выдачи чека расчета с самозанятым зависит от формы оплаты: при наличном расчете или использовании электронных платежных средств документ формируют сразу после получения денег, а при безналичном переводе — до 9-го числа следующего месяца. Чек делают в приложении для плательщиков НПД «Мой налог» и пересылают заказчику как в бумажном, так и в электронном виде.

При получении чека самозанятого для юридических лиц заказчику необходимо проверить правильность указания следующих реквизитов:

• ИНН;
• суммы платежа;
• наименования услуги.

Важно: чек самозанятого — единственный документ, позволяющий отнести оплату услуг плательщика НПД на расходы деятельности. Без него уменьшение налогооблагаемой базы на сумму расчета с самозанятыми в 1С запрещено по Закону № 422-ФЗ.

Исполнитель имеет право аннулировать чек в одном из двух случаев: в документе обнаружена ошибка, и сформирован новый чек, или перечисленные средства возвращены заказчику.

Если плательщик НПД незаконно аннулирует выданный ранее чек, компания-плательщик может подтвердить доход. Для этого в ФНС передают выданный чек, договор, акт и документ, подтверждающий оплату. После проверки данных налоговая служба подтвердит правомерность признания доходов и правильность формирования проводок по расчету с самозанятыми в 1С 8.3.

Для сотрудников ФНС работа по договорам ГПХ — повод для более серьезной проверки. Особенно если в ходе аудита обнаружены следующие недочеты:

• отсутствие обязательных документов плательщика НПД;
• ошибки при оформлении договора, актов или чеков;
• переводы самозанятому после утраты статуса плательщика НПД;
• наличие у предприятия неподтвержденных расходов в пользу неоформленных лиц;
• слишком большое количество плательщиков НПД при сравнительном малом числе штатных сотрудников;
• наем бывших сотрудников в новом статусе самозанятых .

Основной налоговый риск при работе с самозанятыми — переквалификация в трудовые отношения. Это означает, что сотрудники ФНС учтут выплаты в пользу НПД как заработную плату, начислят на нее налог на доходы и социальные взносы, после чего заставят компанию перечислить указанную сумму вместе с пеней и крупным штрафом. Единственная возможность избежать такого сценария — получить, проверить и сохранить все документы самозанятого, чтобы подтвердить правомочность таких трудовых отношений.

Следующие правила работы с самозанятыми в 2026 году помогут избежать неприятных недоразумений с ФНС:

1. проверяйте статус исполнителя до момента подписания договора;
2. используйте труд сторонних исполнителей для решения разовых задач или закрытия временных проектов;
3. заключайте договор ГПХ с правильными формулировками, отличными от формулировок при найме штатных сотрудников;
4. требуйте оформления чека на все выплаты после каждого перечисления;
5. храните все перечисленные документы с учетом рекомендованных сроков.

Если компания работает с большим количеством плательщиков НПД, объем документооборота резко возрастает. В этом случае оптимальным решением будет переход на ЭДО, а также использование сервисов автоматизации по работе с первичкой. Они сэкономят время бухгалтера и помогут ему внимательно проверять все аспекты взаимодействия с самозанятыми для исключения факторов риска.

Мультисервис Entera наделен полным набором инструментов для удобной обработки данных «первички» при работе с НПД. В нем предусмотрены:

• ввод чека самозанятого в 1С по ссылке, изображению, QR-коду или фото;
• автоматическая проверка точности реквизитов чека;
• формирование проводок по расчету с самозанятыми в 1С 8.3 и заполнение реестров;
• введение данных новых контрагентов с указанием ФИО и ИНН;
• хранение чеков в архиве;
• получение информации для проверки документов исполнителей через официальный API ФНС.

С помощью мультисервиса вы легко создадите и сможете вести реестр «Выплаты самозанятым»:

1. Выберите чек из ОФД, на основании которого будет создана очередная запись.
2. Запустите процесс сопоставления данных и сформируйте документ по клику на кнопку «Создать документ».

Важно: сопоставление данных осуществляется по ИНН. Если нужно внести в справочник нового контрагента, в верхней панели нужно поставить галочку «Скан документа». Затем в строке «Поставщик» нужно ввести ФИО плательщика НПД, и новый документ будет сформирован.

Если скан чека нужно прикреплять к новой записи, в настройках Entera отметьте опцию «Загружать скан документа как присоединенный файл». В созданном документе будет сохранен pdf-файл скана чека от плательщика НПД.