Блог-лента Entera

Простой ввод первички в 1С: как внести товарную накладную

2025-09-22 14:28
  1. Как сделать товарную накладную в 1С: разбираем детали и ищем способы оптимизации
  2. Как сформировать товарную накладную ТОРГ-12: назначение и роль документа в учетной системе
  3. Как сделать товарную накладную в 1С: пошаговая инструкция
  4. Как быстро сформировать товарные накладные с помощью автоматизированных решений?
  5. Дальнейшие действия с готовыми первичными документами
  6. Как сделать товарную накладную в 1С: частые вопросы
  7. Автоматизация вместе с Entera: уверенная работа с первичкой без ошибок и проблем
{$co}

Как сделать товарную накладную в 1С: разбираем детали и ищем способы оптимизации

Основой бухгалтерского учета служат первичные документы — письменные подтверждения факта осуществления хозяйственной операции с описанием ее содержания: купли-продажи товаров, оказания и приобретения услуг, расчетов и т. д. Один из наиболее распространенных видов первички — товарная накладная ТОРГ-12. Она не просто является подтверждением сделки, но и выполняет несколько важных функций:
  • служит юридическим подтверждением передачи товара и перехода прав собственности на имущество;
  • выступает базой для формирования целого набора бухгалтерских проводок по учету выручки, отражению расчетов и списанию себестоимости;
  • является подтверждением получения дохода и основанием для формирования расходов, помогает правильно рассчитать обязательства по НДС и налогу на прибыль;
  • считается поводом для списания материальных ценностей со склада и постановки товаров на учет у покупателя.
Благодаря правильному составлению и проведению товарной накладной данные корректно отображаются в учетной системе и обеспечивают соблюдение базового принципа ее использования — достоверности сведений. Поэтому при составлении первички важно исключить любые неточности. Тем более что сегодня сформировать товарную накладную можно за несколько секунд, используя автоматические инструменты и специализированные приложения.
Для быстрой обработки первичных документов используйте мультисервис Entera.
Он не просто прочитает данные, но и проверит основные реквизиты и сформирует электронный архив «первички» с гарантией сохранности содержимого.

👉 Узнайте подробнее о всех возможностях!

Как сформировать товарную накладную ТОРГ-12: назначение и роль документа в учетной системе

Товарная накладная (ТОРГ-12) — популярный вид первичного учетного документа, который подтверждает передачу товарно-материальных ценностей от одного контрагента другому. Он служит основанием для соответствующей записи и формирования бухгалтерских проводок на списание товара и начисление обязательств. Благодаря оформлению ТОРГ-12 можно отследить перемещение товаров и обеспечить их строгий контроль на складе или в торговом зале. Для этого необходимо лишь своевременно и правильно сформировать товарную накладную, а также передать ее контрагенту для приема и оприходования поступившего имущества.
Оформление накладной ТОРГ-12 обязательно при перемещении товаров между разными субъектами бизнеса, а также при проведении операций купли-продажи. Тем более что для ФНС наличие этого документа служит подтверждением налоговых вычетов по НДС и правильности расчета обязательств по налогу на прибыль. Поэтому важно разобраться, как сделать товарную накладную в 1С:Предприятие, чтобы не допустить ошибки и избежать крупных штрафов за нарушение правил работы с первичкой.
Основные требования к документу ТОРГ-12 содержатся в приказах ФНС от 19 декабря 2023 г. N ЕД-7-26/970@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@. Внешний вид бланка может иметь некоторые отличия в зависимости от региона и законодательных требований. Однако основные реквизиты — наименование, дата составления, названия контрагентов и табличная часть с итоговой суммой — являются обязательными. Если в накладной выделяется НДС, то на ее основании по клику на кнопку в нижней части формы сразу формируют счет-фактуру.
Обратите внимание: электронная товарная накладная состоит из двух файлов. Один формируется на стороне продавца, другой — в учетной системе покупателя. В обоих экземплярах в обязательном порядке указывают реквизиты лиц, чьи подписи будут поставлены на накладной. Документы скрепляют квалифицированной электронной подписью и сразу направляются контрагенту через ЭДО или иным согласованным способом.
Как быстро внести электронные документы в систему?
Ответ знает Entera, которой потребуется менее 2-х минут на сканирование и введение данных.

👉 Узнать больше!

Как сделать товарную накладную в 1С: пошаговая инструкция

В программе «1С:Бухгалтерия» сформировать товарную накладную можно в разделе «Продажи — Реализация (акты, накладные)» в форме документа реализации. Все готовые бланки хранят в журнале, где их можно легко найти, распечатать или отредактировать.
Важно: отвечая, как сделать товарную накладную в 1С, эксперты неизменно указывают на обязательные реквизиты документа, которые требуется заполнить. Это:
  • дата составления документа;
  • точное наименование сторон сделки, а также отправителя и получателя груза, если в операции участвуют третьи лица – например, транспортные компании;
  • полный перечень материальных ценностей с указанием их наименования, количества, единиц измерения, стоимости и суммы НДС (если есть);
  • указание должностей, подписей с расшифровкой для уполномоченных лиц, подписавших документ.
Сразу после того, как специалист смог сформировать товарную накладную, на ее основании можно составить ряд других документов. Помимо упомянутого выше счета-фактуры при выделении НДС, это счет на оплату, возвратная накладная от покупателя, чек или ордер на поступление расчета за отгрузку и т. д.
Сформировать товарную накладную в 1С можно несколькими способами:
1. Составление ТОРГ-12 как самостоятельного документа
В разделе «Продажи — Реализация (акты, накладные)» нужно кликнуть на кнопку «+Реализация» и выбрать нужный вид документа «Товары (накладная, УПД)». В нем следует заполнить все обязательные реквизиты: наименования продавца и покупателя, данные договора о сотрудничестве, наименование склада, откуда отгружают товар. На вкладке «Товары» перечисляют все позиции с указанием количества, цену можно поставить вручную или подтянуть автоматически из учетной базы.
2. Составление на основании другого первичного документа
Теперь разберем, как сделать товарную накладную в 1С на основании другого документа. Открыв документ-основание или выделив его в журнале документов, следует кликнуть на кнопку «Создать на основании» в верхней панели или в меню. Выбрав опции «Реализация (акт, накладная) — Товары (накладная, УПД)», можно быстро сформировать товарную накладную, поскольку реквизиты и данные о товарах автоматически подтянутся из основного документа. Теперь остается только проверить правильность составления накладной и провести ее по учетной базе.
3. Копирование аналогичного документа
Чтобы быстро сформировать товарную накладную по образцу предыдущих документов, можно найти в журнале реализации бланк для нужного покупателя или набора товаров. Его следует выделить или открыть, после чего выбрать команду «Скопировать».
После проверки правильности составления накладной документ проводят кликом на соответствующую кнопку. Это действие формирует все необходимые проводки и списывает товар с материально ответственного лица, а также увеличивает задолженность покупателя.
Если документы от поставщика поступают десятками, доверьте Entera их внесение в учетную систему. Мультисервис сделает эту работу быстро и без ошибок.

Как быстро сформировать товарные накладные с помощью автоматизированных решений?

Если ежедневное количество первичных документов в компании исчисляется десятками, тратить даже несколько минут на оформление каждого бланка — непозволительная роскошь. Поэтому вниманию бухгалтеров предлагаются автоматизированные решения, встроенные в 1С или установленные отдельно от учетной базы. Благодаря автоматизации удастся:
  • быстро составить новые документы, используя шаблоны, ранее подготовленные бланки или данные системы;
  • исключить риск ошибок и неточностей благодаря подтягиванию нужных данных и автоматической проверке наличия обязательных реквизитов;
  • автоматически формировать правильные проводки, списывать товар с материально ответственных лиц и упростить подготовку к инвентаризации, а также правильно учитывать расчеты и обязательства контрагентов;
  • печатать необходимое количество товарных накладных и других видов первички в форматах Excel, Word, PDF и в полном соответствии с внутренним регламентом компании и законодательными требованиями.
Автоматизация подготовки первичных документов подразумевает выбор любых из следующих решений:
  • использование готовых шаблонов, где уже указаны основные реквизиты документа, и можно дополнительно настроить автоматический расчет сумм и налоговых показателей (доступно в программах 1С — Розница, УНФ, Бухгалтерия и т. д.);
  • автоматическое заполнение бланков на основе данных других документов — заказа, счета, ранее выписанной накладной;
  • использование справочников, откуда программа самостоятельно подтягивает необходимые данные о контрагенте и номенклатуре товаров.
Важно: чтобы использовать автоматизированные решения на 100% возможностей, обязательно отслеживайте актуальность используемой версии ПО. Это позволяет получить доступ к актуальным формам основных документов, форм и реквизитов, использование которых является обязательным и избавляет компанию от риска получить штраф от ФНС или нарекания от контрагентов.
Entera не просто автоматизирует учет, но и делает его ведение менее трудоемким, а также защищает от ошибок и освобождает время бухгалтера на решение более важных вопросов.

Дальнейшие действия с готовыми первичными документами

После составления и проверки правильности заполнения первички необходимо провести ее по базе с формированием соответствующих проводок, а также отправить на печать или сформировать сопутствующие документы:
  • для проведения бланка необходимо нажать на кнопку «Провести», чтобы списать товар с материально ответственного лица, пересчитать обязательства контрагента и налоговые обязательства;
  • если вы намерены распечатать документ, выберите команду «Печать — Товарная накладная (ТОРГ-12)», а сформированный для печати бланк PDF можно сохранить для отправки контрагенту в электронном виде;
  • на основании нового документа можно составить дополнительные — например, счет-фактуру или возвратную накладную, выбрав в нижней части страницы кнопку.
Быстро подготовиться к квартальной отчетности и обработать «опоздавшие» документы за считанные минуты можно благодаря опции пакетного внесения от Entera. Она обработает пачку из 100 документов любого объема, не пропустив ни одной важной цифры.

👉 Узнать больше!

Как сделать товарную накладную в 1С: частые вопросы

Отказ от автоматического составления товарных накладных в пользу их ручного заполнения — основная причина многочисленных ошибок. Чаще всего нарекания со стороны ФНС вызывают:
  • пропуск основных реквизитов;
  • неверное указание данных контрагента или договора о сотрудничестве;
  • несоответствие цен в учетной системе и в накладной;
  • неправильное указание единиц измерения товаров или ошибки при простановке его количества;
  • указание ошибочной ставки НДС;
  • неправильное формирование цен и применение скидок;
  • ошибки при попытке скорректировать или аннулировать накладную.
Если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправить их можно одним из двух способов:
  • исправить сразу оба экземпляра накладных, указав в них дату исправления и закрепив их подписями ответственных лиц;
  • внести корректировки таким же способом, который предусмотрен для исправления счетов-фактур, т.е. составить новый документ, в котором указать номер и дату бланка, составленного ранее и содержащего ошибки, прикрепить к первоначальной накладной и скрепить исправления подписями ответственных лиц.
Для аннулирования выписанной ранее ТОРГ-12 используют специальную форму «Аннулирование», который подписывают отправитель и получатель. Новый документ отменяет созданную ранее накладную и аннулирует сам факт сделки, на основании которой была составлена товарная накладная.
Entera поможет не утонуть в потоке первичных документов, исключит риск их потери или случайного дублирования, а также проверит бланки на предмет правильности составления.

Автоматизация вместе с Entera: уверенная работа с первичкой без ошибок и проблем

Чтобы не тратить драгоценные часы рабочего времени на рутинное внесение товарных накладных, заручитесь профессиональной поддержкой мультисервиса Entera. В нем предусмотрен целый набор инструментов для обработки первички — проверка контрагентов по ЕГРЮЛ, распознавание типа бланков, проверка наличия всех обязательных реквизитов, а также сопоставление номенклатур товаров, уточнение правильности расчетов и формирование электронного архива с удобной классификацией.
Важное преимущество Entera — умение самостоятельно загружать, получать и обрабатывать документы из разных источников. В зависимости от выбранного способа обмена данными с контрагентами и ваших предпочтений это могут быть:
  • загрузка через МФУ — для этого достаточно добавить электронный адрес scan@entera.pro в список адресатов устройства, после чего можно будет отправлять новые документы на распознавание в один клик;
  • получение через ЭДО путем автоматической выгрузки с помощью несложной настройки, что избавит от необходимости ручного сохранения документов и их перенаправления в мультисервис для прочтения и ввода в базу;
  • сбор документов с ящиков электронной почты путем настройки их автоматического сбора в ящике мультисервиса scan@entera.pro;
  • ввод данных с фотоснимка первичного документа, сделанного со смартфона, через любой удобный браузер — достаточно сделать четкий снимок бланка и в один клик отправить его на распознавание и ввод;
  • получение документации через бота в Whatsapp за счет его подключения напрямую к своей учетной записи в мультисервисе.
Entera не просто упростит ваш повседневный труд, но и сделает его более эффективным, поможет в разы уменьшить количество ошибок и автоматизирует наиболее ответственные участки работы.
Итак, до полноценной автоматизации вместе с Entera вас отделяет только один шаг. Заполните заявку и оцените возможности мультисервиса на практике во время бесплатного тестового периода для пробного внесения любых десяти документов.
Автоматизация работы