Блог-лента Entera

Какие первичные документы обязательно нужны для бухгалтерского учета в 1С?

2025-07-14 13:27
  1. Первичные документы для бухгалтерского учета в 1С: виды, перечень обязательных реквизитов, особенности оформления и хранения
  2. По каким законам составляют и хранят первичные документы для бухучета?
  3. Первичные документы для бухгалтерского учета 1С, их типы и назначение
  4. Порядок составления и хранения первичных документов для бухгалтерского учета 1С
  5. Ответственность за неправильное составление и хранение документов для ведения бухгалтерского учета
  6. Практические рекомендации по работе с первичными документами для бухучета
  7. Подводя итог
  8. Неограниченные возможности вместе с Entera
{$co}

Первичные документы для бухгалтерского учета в 1С: виды, перечень обязательных реквизитов, особенности оформления и хранения

Бухгалтерский учет на предприятии — сложная система, где все показатели тесно взаимосвязаны между собой, как кирпичики в здании. А его «фундаментом» является «первичка», которая доказывает совершение операций и помогает точно рассчитать их финансовые результаты. К этой группе данных относят многочисленные документы для ведения бухгалтерского учета, которые тесно связаны с хозяйственной деятельностью компании, имеют экономический смысл и отражают характер совершенных сделок.
Вопросы составления и хранения первичных бланков регламентирует ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соблюдение его положений позволяет подтвердить понесенные затраты, безошибочно рассчитать базу для налогообложения и начислить текущие налоговые обязательства. Кроме того, благодаря первичным документам для бухучета можно доказать факт проведения хозяйственной операции, решить спорные вопросы, подтвердить право на применение особого налогового режима. Поэтому важно своевременно составлять и правильно хранить «первичку» в течение всего установленного срока, а также контролировать точность реквизитов и расчетов на входящих и исходящих бланках.
Сделать работу с первичными документами проще и быстрее поможет мультисервис Entera.
Здесь имеется целый набор инструментов для прочтения, внесения в учетную систему и архивирования данных, что облегчит повседневный труд бухгалтера.

👉 Узнайте подробнее о возможностях мультисервиса!

По каким законам составляют и хранят первичные документы для бухучета?

Основные требования к первичным документам для бухучета содержат следующие нормативные акты:
  • Федеральный закон № 402 от 06 декабря 2011 года с требованиями к учетным и отчетным данным;
  • Приказ Минфина России №62н от 16 апреля 2021 года, где перечислены требования к первичной документации и организации товарооборота.
Указанные нормативные акты не являются статичными — в них регулярно вносятся изменения и дополнения, учитывающие корректировки в налоговой системе, механизме контроля коммерческой деятельности и т. д. Поэтому бухгалтеру важно отслеживать актуальные требования, чтобы работать с первичными документами для бухгалтерского учета 1С без риска получить финансовое взыскание.
Вашим надежным помощником в обработке сотен входящих и исходящих документов станет Entera. Мультисервис самостоятельно соберет и внесет в учетную базу более 20 форм бланков «первички», освобождая ваше время для более важных задач.

Первичные документы для бухгалтерского учета 1С, их типы и назначение

В зависимости от типа операции используют следующие первичные документы:
  • при работе с основными средствами и НМА — акты приемки-передачи и списания;
  • при расчетах — кассовые ордера и платежные поручения;
  • при осуществлении торговых операций — накладные, акты приемки товаров, УПД;
  • в ходе работы с кадрами — приказы, личные карточки, табели и графики.
В зависимости от места оформления различают внутренние и внешние типы «первички» для бухгалтерского учета 1С. Первые — это всевозможные распорядительные, учетные и исполнительные формы бланков, вторые — документация, предназначенная для контрагентов или третьих лиц. Все без исключения образцы документов имеют юридическую силу и подлежат хранению на предприятии в течение установленного срока их актуальности.
Для каждого вида первичных документов для ведения бухгалтерского учета существует набор обязательных реквизитов. Общими, необходимыми для любого бланка «первички» являются:
  • наименование субъекта — составителя;
  • название и дата оформления;
  • точное описание хозяйственной операции, позволяющее установить ее характер;
  • единицы измерения в денежном или натуральном выражении;
  • ФИО и подпись уполномоченного лица, составившего бланк, а также данные его получателя.
С 2013 года субъектам бизнеса разрешено разрабатывать собственные виды бланков первичных документов с обязательным включением необходимых реквизитов. Их перечень и особенности применения должны быть зафиксированы в приказе об учетной политике.
Entera распознает более 20 видов «первички», а также безошибочно прочитывает их реквизиты, сопоставляет номенклатуру и проверяет расчеты. Благодаря мультисервису вы сможете избежать грубых ошибок, недоимок и штрафов.

👉 Попробовать бесплатно!

Порядок составления и хранения первичных документов для бухгалтерского учета 1С

Составление первичных документов для бухгалтерского учета возможно в бумажном или в электронном формате. Первые постепенно утрачивают актуальность, поскольку часто содержат неточности и требуют времени для заполнения бланков. В свою очередь, электронные данные удобнее для прочтения, а их отправка контрагенту осуществляется в течение нескольких секунд. Право подписания первичных документов обычно имеют руководитель и главный бухгалтер. Возможно делегирование этой обязанности уполномоченному сотруднику по доверенности. Для подписания электронных бланков используют электронную цифровую подпись (ЭЦП), оформленную в удостоверяющем центре.
Обратите внимание: оформление первичных документов 1С рекомендуется в момент осуществления хозяйственной операции или сразу после ее завершения. Лишь в этом случае бланк станет надежным подтверждением совершения сделки, оспорить правомочность которой будет невозможно.
Порядок хранения документов подчиняется следующим правилам:
  • Срок хранения зависит от формы и назначения информации, чаще он составляет 5 лет. Отсчет периода начинается со следующего календарного года после года составления.
  • Способ хранения выбирают с учетом формы бланка. Электронные бланки хранят в виде файлов, бумажные оригиналы подшивают в папки по наименованию и дате составления.
  • Документы с истекшим сроком хранения направляют на утилизацию. Для отбора данных создают специальную комиссию, которая отбирает данные для уничтожения, составляет соответствующие акты и протоколы с указанием перечня устаревшей «первички». Для бланков с содержанием персональных данных обязательным является предварительное разрезание на шредере
Entera значительно упрощает работу с первичными документами как в бумажной, так и в электронной форме. Мультисервис имеет набор встроенных инструментов для сканирования и отправки данных в учетную базу без потерь и искажений.

Ответственность за неправильное составление и хранение документов для ведения бухгалтерского учета

Отсутствие «первички», нарушение правил составления, обмена и хранения документов для ведения бухгалтерского учета считается серьезным нарушением. Для компаний, отказывающихся соблюдать требования законодательства, предусмотрены финансовые санкции:
  • штраф 10 000 рублей за первичное нарушение;
  • взыскание в размере 30 000 рублей за повторные недочеты в течение года;
  • штраф в размере 20% от обнаруженной недоимки, но не менее 40 000 рублей, если в результате отсутствия «первички» была занижена база налогообложения.
Непредоставление первичных документов по требованию ФНС подразумевает взыскание в размере 200 рублей за каждый бланк. Также предусмотрен штраф в размере от 300 до 500 рублей для должностных лиц.
Основная ответственность за нарушение правил оформления и хранения первичных документов для бухгалтерского учета 1С возложена на главного бухгалтера.
Использование в работе с «первичкой» мультисервиса Entera — реальная возможность повысить производительность труда учетного отдела. Наш мультисервис — надежная защита от штрафов из-за нарушений в оформлении и хранении первичных документов.

Практические рекомендации по работе с первичными документами для бухучета

Чтобы не пропустить ни одного первичного документа для ведения бухгалтерского учета, работу с бланками стоит организовать в таком порядке:
  • тщательно проверить входящий или исходящий бланк на предмет наличия всех реквизитов и точность вычислений;
  • сразу после проверки внести данные в учетную базу вручную или с помощью электронного сервиса распознавания;
  • сформировать все необходимые проводки, чтобы отразить итоги операции на счетах и в регистрах бухгалтерского учета;
  • разместить документ на хранение в обычном или электронном архиве, чтобы иметь возможность сверить данные или предоставить бланк по требованию ФНС.
Оптимизировать работу с первичными документами для бухгалтерского учета 1С помогает электронный документооборот. Его подключение и использование:
  • оптимизирует бизнес-процессы, позволяя принимать и передавать информацию за несколько минут;
  • делает обмен данными максимально прозрачным;
  • сохраняет юридическую силу образцов «первички»;
  • сокращает затраты на обмен данными;
  • обеспечивает безопасность коммерческой информации;
  • упрощает взаимодействие с контролирующими органами;
  • позволяет создать и вести электронный архив с гарантией сохранности данных и быстрого поиска нужных документов.
Желаете упростить обработку «первички»?
Заручитесь поддержкой Entera, чтобы упростить процесс внесения данных в учетную базу, а также сформировать безопасный электронный архив с возможностью упорядоченного хранения документации.

👉 Узнайте подробнее о возможностях мультисервиса!

Подводя итог

«Первичка» — основа любой бухгалтерии, без которой невозможно представить грамотный, достоверный и безопасный учет. Поэтому вопросам ее составления, хранения, получения и передачи нужно уделить максимум внимания. И, конечно, использовать для оформления и отправки современные средства автоматизации и программное обеспечение. Лишь в этом случае документы для ведения бухгалтерского учета станут надежной защитой интересов компании и упростят урегулирование спорных вопросов.
Entera знает, как правильно вносить и обрабатывать «первичку». Передайте ей рутинные задачи, с которыми она справится лучше и быстрее любого специалиста.

Неограниченные возможности вместе с Entera

Чтобы работа с первичными документами не превратились в изматывающую рутину, используйте возможности мультисервиса Entera. Они во многом превосходят базовый набор функций других аналогичных программных решений:
  • Entera самостоятельно получает бланки с электронной почты, МФУ, мессенджеров, а также сканирует фото и бумажные бланки;
  • сразу после распознавания данные вносятся в 1С или другую учетную систему;
  • мультисервис проверяет наличие реквизитов, сопоставляет номенклатуры и уточняет правильность расчетов в табличной части;
  • одновременно Entera проверяет указанные данные контрагентов;
  • внесенные бланки упорядоченно и надежно хранятся в электронном архиве.
Благодаря Entera работа с первичными документами для бухучета будет занимать минимум времени и не отразится на качестве ведения бухгалтерии.
До оптимизации вас отделяет один шаг: заполните заявку и получите доступ к бесплатному тестовому периоду для пробного распознавания и внесения любых 10 бланков.
Автоматизация работы Отчетность