Как сделать коррекцию чека в 1С: пошаговая инструкция для бухгалтера

Пробивая несколько десятков или даже сотен чеков, легко допустить ошибку при вводе реквизитов. Если не отследить и не исправить то, у предприятия могут возникнуть серьезные проблемы с ФНС, а именно — претензии к несвоевременному осуществлению расчетов, некорректному использованию контрольно-кассовой техники и нарушению в учете доходов. Поэтому важно отслеживать случайные ошибки и сразу устранять их, подбирая подходящий способ решения проблемы — оформление возврата или коррекцию чека.

В статье разберем, в каких случаях и как сделать коррекцию чека в 1С, а также изучим разницу между коррекцией и возвратом, их документальным оформлением в учете.

Обратите внимание: разбирая, как изменить чек в 1С, нужно учитывать каждый конкретный случай. В отдельных ситуациях проводят коррекцию, в других оформляют возврат. Неправильное оформление чека может стать поводом для применения штрафных санкций — до 10 000 рублей для юрлиц и до 3000 рублей для ИП и специалистов.

Коррекция чека требуется в таких ситуациях:

• Расчет произведен без формирования чека — операция по приему или выдаче денег состоялась, но кассовый аппарат не выдал фискальный документ.
• Чек сформирован с недостоверными реквизитами — допущена ошибка в итоговой сумме, применяемой ставке НДС, индикаторе способа расчета (приход/расход) или в обозначении формы оплаты (наличные/безналичные).
• Ошибка обнаружена после завершения смены, и аннулировать неверный чек штатными методами невозможно.
• Выявлено расхождение между внесенной/выданной суммой и данными в фискальном накопителе — фактическая оплата не соответствует сумме, зафиксированной кассой из-за сбоя или ошибки при вводе.

Правила коррекции зависят от ФФД согласно положениям Письма Минфина от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@:

• при ФФД 1.0.5 выполняют возврат и формируют документ с корректными данными;
• при ФФД 1.1/1.2 делают чек коррекции.

Также важно учитывать особенности версии 1С и актуальные требования ФНС.

Чек коррекции позволяет как доначислить недостающую сумму, так и сторнировать излишне учтенную выручку. Каждая корректируемая позиция отражается отдельной строкой. Если кассовый аппарат не применялся (например, из-за технического сбоя), формируется чек коррекции на всю сумму неоформленного расчета. В ситуации, когда ошибка допущена в ранее сформированном чеке коррекции, ФНС рекомендует сначала обнулить неверные показатели обратным чеком коррекции на ошибочную сумму, а затем оформить правильный чек коррекции — такой подход прозрачен для налоговой инспекции и ОФД.

Возврат оформляют, когда инициатором исправления становится покупатель. Клиент отказывается от покупки (полностью или частично), возвращает товар либо отменяет услугу, а продавец обязан провести обратную операцию через кассу — для этого формируется чек возврата прихода. Деньги возвращаются тем же способом, которым была произведена оплата (на карту, электронный кошелек или наличными). В бухгалтерии к записи нужно приложить заявление клиента и копию исходного чека.

Если ошибка обнаружена после закрытия смены, операция проводится на следующий день — порядок действий не меняется, меняется только дата и номер смены. В кассовой программе выбирают тип операции «возврат», указывают позиции товара или услуги, признак расчета и реквизиты первоначального чека.

Вот основное правило выбора между возвратом и чеком коррекции:

• если инициатива исходит от покупателя (товар не подошел, наступил гарантийный случай, клиент передумал) — оформляется чек возврата;
• если корректировка связана с внутренними ошибками продавца (неправильная сумма, ставка НДС, признак способа расчета) — используется чек коррекции, а покупатель не участвует в процессе.

В чеке коррекции необходимо указать следующие реквизиты:

• дату и сумму расчета;
• причину и основание коррекции;
• тип операции – приход, расход, возврат суммы;
• реквизиты первоначального чека.

Основанием для чека коррекции служат следующие внутренние документы:

• служебная записка;
• акт о выявленной ошибке;
• расшифровка операции;
• при необходимости — пояснения для ФНС с основанием коррекции.

Действия выполняют в таком порядке:

1. Определение точки входа в программу в зависимости от ситуации
Исходный объект для корректировки выбирается с учетом обстоятельств проведения. Это может быть первичный кассовый документ (ордер), выписка из банка либо документ внесения платы.

2. Поиск неверной записи или фискального события
Через журналы кассовых документов или список расчетных операций отыскивается ошибочная позиция, подлежащая уточнению.

3. Активация режима корректировки
В интерфейсе найденной записи запускается функция формирования корректирующего кассового документа. Это можно сделать по кнопке «Создать на основании» или через пункт «Оформить чек коррекции».

4. Заполнение обязательных реквизитов
В документ вносят исправленные значения: указывают причину корректировки, налоговую ставку, обозначение признака расчета (приход или расход), сумму и способ передачи денежных средств (наличный или безналичный).

5. Контроль внесенной информации
Для проверки выполняют печать корректирующего чека через кассу, после чего новый документ проверяют по всем основным реквизитам.

Программы 1С позволяют вносить в чек коррекции любые необходимые изменения. Например, это может быть исправление наименования товара или ставки НДС, для чего нужно создать новый чек через «Создать на основании»:

Внеся изменения в номенклатуру и ставку НДС, необходимо проверить корректировки на вкладке «Расхождения», а затем выбрать опцию «Пробить чек».

Пример: случай неприменения ККТ при расчете

Для создания нового чека из-за неприменения ККТ следует перейти в «Розничные продажи» и выбрать «Чеки ККМ», после чего выбрать «Корректировочные чеки»:

В открывшемся журнале «Чеки коррекции» следует сформировать новый документ «Чек коррекции» при неприменении ККТ, кликнув на кнопку «Создать». При этом реквизит «Основание» автоматически указывается как «Неприменение ККТ». В поле «Дата коррекции» ставят дату, когда следовало пробить чек.

Если необходимо скорректировать ранее пробитый чек, чек коррекции следует сформировать на основании этого документа. Все реквизиты переносятся автоматически, остается только внести исправления и распечатать документ.

Чтобы внести чек в 1С, вы можете внести данные самостоятельно, но это рискованно так как требует времени и высока вероятность допустить случайную ошибку из-за невнимательности и продолжительного рутинного труда. Поэтому от ручной загрузки стоит отказаться, выбрав наиболее удобный автоматизированный способ.

Чтобы уточнить точность введенных реквизитов и исключить новые ошибки, рекомендуется:

• Проверить регистрационный номер ККТ, фискальный признак, QR-код и данные ОФД.
• Убедиться, что сумма, налоговая ставка, признак расчета и форма внесения средств совпадают с теми, что требовалось отразить.
• Сопоставить учетную систему, фискальный накопитель и итоговые сводки: что проведено в 1С, что отобразилось на ленте и что попало в отчеты по закрытию кассовой смены или в личный кабинет ОФД.
• Зафиксировать и сохранить подтверждающие документы. Прикрепите к записи в 1С акт о найденной ошибке, служебную записку, скриншот фискальных данных и копию корректирующего чека.

Распространенные ошибки и способы их исправления:

Обработка чеков для внесения в 1С и создания авансовых отчетов будет проще и быстрее, если использовать возможности мультисервиса Entera:

• легко распознает и считывает реквизиты с документов через QR-коды, фото или сканы;
• позволяет проверить данные напрямую с сайта ФНС, чтобы исключить расхождения;
• тратит на прочтение документа не более 2 минут и может вносить данные в пакетном режиме;
• помогает сформировать авансовый отчет по чекам в 1 клик.