На любом предприятии может появиться необходимость выдать сотруднику деньги из кассы на производственные нужды. В этом случае они выделяются под отчет, поэтому ответственный работник должен предоставить первичный документ, где отражен факт потраченных средств. Первичкой здесь служит авансовый отчет. В этой статье расскажем более подробно о том, как отразить в 1С авансовые отчеты.
Кто составляет в 1С бухгалтерии авансовый отчет?
В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет заполняет и сдает в бухгалтерию подотчетное лицо, которому были выданы средства. Это могут быть работники организации или нештатные сотрудники, которые заключили гражданско-правовые договоры с компанией. Часто у них возникает много вопросов о том, как правильно сделать авансовый отчет в 1С и в какие сроки.
Предоставить отчет в бухгалтерию по израсходованным средствам нужно в течение трех рабочих дней. В зависимости от ситуации: либо после последнего дня, на который выданы деньги под отчет, либо со дня выхода на работу (из командировки или отпуска, больничного).
Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия: как вносить вручную
Чтобы создать новый авансовый отчет в 1С Бухгалтерия, нужно войти во вкладку «Банк и касса» и выбрать «Авансовые отчеты». Далее добавляем новый документ, выбираем организацию и подотчетное лицо. Дата ставится текущая автоматически, но ее можно изменить. Она зависит от цели выдачи подотчетных денег. Так, сотрудник после командировки должен отчитаться в течение трех дней после возвращения, а если отчет по оплате услуги, то период указывается в ЛНА фирмы.
Поле «Склад» нужно заполнить в том случае, если в счете авансовых отчетов в 1с оформляется поступление товаров или материалов.
В этом документе есть несколько вкладок. Первая – «Авансы», она заполняется тогда, когда сотрудник сначала получил деньги, а потом отчитывался за них. Для этого нужно добавить новую строку и выбрать документ, которым выданы средства. Например, расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета. Затем добавляем сам документ, который отражает выдачу денег.
Также необходимо помнить, что в документе обязательно должен быть вид операции «Выдача подотчетному лицу» (при выдачи наличных) и «Перечисление подотчетному лицу» (при списании с расчетного счета).
Вторая вкладка авансового отчета в 1с 8.3 бухгалтерия – «Товары» нужна для отражения информации о приобретенных сотрудником товарах. Выберете товар из справочника «Номенклатура», укажите количество, цену и сумму.
Поставить галочку «СФ» и заполнить реквизиты нужно тогда, когда поставщик предъявил счет-фактуру, по которому НДС может быть принят к вычету. Документ «Счет-фактура полученный» будет создан автоматически при проведении авансового отчета.
Вкладка «Прочее» нужна для заполнения информации о командировочных расходах (суточные, билеты).
Проводим авансовый отчет в 1С и при необходимости нажимаем кнопку «Авансовый отчет (АО-1)», чтобы распечатать его. Во вкладке «Прочие» отражают приобретение работ и услуг и командировочные расходы.
Как мы видим, большое количество информации приходится заполнять вручную. На это тратится много времени и сил сотрудников, что приводит к ошибкам, выгоранию, а иногда и к штрафам от налоговой.
Какие чеки принимаются к учету в 1С Бухгалтерия авансовый отчет?
Если компания выдает работнику деньги под отчет, то он должен предоставить документы, доказывающие, что он потратил их по назначению. Для этого сотрудник прикрепляет к авансовому отчету кассовые чеки, накладные или акты.
Если покупка была совершена на имя сотрудника, то ему нужно предоставить чек с обязательными реквизитами:
• список товаров или услуг;
• цена, количество и сумма с выделенным НДС, если компания на ОСНО;
• дата и время;
• ИНН поставщика и система налогообложения;
• QR код.
Когда проводим авансовый отчет в 1С, нужно проверить QR-код. Он должен быть в чеке обязательно. Это очень важно, так как по закону чек без него недействителен. Налоговая инспекция часто напоминает о необходимости проверять все реквизиты в чеке при его получении.
Также, бухгалтеру лучше всегда перепроверять чек на подлинность через ОФД.
Как упростить работу бухгалтеру?
Чтобы значительно сэкономить время и силы сотрудников вашей компании, а также избежать ошибок и проверок налоговых органов, автоматизируйте процессы. Сейчас есть множество сервисов для ведения бухгалтерии онлайн, в том числе чтобы проводить авансовый отчет в 1С.
Мультисервис Entera с точностью до 98% распознает первичные документы и загружает их в ваш компьютер буквально за несколько минут. Чтобы загрузить чек, достаточно мобильного телефона с камерой. Вы наводите камеру смартфона на qr-код в чеке, программа сканирует его, полученные данные автоматически загружаются в систему и хранятся в электронном архиве. Это гарантирует порядок в документах, чеки не испортятся не потеряются. Ведь любой сотрудник компании, кому предоставлен доступ к сервису, может самостоятельно добавлять их.