Организация бухгалтерского учета в строительстве имеет ряд особенностей, что отличает его от обычного и вызывает сложности.
Нужно учесть специфику строительного производства:
- многоэтапность;
- большое разнообразие видов работ и материалов;
- индивидуальные особенности каждого объекта;
- климатические и природные условия, которые несут непредвиденные расходы;
- длительность подготовки к строительству;
- даты начала и завершения работ могут быть в разных отчетных периодах;
- территориальную удаленность объектов друг от друга.
Другие сложности связаны с документооборотом строительной компании. Характерные документы для этой отрасли: сметы, строительные акты, чертежи, планы и проекты, накладные на перемещения. Если у застройщика есть обособленные подразделения в других городах, их хозяйственные операции должны быть внесены в бухгалтерский отчет.
Одна из ключевых задач строительной компании – правильная работа с документами и составление первичной документации в соответствии с нормативными требованиями. По каждому объекту строительства бухгалтеру приходится вести отдельный отчет с возможностью аналитики сведений.
Основные виды учета в строительстве
Перед тем, как начать вести учет в строительстве, нужно разобраться с основными направлениями затрат.
Учет расходов. Любое строительство нужно начинать с составления сметы на расходы, чтобы рассчитать конечную стоимость объекта. Грамотный бухгалтерский учет затрат во многом определяет успех дела.
Учет материалов. Доля материальных расходов в строительстве очень велика. Поэтому закупка, отслеживание поступления, хранение и использование в работе – важные составляющие при ведении бухгалтерского учета строительной компании.
Учет работ. Все расходы по строительству объекта учитываются в Журнале учета выполненных работ. Он должен вестись исполнителем по каждому объекту отдельно на основе единых норм и расценок для любого вида работы. Это основной документ, в котором отображается последовательность, сроки выполнения и условия проведения строительных работ.
Учет оборудования. Все затраты на приобретение, обслуживание, монтаж оборудования для строительства должны быть отражены в бухгалтерском учете строительной организации.
Учет доходов. Помимо расходов на строительство в бухгалтерский учет компании вносятся доходы от аренды и продажи жилых или нежилых помещений.
Зачем нужна автоматизация учета
При ведении бухгалтерского учета в строительстве вручную возникает множество трудностей со систематизацией и хранением документов.
Сотрудники компаний тратят большое количество времени на составление договоров, поиск нужной информации, ведение отчетов, заполнение бланков и т.д. При этом человеческий фактор играет свою роль – допускаются ошибки, которые сложно найти и быстро исправить штатным бухгалтерам в компаниях.
Чтобы упростить работу с документами в строительной компании, внедряют автоматизацию бухгалтерского учета.
Автоматической программе можно передать многие задачи бухгалтерии, например:
- оформление первичной документации;
- составление договоров;
- формирование отчетов;
- документооборот строительной компании;
- коммуникацию с банками,
Сейчас есть множество сервисов для автоматизации бухгалтерского учета. Большинство программ имеют схожий принцип работы, но выбирать нужно именно под свои запросы и потребности.
Например, электронный архив Entera – это облачный сервис, который автоматически архивирует все отсканированные документы с учетом типа документа, регистра и параметра.
Entera полностью совместима с 1С, Мое дело, CRM-системами, загружает документы из email, ЭДО. Чтобы ускорить заполнение документов, можно подключить справочник должностных лиц компании, реестр объектов, материалов и другой информации, которую удобно выбирать из выпадающего списка.
Получается, что все документы:
- в единой системе;
- легко найти и скачать;
- доступны в любом месте и в любое время.
Как вводить первичную документацию
Первичная документация в строительстве – это набор документов, в которых содержится информация о выполненных работах, использованных материалах, расходах на заработную плату.
Основные источники данных при ведении бухгалтерского учета в строительстве:
- акт о приемке выполненных работ,
- справка о стоимости выполненных работ,
- журнал учета выполненных работ,
- товарные накладные,
- чеки.
А также другие документы, подтверждающие денежные операции в строительной компании.
При ведении бухгалтерского учета в автоматическом сервисе - все эти документы можно загрузить в несколько кликов.
Вот как происходит загрузка первичной документации в сервис Entera:
- вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
- сервис сам распознает и формирует документ;
- далее передает в вашу учетную систему;
- документы остаются в архиве.
Чеки о покупках удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек и загружает ее в архив.
Автоматизация бухгалтерского учета значительно упрощает работу с документами в строительной компании.
Как выбрать сервис для автоматизации
Автоматический сервис бухгалтерского учета должен упрощать работу с документами в строительной компании и соответствовать определенным требованиям. При выборе программы обращают внимание на:
- Простой интерфейс и понятную настройку системы – чтобы мог справиться любой штатный работник.
- Возможность доступа с любого компьютера – чтобы пользовались сотрудники всех подразделений и филиалов. Даже из дома.
- Отзывы – чтобы узнать опыт действующих пользователей, прежде чем оплатить сервис.
- Бесплатный тестовый период – чтобы попробовать и понять, подходит ли сервис под запросы именно вашей компании.
Изучив эти вопросы, вы сможете выбрать программу и легко внедрить автоматизацию учета. Это поможет вам сократить время на организацию бухгалтерского учета строительства и оптимизировать процессы компании.
Так мультисервис для бухгалтеров Entera подходит под перечисленные требования. Он автоматически загружает документацию вашей компании с точностью более 98%, распознает сканы, чеки, фото, Excel. Все документы надежно хранятся в архиве и легко скачиваются для предоставления налоговой или контрагентам.