Документы направлены по электронной почте: как быстро ввести данные в 1С?

Количество хозяйственных операций в течение дня может достигать нескольких десятков: приход и отгрузка товаров, списание материальных ценностей, движение денежных средств, возврат поставок контрагенту и т.д. В условиях интенсивной загрузки бумажные сопроводительные документы часто теряются, приходят в негодность или забываются на пути к бухгалтерии. Решением проблемы стала отправка документов по электронной почте. Такой вариант взаимодействия позволяет отказаться от распечатанных данных и в один клик отправлять контрагенту нужные документы сразу после их составления. Давайте разберемся, как быстро и без ошибок вводить в учетную базу документы, полученные электронной почтой. Особенно если их количество исчисляется десятками в течение каждого рабочего дня.

Казалось бы, наличие ПК на рабочем место должно помочь специалисту отказаться от ручного труда. Однако несмотря на всеобщую автоматизацию, многие бухгалтера продолжают вводить документы электронной почтой вручную:

Если речь идет о накладной в 2-3 позиции, такое решение допустимо. Если же скан документа по электронной почте содержит несколько десятков товарных наименований, а работа с каждым может занять до получаса и более. В это время количество входящих бумаг продолжает увеличиваться, заставляя сотрудника оставаться после работы или трудиться в выходной.

Если ваше предприятие до сих пор вводит документы, отправленные по электронной почте вручную, рекомендуем всерьез задуматься об автоматизации. Она гарантирует компании ощутимую пользу:

Автоматизация ввода «первички» при получении документов по электронной почте гарантирует ощутимую выгоду. Особенно если вы выберите многофункциональное ПО, упрощающее сразу несколько важных бухгалтерских операций.

Мультисервис Entera для распознавания и ввода данных в учетную базу умеет работать с документами, полученными электронной почтой. Специальный робот принимает письма от контрагентов с адреса scan@entera.pro. Затем Entera извлекает файлы с бланками, распознает их содержание и вносит в систему 1С. И все это – за несколько секунд без необходимости загрузки на компьютер, распечатки, ручной проверки и самостоятельного сканирования. Благодаря несложной настройке вы можете автоматически перенаправлять на внесение через Entera всю входящую корреспонденцию от контрагентов, не отвлекаясь от основных рабочих заданий.

Важное преимущество мультисервиса — способность распознавать и обрабатывать практически все виды первичных документов. Entera с точностью более 98%. Сервис сканирует и распознает основные реквизиты следующих документов:

1. универсальный передаточный документ (УПД);

2. счета-фактуры;

3. товарные накладные ТОРГ12;

4. счета на оплату;

5. акты;

6. табличную часть с товарными позициями в товарно-транспортных накладных (ТТН);

7. накладные;

8. нетиповые бланки, в которых имеются обязательные реквизиты — дата, номер, стороны, табличная часть с указанием номенклатуры товаров или услуг, общая сумма и выделенная сумма НДС;

9. кассовые чеки;

10. чеки от самозанятых.

Важно: если документы направлены по электронной почте в формате jpeg, png, tiff, bmp, pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rtf, их не нужно конвертировать в другой формат. Entera легко прочитает их содержание и «превратит» в электронный документ для корректного внесения в 1С.

Во многих предприятиях, работающих с пакетами 1С, документы проходят достаточно длинный путь:

Несложная настройка сервиса позволяет значительно сократить этот путь. Вам не потребуется скачать документы с электронной почты, чтобы затем повторно сканировать их для ввода в 1С – эту работу Entera выполнит самостоятельно, потратив на нее несколько минут.

С контрагентами можно договориться об отправке документов на электронный ящик Entera для последующего распознавания и ввода в 1С. Тем более что несложная настройка современной модели МФУ контрагента, которая позволяет сразу отправлять файлы на нужный адрес:

Это наиболее удобный формат обмена данными. Нет необходимости разбираться, как отправить скан документа по электронной почте, контролировать процесс и тратить время на проверку. Достаточно открыть 1С, чтобы увидеть все распознанные документы и провести их по базе в пару кликов.

У предложенного выше способа есть два альтернативных варианта, которые можно задействовать при невозможности использования настройки МФУ:

Важно: разбираясь, как сканировать на электронную почту документ, вы можете использовать любой доступный вариант: фото с планшета или смартфона, pdf файл, бланк, отсканированный на МФУ.

Entera безошибочно прочитает любой документ, даже если его качество оставляет желать лучшего.

Чтобы ни один документ не потерялся и был доступен в любое время, Entera:

Электронный архив от Entera избавит бухгалтерию от бумажных папок и подшивок, а также обеспечит надежное хранение информации в течение длительного времени.

Благодаря внедрению целого ряда усовершенствований Entera готова подстроиться под ваши требования и особенности ведения учета:

Работа с Entera выведет бухгалтерию на новый уровень качества, автоматизирует целый ряд рутинных операций и позволит избежать случайных ошибок.

Желаете попробовать? Отправьте заявку и получите доступ к тестовому периоду для бесплатного распознавания и ввода 10 любых бланков первичных документов.