Опоздавшие первичные документы: лучше потом, чем никогда
2023-11-15 12:02
Пунктуальность – ценное качество, которым, к сожалению, могут похвастать не все контрагенты. Поэтому первичные документы от партнеров иногда поступают спустя несколько недель или даже месяцев с момента совершения сделки. Можно долго искать и пытаться наказать виновных, но лучше потратить силы на правильное внесение опоздавших первичных документов в учетную базу так, чтобы ФНС не заподозрила вас в попытке скрыть доходы от своего всевидящего ока. Подробнее о том, как работать с «проблемными» данными, — в этой статье.
Основы основ: как формируется первичка
Первичные документы в бухгалтерском учете – документы, в которых содержится основная информация о совершенных хозяйственных операциях. Это накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, кассовые ордера, авансовые отчеты и т.д., а также комплекты распоряжений и приказов на совершение тех или иных хозяйственных операций уполномоченными лицами.
Основное назначение первичных документов – формирование соответствующих записей в бухгалтерском учете, где прибывшие или выбывшие материальные ценности разносятся по соответствующим счетам. Таким образом, соблюдается сразу два из главных принципов учета – его оперативность и достоверность, когда совершенные операции немедленно отражаются в системе, а текущие остатки материальных ценностей по факту и на бумаге полностью совпадают.
Важное требование к «первичке» — составление во время совершения хозяйственной операции или сразу после ее осуществления. Иначе отсутствие документа не позволит отразить в учете факт прихода или расхода, а приобретенные доходы не удастся сопоставить с затратами на их получение. Результат – несоответствие данных учета и фактического наличия имущества компании, невозможность провести инвентаризацию и обеспечить контроль сохранности ценностей.
Опоздавшая первичка: что говорит Закон?
Главные акценты в этом непростом вопросе расставляет ФЗ от 06/12/11 № 402, где содержится требование подтверждать любой факт деятельности компании соответствующим первичным документом. Его отсутствие не позволяет провести операцию, и так происходит каждый раз, когда документ поступает «не вовремя». Даже если налицо избыточные остатки после приходной операции или нехватка материальных ценностей после их выбытия, отсутствие на руках «первички», оформленной и подписанной контрагентом, не позволяет сделать запись в системе учета и провести ее по счетам.
Особенности отражения опоздавшей первички содержатся в ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (Приказ № 63н Минфина от 28 июня 2010). Здесь указаны следующие условия:
Первичка с опозданием, полученная в течение одного отчетного года, отражается в том месяце, когда ошибка была выявлена.
Если при составлении итоговых ведомостей и отчетов обнаружены документы, не проведенные ранее, их включают в учет концом декабря. Этот способ доступен в случае, если бухгалтерская отчетность еще не была утверждена.
Если отчетность уже утверждена, корректировать итоги прошедшего года не следует. Пропущенные документы вносят в базу текущей датой, используя счет 91.
Важно: требования ПБУ 22/2010 обязательны к соблюдению. Не стоит переносить опоздавшие первичные документы на новый отчетный период, если можно успеть провести их в старом до момента утверждения годовой бухгалтерской отчетности. И, напротив, не стоит пытаться внести изменения в уже «закрытый» год, отчетность которого уже прошла этап утверждения.
Особые сложности возникают при ведении материального учета, когда первичные документы поступили с опозданием. При этом материальные ценности уже могут быть реализованы или направлены на производство, а провести их по учетной базе не представляется возможным из-за отсутствия документального подтверждения. В такой ситуации необходимо:
Провести поступление товаров и услуг, а также перечисление оплаты за них тогда, когда были составлены соответствующие документы.
Для первички с опозданием алгоритм учета нужно заблаговременно прописать в локальных нормативных актах, чтобы можно было доказать достоверность данных.
Как проводить опоздавшие первичные документы?
На выбор компаний, работающих с непунктуальными поставщиками и подрядчиками, предлагается один из трех способов проведения опоздавших первичных документов:
По факту их поступления. Дата фиксируется с использованием специального штампа или в журнале. А в локальном нормативном акте указывают – документы, поступившие после закрытия квартальной или месячной отчетности, вносят в базу по факту получения. А если контрагенты проводят данные в другом периоде, проблема решается актами сверки с выделением сумм расхождений и причины их появления.
По данным фактических затрат за месяц. Способ оптимален для предприятий, где осуществляется регулярное получение материальных ценностей. Чтобы не ждать пачку документов от поставщика, можно вести ежедневный аналитический учет в приходных документах, а после получения первички с опозданием от контрагента – проводить корректировку в базе учета.
По плановым ценам или данным прошлого месяца. В локальных нормативных документах следует прописать предельную дату, после наступления которой допустимо отражение операций по прошлому периоду. А каждый факт такого отражения оформлять бухгалтерской справкой.
Как реагирует налоговая на первичные документы с опозданием?
В налоговом учете первичка с опозданием доставит сотрудникам бухгалтерии изрядную порцию головной боли:
В учете по НДС отразить налоговые обязательства и вычеты без первичного документа невозможно. При этом компании получают возможность провести «опоздавший» документ и заявить о праве на вычет позже, но до момента сдачи декларации по НДС. Сделать это можно даже в том случае, если операция совершена, например, в декабре, а поступившие документы датированы январем нового года. Более того, заявить о вычете можно в течение 3-х лет с даты операции. Однако такое правило действует не всегда: так, не получится изменить период для вычета при при перечислении авансов продавцу в счет будущих поставок, по НДС, внесенному налоговым агентом и т.д. Подробнее о праве переноса вычетов можно уточнить по п. 2 ст. 171 НК РФ.
В учете по налогу на прибыль отражение затрат не привязано к периоду поступления первичного документа. Однако, материальные ценности на ответственном хранении, которые не были учтены из-за опоздавших первичных документов, искажают данные бухучета и могут быть случайно «пропущены» в будущих налоговых периодах. Решение проблемы – самостоятельно оформить первичный документ и передать его копию нерадивому поставщику, чтобы получить возможность провести операцию и отразить ее в декларации по налогу на прибыль.
Для так называемых «длящихся» затрат (связь, Интернет, коммунальные услуги) расходы на их оплату можно включать в тот отчетный период, к которому они относятся. В приказе об учетной политике рекомендуется заблаговременно предусмотреть один из следующих способов признания таких расходов – на дату расчета согласно договору, на последнее число налогового периода или на дату предоставления документов, которые служат основанием для расчета. Такое решение соответствует ст. 272 НК РФ и позволяет не ждать, когда поставщик услуг составит и передаст первичку.
Если опоздавший первичный документ пришел после завершения отчетного периода и сдачи декларации, следует:
внести правки в налоговые регистры соответствующего периода;
скорректировать базу для налогообложения;
сдать уточненную декларацию за данный период.
Обратите внимание: во время налоговых проверок особое внимание уделяется случаям перерасчета данных с последующей подачей корректирующего отчета, которые связаны с нарушениями срока поступления первичной документации. Поэтому компания должна иметь веские доказательства, что первичные документы получены с опозданием. Это может быть запись в регистрационном журнале, акт об утере документа, подтверждение повторной отправки бумаг и т.д.
Пересмотренную бухотчетность следует повторно отправить в ИФНС до 31.07 того года, который идет вслед за отчетным. Для АО по отчетности установлен срок – до 30.06 (после отчетного года), а для ООО – до 30.04.
Как решает проблему опоздавшей первички сервис Entera
Те, кто уже использует в своей работе сервис автоматического ввода первичных документов Entera, не испытывает проблем при вводе опоздавших первичных документов, даже если период в базе 1С уже закрыт:
при создании нового документа появляется предупреждение от 1С о том, что период закрыт, и поместить в него новый документ не представляется возможным;
для корректного ввода данных, поступивших с опозданием или пропущенных ранее, находясь на первой строке с названием документа, в дополнительном описании укажите нужную дату открытого периода в поле "Дата документа". После выбора даты, поступление будет проведено выбранной ранее датой.
надежное хранилище для электронных данных с защитой от несанкционированного доступа;
автоматическое внесение десятков документов в течение пары часов без необходимости ручного ввода или проверки данных;
немедленная передача в учетную базу входящих первичных документов;
высокая точность распознавания и ввода данных;
сопоставление номенклатур для корректного аналитического учета;
гибкие настройки, опция машинного обучения для автоматического выполнения типовых операций
если поставщик работает с ЭДО, можно не ждать бумажной версии для внесения
возможность сфотографировать документ и отправить для внесения в систему
предоставление ограниченного доступа контрагенту для самостоятельной загрузки документов.
С Энтера риск потерять или пропустить важный документ сведен к нулю. Будьте уверены в достоверности учетных данных и тратьте меньше времени на рутинный труд, освобождая ценные рабочие часы для более важных задач.
Желаете оценить преимущества сервиса Entera на личном опыте? Заполните форму на сайте и получите доступ к бесплатному тестовому периоду. Наши сотрудники охотно ответят на все вопросы и помогут выбрать максимально выгодный тариф с учетом текущего документооборота.