Для многих предприятий торговли единственным способом выжить в непростых экономических условиях стал переход на маркетплейсы. Охват огромной аудитории и внушительный рынок сбыта помогают увеличить продажи и получать прибыль, чтобы оставаться на плаву. Однако для бухгалтера новый формат работы сопряжен со значительными сложностями из-за отчета комиссионера. Так называется документ, где зафиксирован объем проданных товаров, и по которому осуществляются расчеты между сторонами сделки при передаче продукции на маркетплейс. Ошибки здесь недопустимы, иначе конфликта и взаимных претензий сторон не избежать. Поэтому сотруднику учетного отдела следует быть предельно внимательным, чтобы разобраться в десятках позиций товара и своевременно ввести документ в систему электронного учета.
Нюансы составления отчета комиссионера с маркетплейса
Передача товара на реализацию через маркетплейс оформляется комплектом накладных от имени поставщика, где расписана каждая товарная позиция – наименование, количество, цена и итоговая сумма. По результатам отчетного периода продавец маркетплейса составляет «встречный» документ – отчет комиссионера для бухгалтерии, где перечислены проданные товары с указанием их количества и стоимости реализации:
Данные о продажах получают на основании сверки приходных документов и ведомости инвентаризации остатков. Разница между цифрами и составляет объем реализованной продукции, за которую нужно отчитаться.
В отчете в обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты – дата составления, юридические данные сторон, дата и номер договора, перечень реализованной продукции, размер комиссионного вознаграждения, сумма затрат в процессе реализации, которые требуют возмещения. Кроме того, необходимо указать движение денежных средств полученного комиссионером аванса и его расход. Готовый документ скрепляется подписью и печатью сторон.
Подробные рекомендации о том, как заполнить отчет комиссионера, содержатся в cтатье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и многочисленных консультациях на профильных сайтах. Поэтому с его составлением не возникает трудностей. Тем более что типовой бланк остается практически неизменным на протяжении уже нескольких лет. Но когда речь заходит о проведении отчета комиссионера через систему электронного учета, у большинства бухгалтеров возникает состояние, близкое к полуобмороку.
Почему отчет комиссионера о продажах – это сложно?
Такое мнение большинства специалистов учета ничуть не преувеличено. При оформлении входящих отчетов трудоемкость работы бухгалтера возрастает в геометрической прогрессии:
Отчет поступает поставщику в электронном виде или в формате Excel. Для отражения его в учете документ требуется распечатать. Если таких отчетов сотни, расходы на бумагу и заправку принтера станут неприятным сюрпризом для руководства. Конечно, можно попытаться сэкономить, но вносить десятки товарных позиций с монитора – значит, наверняка допустить ошибку и потом еще несколько минут искать причину разницы итоговых сумм.
Подавляющее большинство образцов отчетов комиссионера – документы с более чем 50 позициями. Поэтому их занесение в учетную систему занимает как минимум час, что превращает рабочее время бухгалтера в бесконечный день сурка. А если компания ведет активную работу с разными маркетплейсами и получает десятки отчетов, придется сажать на эту неблагодарную работу как минимум трех специалистов.
Иногда комиссионеры проявляют небрежность в указании товарных позиций и пишут так, как им удобно. Поэтому бухгалтеру приходится разбираться в сокращениях, сверять номенклатуру и пытаться понять, что имел в виду деловой партнер под тем или иным наименованием. А когда все позиции будут идентифицированы, нужно корректно отразить продажи в системе учета, чтобы выйти на фактические остатки.
Как решается вопрос перевода в ЭДО
Попытки упростить ввод в систему учета отчетов комиссионера предпринимались на разных уровнях, но лишь частично решали проблему. Так, в популярной 1С пользователю предлагается выполнить целый набор действий – забить и сохранить документ в Excel, создать новый пустой отчет для последующего заполнения, запустить в работу загрузку сохраненного в табличном формате документа. Далее готовые сведения нужно проверить на правильность отражения артикулов и только затем провести по системе для расчета остатков товара. Некоторые упрощают задачу, вначале составляя инвентаризационный отчет, чтобы система самостоятельно рассчитала объем продаж и сформировала электронные данные по работе комиссионера. Но чем больше документов, тем выше риск ошибки, и ее поиск может занять не меньше времени, чем забивание документа в базу в ручном режиме.
Есть и еще один нюанс. Попытки оптимизировать ввод отчета комиссионера обычно привязаны к работе маркетплейсов Оzon и Wildberries, тогда как остальные площадки оказываются в числе аутсайдеров. Поэтому при работе с ними бухгалтеру приходится выполнять весь объем операций с нуля для проведения отчетности, тратя на них ценное рабочее время.
Как Entera помогает создавать отчет комиссионера автоматически?
Программа с легкостью распознаёт 13 видов бухгалтерских документов, в том числе сведения от комиссионеров о продажах за отчетный период.
Входящие наименования и цифры в табличном формате автоматически сканируются и оцифровываются для дальнейшего отражения в системе учета.
Все документы сортируются по видам и надежно хранятся в указанной папке для последующего просмотра, редактирования или экспорта.
Товарные позиции автоматически разносятся по аналитическим счетам для расчета фактических остатков.
Задача бухгалтера при работе с Entera сводится к минимуму – поместить бумажные документы в лоток для последующего сканирования или загрузить их в формате xls, xlsx.
Хотите попробовать автоматизацию в деле?
Все очень просто – в Entera есть бесплатный тариф, можно загрузить в систему 10 страниц. Если полученные результаты оправдают ожидания, выбирайте один из годовых пакетов услуг - Базовый, Профи, Бизнес и Эксперт, в зависимости от объема ваших документов. Теперь остается только оформить заказ и разгрузить бухгалтерский отдел от неблагодарной рутинной работы.