Что делать, если бухгалтеры не успевают оперативно вносить первичку?
2023-04-26 09:39
Ни один бизнес не может обойтись без бухгалтера. На плечи этого сотрудника ложатся очень важные и ответственные задачи:
прием документов в бухгалтерии;
проверка достоверности информации;
если есть ошибки – обращение к контрагенту за правками;
внесение данных в систему учеты;
запись данных в учетных регистрах;
отправка в архив;
подготовка и сдача бухгалтерского учета налоговой инспекции.
И здесь нет места ошибкам и недочетам. За них могут привлечь к административной или уголовной ответственности. А если вовремя не сдать бухгалтерский учет, то получишь штраф. Такая ответственность давит на сотрудников, что мешает им в профессиональной и повседневной жизни.
В статье расскажем: как бухгалтеру успевать выполнять задачи в назначенные сроки и работать без авралов и стресса.
С какими трудностями сталкиваются бухгалтеры. Почему бухгалтер не успевает?
Уходит много времени на ввод документов вручную. В период сдачи отчетности сотрудникам приходится выходить в свой выходной и задерживаться допоздна. Часто это приводит к выгоранию, снижению мотивации для бухгалтера и нежеланию вновь идти на работу с утра.
Возникают ошибки при работе с документами. Авралы, спешка невнимательность бухгалтеров приводят к досадным промахам и заставляет нервничать всю команду и руководство.
Сложно найти нужный документ. Сотрудники тратят часы рабочего времени на поиск необходимой бумаги, бланка или чека в архиве вместо решения важных задач.
Трудно распознать информацию на чеках. Часто контрагенты приносят деформированные чеки, с мелким, нечитаемым шрифтом. Это тормозит работу или делает ее совсем невозможной.
В связи с этим у директоров и собственников возникают проблемы:
приходится нанимать много сотрудников, чтобы бухгалтерия справлялась с задачами в срок;
за ошибки сотрудников приходят штрафы от налоговой.
Мотивация для бухгалтера
Чтобы избежать последствий, каждый руководитель задумывается о том, как оптимизировать бухгалтерию. Существуют ли бухгалтеры, которые не затягивают с оформлением документов, не срывают дедлайны? Да! Для этого нужна правильная мотивация. Мотивация для каждого бухгалтера своя.
Деньги. Обозначьте сотрудникам схему, по которой они получат вознаграждение или, наоборот, лишатся возможности. Однако денежная мотивация не всегда эффективна на долгий срок.
Новые задачи. Часто сотрудники, которые работают в одной должности годами и выполняют рутинные проблемы, теряют интерес и выгорают. Вернуть им желание и вдохновение поможет новый проект или ответственное задание.
Обучение. Развитие и ценные знания мотивируют сотрудников на рост и помогают раскрываться с разных сторон.
Программы для автоматизации. Мир не стоит на месте, и даже бухгалтеры могут упростить себе работу при помощи современных технологий. Если сотрудник делегирует часть своих задач, он будет чувствовать себя на работе счастливее и увереннее. Автоматизация ввода первички поможет бухгалтеру быстрее справляться со своими обязанностями.
Советы для бухгалтерии. Как бухгалтеру все успевать?
Если вы начинаете свой бизнес, доверьте компьютеру часть процессов компании. Для этого подойдет программа для автоматизации бухгалтерии 1С. Она создана специально для решения всех задач фирмы по управлению и учету. 1С можно настроить под конкретно вашу отрасль с учетом всех особенностей.
Если вы наемный бухгалтер, автоматизируйте ввод первички. Так вы освободите себе много времени и будете успевать все в срок.
Если вы владелец крупного бизнеса - используйте CRM-системы и программы для автоматизации бухгалтерии. Например, Энтера - это облачный сервис, который распознает, автоматически архивирует все документы. Это маст хэв для предпринимателей.
Автоматизация ввода первички
Ввод первичных документов один из самых долгих и трудоемких процессов при ведении бухгалтерского учета. Прогрессивные компании стремятся делегировать эту работу компьютерной программе.
Так с помощью сервиса Entera вносить первичку в 1С можно в несколько кликов:
вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
сервис сам распознает и формирует документ;
далее передает в вашу учетную систему;
документы остаются в архиве.
А чеки о покупках удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек и загружает ее в архив.
Преимущества Энтеры. Автоматизация бухгалтерии
Автоматический сервис бухгалтерского учета нужен, чтобы упрощать работу с документами в компании. Поэтому при выборе программы обращают внимание на то, чтобы был удобный интерфейс, понятные настройки, возможность доступа с любого компьютера, бесплатный тестовый период. Всем этим требованиям отвечает программа Entera.
полностью совместима с 1С, Мое дело, CRM-системами,
загружает документы из email, ЭДО.
сканирует документы с точностью до 98%, с учетом типа, регистра и параметра;
дает возможность подключить справочник должностных лиц компании, реестр объектов, материалов и другой информации, которую удобно выбирать из выпадающего списка;
надежно и безопасно хранит все данные в архиве.
Получается, что документы компании:
в единой системе;
легко найти и скачать всем сотрудникам фирмы;
доступны в любое время, с любого компьютера.
Автоматизация ввода первички и других процессов поможет бухгалтеру успевать выполнять свои задачи вовремя, не перерабатывать и приходить на работу с удовольствием.
Попробуйте сервис бесплатно на сайте Entera. Если у вас есть вопросы, звоните нам на 8 (800) 550-46-62