Хранение сканов первичных документов в 1С

Хранить сканы первички в 1С очень удобно — их всегда легко найти по поиску документов и при необходимости отправить в проверяющие органы в несколько кликов. 

Но многие по-прежнему хранят оригиналы по-старинке: в бумажном виде, в папках, которые занимают целый шкаф (а то и не один).

Причин несколько:

Нужно прикреплять каждый документ вручную

Entera позволяет избежать этой проблемы — при загрузке первички через сервис Entera автоматически прикрепляет скан документа к нужной позиции в 1С. Также мы решили и проблему несоответствия нумерации актов и счетов-фактур с помощью функции “Автоматический поиск комплектов документов”.

Электронный архив занимает много места

Эту проблему Entera также помогает решить — сканы автоматически “облегчаются” до минимального размера, при этом получившийся файл полностью соответствует требованиям ФНС к сканам документов.

Отсутствие ЭДО 

В этом случае по закону оригиналы документов нужно хранить в бумажном виде. Тут уж ничего не поделаешь, но даже в этом случае удобно иметь и электронный архив в 1С для быстрого поиска в случае необходимости.

 

А теперь — подробная инструкция о том, как правильно настроить сохранение сканов первичных документов и автоматически заводить поступления “акт + счет-фактура” или “товарная накладная + счет-фактура” с разными номерами документов.

Инструкция на примере 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0

*при необходимости инструкцию по установке Entera в вашей 1C Вы найдете по ссылке.

 

Автоматическое сохранение скана документа в 1С

В 1С во вкладке Entera нажимаем кнопку “Настройки”.

 

В разделе “Заполнение документа” напротив пункта “Загружать скан документа как присоединенный файл” выставляем “Да”.

 

Нажимаем кнопку “Сохранить настройки”.

 

Теперь все документы, загруженные в 1С с помощью Entera, будут иметь прикрепленный скан, который автоматически “уменьшается” до минимального размера, чтобы не занимать много места, но при этом соответствует всем требованиям ФНС.

 

Сканы документов можно посмотреть, щелкнув на кнопку “Присоединенные файлы”:

 

По умолчанию сканы сохраняются на сервере 1С.

Если Вам необходимо настроить хранение этих сканов в другом месте (в любой папке на компьютере или в облачном сервисе файлового обмена), обратитесь в службу заботы о клиентах Entera — наши специалисты всегда рады помочь!


Функция “Автоматический поиск комплектов документов”

Если Ваши поставщики пользуются системой учета, в которой нумерация актов и счетов-фактур идет по-разному, то для Вас у нас есть функция автоматического поиска комплектов таких документов.

То есть, если акт и счет-фактура имеют одинаковый список товаров или услуг и одинаковую сумму, но при этом имеют разные номера, то  Вам не придется искать их в 1С вручную после загрузки — Entera сделает это за Вас!

Что нужно для этого сделать:


В 1С во вкладке Entera нажимаем кнопку “Настройки”.

 

В разделе “Заполнение документа” напротив пункта “Использовать автоматический поиск комплектов среди распознанных документов” выставляем “Да”.

 

Нажимаем кнопку “Сохранить настройки”.

 

Теперь, при загрузке комплектов документов с разными номерами, Entera автоматически найдет их и покажет Вам — при выборе одного документа из комплекта, второй будет “подсвечиваться”, как видно на скриншоте ниже:

 

С любым вопросом Вы можете обратиться в  службу заботы о клиентах поддержку Entera — наши специалисты всегда рады помочь!

15920cookie-checkХранение сканов первичных документов в 1С