Обзор рынка сервисов автоматизации ввода данных: Entera pro, Gendalf (Гэндальф), EFSOL:Загрузка документов (42clouds), FILLIN: Загрузка документов


Главная цель для бизнеса — заработать как можно больше денег при меньших издержках. Тут же возникает вопрос — как? На самом деле, многих затрат можно легко избежать через автоматизацию рутинных процессов, таких как ввод первички. Сейчас представляется возможным и даже реальным такая картина, когда пользователи могут просто сфотографировать или отсканировать нужный документ, после чего программа автоматически переносит данные в систему учёта. Предлагаем узнать о таких сервисах подробнее в нашем обзоре.

 

Вам подойдут эти сервисы, если Вы:

  1. Бухгалтер. Обладаете авторитетом среди коллег, оказываете влияние на принятие решений в компании, в том числе по закупкам. Чувство перегруженности и хронической усталости вам знакомо, как никому другому.
  2. Руководитель среднего и малого бизнеса (SMB-сегмент). Хотите сократить затраты на персонал, выполняющий функцию обработки первички.


Вы наверняка согласитесь с тем, что бухучёт является важной составляющей любого бизнеса. Он требует особого внимания со всех сторон. Раньше дела в бухгалтерии вели в бухгалтерских книгах, позднее в ms excel, а в последнее время повышенный интерес вызывают облачные сервисы учёта данных, такие как “Мое дело”, “Контур.Бухгалтерия”, “Главбух 24/7” и др. Однако, какую бы систему вы не использовали, проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры, остаются теми же. Так давайте определим, какая проблема на данный момент стоит перед бизнесом и бухгалтерией, в частности.


Проблема: большие временные и денежные затраты на обработку и ввод первичных документов + высокая вероятность допущения ошибок при вводе.


Решение: использование сервисов для загрузки данных из первичных документов в систему учета. Процесс состоит из трех шагов: сканирование, проверка и выгрузка данных в вашу систему учета. Первое, что вы делаете, сканируете нужный документ. После чего сервис распознает его ключевые элементы, необходимые к учету, и отображает их в интерфейсе программы. Вам остается сверить распознанные данные с оригиналом, убедиться в соответствии и одобрить документ. Последний шаг — это выгрузка полученных данных в вашу систему учета.


Вводные параметры:

  • Учет ведется в любой бухгалтерской системе, имеем большие затраты на ввод первичных документов (торг12, счет-фактура, упд, акты, счета) в месяц.
  • Оборудование — наличие сканера (желательно с лотком автоподачи).
  • Требования к скану: от 300 dpi.
  • Предлагаем Вам ознакомиться с обзором сервисов по автоматизации ввода данных из первичных документов в систему учета.

 

Entera pro (Энтера про) — облачный сервис по распознаванию и загрузке данных из первичных документов в систему бухгалтерского учета.

Сервис автоматизирует процесс ввода первички в систему учета (1С, мое дело, главбух 24/7 и др.), а для аутсорсинговых компаний упрощает процесс получения документов от клиентов.

Результат – сокращение времени на ввод данных в 1С, увеличение прибыли и оперативный обмен скан-копиями документов с клиентами.

Распознаваемые документы: товарная накладная, счет, счет-фактура, акт выполненных работ, УПД, ТОРГ12 и др.

Скорость обработки: 30 секунд.

Точность распознавания — высокая.


Преимущества:

  • Высокая точность — благодаря интеллектуальным технологиям распознавания ABBYY и специально разработанному алгоритму поиска и извлечения необходимых данных, распознавание всех ключевых элементов из документов становится точнее и процент ошибок значительно снижается;
  • Высокая скорость распознавания документов;
  • Отсутствие необходимости покупать лицензию — платите только за распознанные страницы, при этом не имеет значения каким количеством учетных систем вы пользуетесь. К примеру, если вы обслуживаете несколько компаний и для каждой используется своя учетная система, вам не придется покупать отдельную лицензию для каждой компании;
  • Удобный интерфейс, позволяющий работать только с необходимыми данными. В процессе работы появляются всплывающие подсказки демонстрирующие необходимую часть оригинального документа;
  • Программа производит расчет всех табличных данных, и указывает на возможные ошибки при вводе;
  • Автоматическая проверка всех реквизитов контрагентов;
  • Точный подбор и сопоставление входящих и внутренних номенклатур, а в случае отсутствия номенклатуры система предложит создать новую;
  • Возможность загрузки данных в любую систему складского и бухгалтерского учета, а открытый API позволяет интегрироваться вообще с любой необходимой системой;
  • Архивация всех загруженных документов, с возможностью быстрого поиска по основным параметрам документа.

Ограничения:

  • Для работы с сервисом необходимо подключение к интернету, т.к. сервис находится на удаленном сервере;
  • У вас могут возникнуть опасения насчет сохранности данных, но создатели сервиса уверяют, что используют современные технологии шифрования, такие же как при осуществлении банковских платежей.


EFSOL:Загрузка документов, 42clouds:Загрузка документов —  внешняя обработка к 1С, позволяющая быстро ввести первичные документы в 1С с помощью сканера.

Не смущайтесь, что в заголовке упомянуты сразу два названия, это одно и то же приложение. Изначально это внешняя обработка для систем 1С, соответственно процесс происходит в интерфейсе 1С. Поддерживаются несколько основных конфигураций 1С, есть возможность работы с конфигурированными версиями, в первую очередь заточены под обслуживание своего облачного 1С сервиса. Работает с файлами в форматах xls, pdf, jpg и др. Распознавание происходит в облаке, используется функционал ABBYY Flexi Capture. Затем загрузка во внешнюю обработку, в которой происходит процесс верификации с возможностью корректировки, сопоставления номенклатур, автоматического создания элементов справочника.

Распознаваемые документы: С/Ф, ТОРГ12, УПД, паспорт рф, акт, счет по форме 1С и др.

Скорость обработки: От 30 секунд до 2 минут на страницу.

Точность распознавания — высокая.

Преимущества:

  • Работа в интерфейсе 1С, кому-то может показаться более удобным не перескакивать из одного приложения в другое;
  • Есть расширение для браузера chrome и windows приложение для загрузки документов на сервер распознавания;
  • Хороший уровень качества распознавания, используется решение ABBYY Flexi Capture, которое работает с шаблонами документов и иногда дает сбой;
  • Удобная система обновления программы, т.е. Вам не нужно беспокоиться об обновлении, т.к. внешняя обработка при каждом запуске проверяет наличие обновлений и сама скачивает новое приложение Вам на компьютер, правда неизвестно, что еще она может Вам скачать;
  • Сопоставление номенклатур на хорошем уровне, предлагаются наиболее подходящие варианты.

Ограничения:

  • Кроме оплаты распознавания каждой страницы, дополнительно необходимо приобретать лицензию на каждое рабочее место сроком на один год, не дешевое удовольствие для небольших компаний;
  • Если документ не распознался, нет ручного режима корректировки, остается только снова послать документ на распознавание и надеяться на лучший результат;
  • В архиве хранится черно-белая версия документа, далеко не всегда этого достаточно для предоставления клиенту;
  • Интерфейс 1С накладывает множество ограничений, цветовая индикация ошибок плохо понятна, не понятны значки в системе, потребуется время чтобы разобраться со всеми тонкостями системы;
  • Отсутствующие элементы справочника создаются автоматически, без подтверждения пользователя, что может повлечь за собой создание аналогов в системе;
  • При загрузке изображения больше 600 dpi и больше формата А4 списывают более одной страницы со счета, завязка на размер документа 22,5 Мб;
  • Открытие скана оригинального документа через внешнее приложение, очень не удобно проверять распознанные данные и вносить корректировки в двух разных окнах.

 

Gendalf, скан-загрузка документов (Гэндальф) — автономная программа, с внешней обработкой для 1С, которая автоматически вводит накладные, счета-фактуры и УПД в в базу 1С за вас.

Внешняя обработка со встроенным модулем распознавания собственной разработки (как уверяют менеджеры), все происходит локально, на вашем компьютере. Подгружаются документы со сканера или из папки, далее сопоставление и верификация вручную.

Распознаваемые документы: ТОРГ12, С/Ф, УПД, Акт, возможны небольшие корректировки по форме, самостоятельно.

Скорость обработки: от 15 секунд до 2х минут страница, зависит от мощности компьютера.

Точность распознавания — средняя.

Преимущества:

  • Оплата только за ежегодное использование, на каждое рабочее место приобретается отдельная лицензия, без ограничения по количеству страниц;
  • Работает оффлайн, не требует подключения к интернету, но и требования к рабочему компьютеру очень сильно возрастают, т.к. движок распознавания устанавливается на компьютер пользователя;
  • Хорошо построена проверка табличных данных, система быстро и точно производит расчет и указывает на ошибки;
  • Проводят бесплатную демонстрацию. В случае, если вы находитесь в Ростове-на-Дону, специалисты приедут к вам в офис и лично покажут, как работает  программа.

Ограничения:

  • Невысокое качество распознавания, самописный движок очень сильно уступает в качестве распознавания решениям от ABBYY, часто возникают непонятные символы, которые необходимо удалять вручную, что очень тормозит процесс;
  • Низкая скорость загрузки ввиду того, что движок расположен на том же компьютере что и учетная система 1С;
  • Периодические вылеты программы, по тем же причинам, видимо при обработке большого количества документов оперативная память компьютера просто не справляется.

 

FILLIN: Загрузка документов — еще одна автономная программа с внешней обработкой для 1С, для автоматизированного ввода первичных документов в базу 1С при помощи сканера.

Внешняя обработка со встроенным модулем распознавания, все происходит локально. Подгружаются документы со сканера или из папки, распознаются встроенным модулем собственной разработки, далее сопоставление и верификация вручную. Работают, по информации от разработчиков, на доработанном Tesseract — бесплатный движок от google. Качество распознавания гораздо хуже чем ABBYY.

Распознаваемые документы: ТОРГ12, С/Ф, УПД, Акт, возможны небольшие, самостоятельные корректировки по форме, бесплатно предоставляют модуль FILLIN дизайнер — редактор шаблонов, говорит что можно сделать практически любой шаблон.

Скорость обработки: 30-40 секунд, зависит от мощности вашего компьютера

Точность распознавания — зависит от качества скана.

Преимущества:

  • Работает оффлайн, позволяет вести работу, даже когда нет подключения к интернету;
  • Внешняя обработка не меняет конфигурацию и запускается прямо из 1С;

Ограничения:

  • Длительная установка программы, самостоятельно установить не просто, в процессе возникают ошибки, требуется привлечение службы поддержки;
  • Сервис работает с некоторыми сбоями, поэтому для тех, кто хочет обрабатывать большие объемы документов, этот сервис скорее всего не подходит;
  • Медленная скорость обработки документов;
  • Качество распознавания значительно хуже, чем у аналогичных сервисов, очень много ручных корректировок.

 

Сводная таблица характеристик:

Санкт-Петербург, набережная Макарова, д. 60, офис 87Н

Свяжитесь с нами:

  8 (800) 550-46-62

  info@entera.pro

Техподдержка:

  8 (800) 707-24-75

  help@entera.pro

© Entera.pro, 2020 г. Все права защищены

Санкт-Петербург, набережная Макарова, д. 60, офис 87Н

Свяжитесь с нами:

(800) 550-46-62

info@entera.pro

Техподдержка:

8 (800) 707-24-75

help@entera.pro

© Entera.pro, 2020 г. Все права защищены