Сервис ввода первичных документов

Способы ввода первичных документов: загрузка через excel, облачный сервис Entera.pro или ЭДО

Сервис ввода первичных документов

В свете мощного развития передовых технологий встает вопрос, какие еще процессы можно оптимизировать и тем самым избавить людей от рутинных функций. Речь идет о загрузке первичных документов в систему бухгалтерского учета. При появлении механизмов распознавания и сопоставления данных пришло время задуматься о качественном повышении уровня жизни, в частности для бухгалтеров. Пора отложить бумажные стопки первички в сторону и взглянуть в глаза будущему. Оно уже здесь.

Давайте разберемся, как на сегодняшний день можно автоматизировать процесс получения входящих документов? Существует четыре наиболее популярных варианта:  

  1. Ручной ввод данных в систему учета
  2. Обмен документами с поставщиками по заранее согласованным форматам (загрузка из excel и др.)
  3. Облачные сервисы распознавания и загрузки данных (Entera.pro)
  4. Переход на электронный документооборот (ЭДО)

 

Ручной ввод данных в 1С

Первый способ всем хорошо знаком и пользуется популярностью у большинства бухгалтеров, однако, стоит отметить, что он уже исчерпал себя. Если спросить любого бухгалтера, в чем его проблема, то мы однозначно получим единогласный ответ — ручной ввод первички. Процесс ввода поступлений и других документов в 1С отнимает огромное количество ресурсов и только демотивирует бухгалтера. После получения оригинала документа, необходимо вручную оприходовать товар или услуги с каждой страницы документа в 1С. А этих страниц может быть сотни, а то и тысячи. Человеческий фактор попросту уже не справляется в одного с таким объемом работы.  

 

Обмен документами с поставщиками в формате excel и загрузка в 1С

Более приближенный к современным технологиям способ получения документов от поставщиков — это обмен и загрузка в формате excel. Сегодня представляется возможным договориться с контрагентами получать входящие документы в заранее согласованных форматах, например в формате excel. Контрагент обработкой создает Excel файлы поступлений и присылает их принимающей стороне. После чего последняя внешней обработкой создает документ поступление в 1С. Так это происходит.

На самом деле, это очень удобный способ для обеих сторон, принимающей и отправляющей, однако поставщики с неохотой относятся к переходу с бумажного традиционного документооборота на цифровой, в нашем случае обмен в excel-формате. В случае, если поставщик все же согласится на цифровой обмен, excel-документ через внешнюю обработку проходит через программный модуль (поддерживается только в 1С) и поступает в систему учета. При этом нужно обязательно сверить данные с оригиналом документа, чтобы исключить вероятность ошибок. Еще стоит добавить, что остается нерешенным вопрос с формой excel-документа. У многих поставщиков эта форма отличается друг от друга, нет универсального общепринятого формата. Это влечет дополнительные затраты на программиста 1С, чтобы он настроил внешнюю обработку в 1С.

Все же главным недостатком остается то, что, к сожалению, далеко не всегда можно договориться с поставщиками о таком обмене документами (в excel). Остаются проблемы с сопоставлением номенклатур, настройкой внешних обработок, проверкой поступления с оригиналом документа и т.д.

Минусы:

  • Большая часть поставщиков не желает переключаться на обмен документами в цифровом формате и вкладывать в это средства;
  • Отсутствие единой формы excel документов у поставщиков;
  • Программный модуль внешней обработки документов в excel-формате поддерживается только на 1С.

Плюсы:

  • Скорость обработки документов выше, чем при ручном вводе;
  • Меньший риск допущения ошибок, чем при ручном вводе.

 

Облачные сервисы распознавания и загрузки данных

Лет десять назад, возможно, способ ручного ввода первички был единственным и не имел аналогов, но сегодня на рынке появились серьезные программы по обработке и загрузке данных. Возможно, кто-то из Вас уже слышал про автоматизацию ввода данных из документов в систему учета? Вероятно некоторые даже пробовали соответствующее ПО и довольны результатом. Также в последние годы набирают популярность облачные системы учета: 1С фреш, Мое дело, Контур бухгалтерия… Люди доверяют облачным системам свои личные данные, такие, как данные по банковским картам, паспортные данные… Поэтому предлагаю поговорить о переходе на облачные сервисы обработки данных с первичных документов.

Как это работает на деле? Первый шаг — сфотографировать или отсканировать страницу документа, таким образом загрузив документ в сервис. Следующий шаг за Вас выполняет программа, она распознает документ, картинка преобразуется в текст. Программа запоминает однажды выполненное бухгалтером сопоставление номенклатуры и в будущем автоматически подставляет необходимую. Далее она проводит интеллектуальную проверку всех распознанных данных и сопоставляет с данными из справочников, указывая Вам на возможные ошибки, которые Вы можете самостоятельно исправить. На финишной прямой программный модуль выгружает обработанные данные в вашу систему учета. Все, готово!

Если Вы раньше тратили на ввод данных из документа и заведение в систему учета грубо говоря 10 минут, то тут Вы будете тратить в 5-7 раз меньше.

Плюсы:

  • Низкая вероятность ошибок при вводе данных;
  • Высокая скорость ввода данных с первички;
  • Значительная экономия времени и денег (в частности для среднего и малого бизнеса);
  • Возможность больше времени уделять приоритетным задачам;
  • Разнообразие способов загрузки документов (по электронной почте, через горячую папку, мобильное приложение или через браузер);
  • Автоматическая проверка реквизитов и правильности заполнения табличной части документов значительно снижает вероятность ошибок при подаче отчетности в налоговую;
  • Точное сопоставление номенклатуры и контрагентов из документа с соответствующими карточками ваших справочников 1С, при отсутствии таковых новые элементы создаются автоматически;
  • Отсутствие необходимости что-то менять в отношениях «покупатель-поставщик», не нужно убеждать поставщиков переходить на ЭДО. Вы у себя в организации меняете процесс с ручного на автоматический, применяя сервис.

Мы не отрицаем того, что программа полностью не освобождает бухгалтера от ручного ввода. Но если бухгалтер один в компании, сервис позволит освободить его время в разные периоды, как обычные, так и в авральные перед сдачей отчетности, что кстати особо здесь к месту. Однако, бывают организации, где для работы с первичкой нанимают отдельные штатные единицы. Поэтому, здесь нужно комплексно оценивать экономическую выгоду и затем принимать решение.

Приведем успешный кейс, по которому можно понять, что польза от применения сервиса по вводу первички очевидна.

Строительная компания получала многостраничную первичку с большим набором номенклатуры. Отдел бухгалтерии перестал справляться с таким объемом первички и появилась острая потребность в найме дополнительного персонала. Это показалось крайне невыгодно с экономической точки зрения, на взгляд руководителя. Ведь компания не является корпорацией, и не располагает бездонным бюджетом, чтобы раскидываться им налево и направо. Было это совпадением или нет, мы уже никогда не узнаем. Но, как раз в тот момент компания нашла и опробовала программу по автоматическому вводу данных Entera pro. В результате, бухгалтерам удалось выполнить всю работу в 7 раз быстрее. При этом, услуги сервиса им обошлись гораздо дешевле, чем найм дополнительного персонала.

Переход на ЭДО

Безусловно, самым оптимальным вариантом остается переход на ЭДО. В идеале он полностью  избавляет от бумажной работы и так делает всех счастливыми. Но если бы все было так просто, все бы давно перешли на него. Тут есть пара моментов. Перейти на ЭДО возможно только при условии, если ваши поставщики и клиенты подключены к оператору ЭДО. Обычно поставщикам нужна дополнительная мотивация, чтобы принять решение перейти на новый малознакомый формат взаимодействия. Оператор, в свою очередь, готов предложить приятный бонус в виде льготного или бесплатного обмена на определенный период. Также он предлагает помощь в решение вопросов по подключению контрагентов, поскольку он заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Бывает, что у вас с вашим контрагентом разные сервисы ЭДО, и никто не хочет уступать друг другу и переключаться на другого оператора. В этом случае Вы можете обратиться каждый к своему оператору и предложить им настроить обмен друг с другом.

Важно сказать, что всего 5% документооборота в России ведется по системе ЭДО. Для такой большой страны, как наша, эта цифра очень маленькая и растет крайне медленно.

Проблема особенно актуальна для предприятий, у кого много поставщиков. Им поступает большой объем документов от разных контрагентов. Убедить каждого поставщика в переходе на эдо почти нереально. Более того, если поставщики крупные, с большой буквы, то склонить их к ЭДО при отсутствии желания у руководства, вряд ли кому по силам. В целом, поставщиков можно стимулировать расчетами затрат на бумажный документооборот и времени, потраченного без особой пользы.

Теперь ближе к самой приятной части, плюсам использования в своем бизнесе электронного документооборота.

Плюсы:

  • Быстрая скорость обмена документами;
  • Сокращение затрат на расходные материалы и специальный персонал;
  • Вероятность допущения ошибок значительно ниже, чем при ручном вводе;
  • Оперативность отклика бизнеса на запросы клиентов, снижение времени на оприходование товаров. Возможность для отдела продаж быстро проводить реализацию и фактически отгружать товар Заказчикам;
  • Авто-проверка корректности заполнения первички снижает налоговые риски;

Минусы:

  • Необходимость в изменении внешних и внутренних бизнес-процессов;
  • Нежелание многих поставщиков переходить на ЭДО, необходима дополнительная мотивация;
  • Отсутствие возможности в настоящем полностью перейти на ЭДО, отказавшись от бумажного документооборота;

 

ВЫВОД:

Сравнивая преимущества и недостатки всех рассмотренных нами вариантов, целесообразно отдать свой голос в пользу облачных сервисов ввода данных. Главной причина заключается в том, что это единственный современный и удобный способ оптимизировать рутинную работу, при этом не меняя бизнес-процессы внутри и вовне предприятия и расходуя меньший бюджет, чем при других вариантах обработки документов.  

Если Вы все еще сомневаетесь, стоит ли автоматизировать ввод первички в 1С или в любой другой учетной системе, Все очевидно – облачные сервисы по вводу данных удобны в использовании и при этом позволяют экономить время и деньги. Автоматизация бизнеса – это ваш успех в будущем. Поэтому вперед в будущее с заряженными на успех глазами.

14160cookie-checkСпособы ввода первичных документов: загрузка через excel, облачный сервис Entera.pro или ЭДО