Электронное хранение документов в небольшой компании: на грани выгоды и удобства

Время внушительных подшивок и бесконечных ворохов картонных папок-дел для бухгалтерии безвозвратно прошло. Сегодня компании уверенно переходят на электронный документооборот, где все данные и цифры надежно хранятся в памяти умной техники, а поиск нужных сведений за любой период времени занимает доли секунды. 

Вопрос организации электронного хранилища отработан до мелочей, и мы не раз останавливались на нем в своих профессиональных консультациях. Однако в море компьютерных решений наиболее уютно чувствуют себя «крупные рыбы» — предприятия с внушительным документооборотом. Для них любые вложения в IT-технологии для бухгалтерского учета неизменно оправданы стабильной прибылью и ощутимым удобством.

А вот небольшим компаниям бывает нелегко. В поисках подходящих систем для организации ЭДО в офисе на 5-10 человек им приходится лавировать между двух крайностей – слишком дорогими профессиональными решениями или бесплатными демо-версиями, где нужные функции представлены в самом примитивном и ограниченном формате. Есть ли здесь «золотая середина», которая обеспечит компании полноценный учет и безопасный электронный документооборот без огромных затрат? 

В поисках оптимального решения

Вопрос выбора способа хранения электронных документов возникает по мере появления новых офисных сотрудников. Даже 4-5 человек учетного отдела должны иметь постоянный доступ к базе бухгалтерской первички и синтетическим счетам для качественного выполнения своих прямых обязанностей. А если компания успешно развивается, и в ней уже насчитываются десятки кадровых, складских, управленческих и транспортных бумаг, требуется в срочном порядке организовать хранение документов в наиболее удобном электронном формате. Для решения проблемы предусмотрены:

1. Виртуальные диски сервисов Google, Yandex или Dropbox. Адаптация для начинающих пользователей и интуитивно понятная схема работы делают такие хранилища документов доступными как для молодых специалистов, так и для профи 60+, многие из которых до сих пор боятся компьютера и не доверяют ему. Для небольших компаний на 2-3 сотрудника, индивидуальных предпринимателей и самозанятых такое решение можно назвать оптимальным. Пользование внешними виртуальными дисками полностью бесплатно, в них можно создавать отдельные папки и подкатегории для упорядоченного размещения бумаг. Однако есть и недостатки – опция создания иерархии данных здесь не предусмотрена, как и поиск по наименованию. А если кто-то из сотрудников забыл отсканировать входящую накладную или перепутал папки, неприятных недоразумений и длительных поисков не избежать. 
2. Специальные системы ECM для крупных компаний. Эти решения поистине безупречны. С их помощью можно не только хранить электронные копии, но и легко выстраивать взаимное согласование бумаг, своевременно отправлять их на подписание и пересылать контрагенту, выполнять другие необходимые действия в автоматическом режиме. Однако для небольшого предприятия все перечисленные «навороты» могут оказаться бесполезными, и платить за них достаточно крупные суммы будет очень обидно. 
3. Альтернативное решение,  как организовать централизованное хранение документов, предлагают разработчики систем классов BPM (например, ELMA) и корпоративные порталы (например, Битрикс 24). В них отлично сочетаются универсальность и гибкость опций с учетом специфики деятельности компании и ее первоочередных задач. Однако все настройки осуществляются только при участии IT-специалиста, которого нужно найти, принять на работу и платить заработную плату без учета фактической загрузки. Для небольшой компании, делающей первые робкие шаги в бизнесе, все это экономически нецелесообразно. 

Как организовать централизованное хранение документов? Спросите у Entera! 

Есть еще одно профессиональное решение, благодаря которому небольшая компания сможет легко хранить и быстро обрабатывать различные виды электронных документов. Мультисервис Entera для автоматического распознавания данных хорошо знаком тысячам учетных специалистов, работающих с первичкой. Однако это лишь одна из его многочисленных опций, список которых дополняют: 

• Оцифровка бумажных документов с их дальнейшим экспортом на компьютеры бухгалтерии или во внешние корпоративные системы.  
• Размещение сведений в архиве, где можно в любой момент за пару кликов найти нужную бумагу.  
• Распознавание и мгновенное разнесение данных по счетам аналитического и синтетического учета. 
• Работа с 13-ю видами документов, в том числе с договорами и приложениями, приказами и соглашениями, авансовыми отчетами, ТОРГ-2 и ГТД, актами сверки и отчетами агентов. 

Воспользоваться всеми перечисленными опциями вы сможете на самых интересных условиях:

• Плата за пользование сервисом определяется согласно выбранному тарифу — Базовый, Профи, Бизнес и Эксперт — в зависимости от количества обработанных документов. Мы смело меняем законы математики: чем больше бумаг вы архивируете, тем меньше стоимость их оцифровки. 
• Хранение и архивирование данных для пользователей Entera полностью бесплатны. 

Рассказ о преимуществах Entera – не просто красивая реклама. Наша компания уже длительное время успешно использует сервис для работы с внутренней документацией и знает, насколько полезными могут оказаться его возможности в повседневной работе бухгалтера, секретаря, кадровика или делопроизводителя.  

Оцените простоту и удобство использования электронного архива Entera уже сейчас. Загрузите 10 документов в Entera бесплатно и воспользуйтесь фильтрами для быстрого поиска и скачивания необходимых вам документов или реестра.

Чтобы узнать больше об электронном архиве Entera и получить бесплатный доступ  зарегистрируйтесь по этой ссылке.

Остались вопросы? Звоните нам на 8 (800) 550-46-62 или оставляйте заявку на сайте!