Оставьте заявку
и мы свяжемся с вами в течение 24 часов!
Мы свяжемся с вами в течение 24 часов!
Мы свяжемся с вами в течение 24 часов!
Мы свяжемся с вами в течение 24 часов!
Как создать электронный архив бухгалтерских документов
/
Как создать электронный архив бухгалтерских документов
/
Действующее законодательство предписывает хранить бухгалтерские документы в течение пяти лет и более (ст.29 Закона № 402-ФЗ). Для крупных компаний с интенсивным документооборотом этот срок означает постепенное превращение бухгалтерии в склад из сотен пыльных папок с пожелтевшими листами бумаги. А если возникает необходимость срочно найти «старую» накладную или акт, подготовиться к проверке ФНС или ответить на запрос контрагента, их поиски могут занять немало рабочих часов или даже дней.
Не менее сложен перевод первички в электронный вид – утомительное сканирование, распознавание и размещение документов в специальной папке на ПК или сервере, которая может случайно исчезнуть при сбое или повреждении техники.
За услугу облачного хранения нужно платить, а намерение распечатывать каждый входящий лист для перевода в привычный вещественный формат потребует расходов на бумагу.
Ситуация кажется безвыходной, но только для тех, кто еще не знаком с возможностями сервиса Entera. В нем предусмотрено удобное и безопасное хранение электронных документов в архиве, пополнение которого занимает считанные минуты, а поиск выполняется в пару кликов мыши.
Не менее сложен перевод первички в электронный вид – утомительное сканирование, распознавание и размещение документов в специальной папке на ПК или сервере, которая может случайно исчезнуть при сбое или повреждении техники.
За услугу облачного хранения нужно платить, а намерение распечатывать каждый входящий лист для перевода в привычный вещественный формат потребует расходов на бумагу.
Ситуация кажется безвыходной, но только для тех, кто еще не знаком с возможностями сервиса Entera. В нем предусмотрено удобное и безопасное хранение электронных документов в архиве, пополнение которого занимает считанные минуты, а поиск выполняется в пару кликов мыши.
Как можно архивировать бухгалтерские документы
- Хранение первички в бумажном виде – распечатка всех накладных, счетов и актов с дальнейшим подшиванием в папки и сдачей в архив. Неудобно, дорого, затратно и небезопасно из-за риска хищения, порчи или утраты документов.
- Хранение первичных документов в электронном виде после оцифровки бумажного архива. Слишком долгий процесс, для которого потребуется освободить от основных обязанностей одного или нескольких сотрудников для сканирования и сортировки данных. Для небольшой бухгалтерии это означает снижение производительности труда и нерациональное использование рабочего времени. А если архив планируется разместить на сервере компании-аутсорсера, организационные расходы увеличатся на несколько десятков тысяч рублей в год.
- Создание электронного архива в используемой системе учета, выбор в пользу ECM (Enterprise Content Management) или ЭДО. Переход на новый формат хранения документов также требует затрат и времени на внедрение, а еще заставляет перестроить работу учетного отдела и внести изменения в коды используемой программы.
Несмотря на отдельные недостатки существующих предложений, создание электронного архива имеет ощутимые преимущества перед хранением бумажных документов:
Большинство сервисов распознавания и ввода первичных документов в 1С делают акцент непосредственно на передаче документов в учетную систему, в то время как Entera предоставляет еще и возможности по автоматическому сопоставлению данных, архивированию бухгалтерских документов согласно заданным параметрам. Все это входит в стандартный пакет услуг и не требует дополнительных настроек и бюджета.
- Удобство размещения и доступа. Для создания электронного архива не потребуется выделять свободное помещение, а для транспортировки – заказывать грузовой автомобиль. Данные и электронные версии первичных документов будут доступны в режиме 24/7, в том числе в удаленном доступе. При этом они будут надежно защищены от несанкционированного просмотра и повреждения благодаря системе защиты данных и шифрования. Также в электронном архиве, как правило, предусмотрена функция резервного копирования, которая поможет в считанные минуты восстановить данные в случае поломки базы 1С.
- Скорость и производительность. Поиск нужного документа в электронном архиве займет несколько минут. Благодаря фильтру можно задать название, дату составления или другой параметр, чтобы на экран были выведены соответствующие результаты.
- Неограниченные возможности структурирования данных. Сотни тысяч входящих документов, различные способы классификации (дата, тип, контрагент, счет) – настроить электронный архив можно под любые требования учета.
- Масштабируемость. Размеры электронного архива ограничены только вместимостью жесткого диска или SSD, который в любой момент можно заменить более емким устройством. В случае использования облачного сервиса, вам не придется думать о размере диска.
Большинство сервисов распознавания и ввода первичных документов в 1С делают акцент непосредственно на передаче документов в учетную систему, в то время как Entera предоставляет еще и возможности по автоматическому сопоставлению данных, архивированию бухгалтерских документов согласно заданным параметрам. Все это входит в стандартный пакет услуг и не требует дополнительных настроек и бюджета.
Как создать электронный архив документов с Entera: несколько простых шагов
Не стоит думать, что сервис Entera – всего лишь еще один вариант электронного архивирования, который отличается от аналогов только интерфейсом. При его создании мы предусмотрели решение целого ряда практических вопросов, актуальных для современного бухгалтера.
За исправной работой сервиса круглосуточно следит команда наших технических специалистов. Они готовы в оперативном порядке решить любую возникшую проблему и делают все возможное для дальнейшего совершенствования Entera.
Не стоит думать, что сервис Entera – всего лишь еще один вариант электронного архивирования, который отличается от аналогов только интерфейсом. При его создании мы предусмотрели решение целого ряда практических вопросов, актуальных для современного бухгалтера.
- Перевод бумажного архива в электронный
- Точное распознавание 13-ти видов документов
- Договор
- Приложение к договору
- Дополнительное соглашение
- ТОРГ-2
- Приказ
- Детализация\Спецификация
- Авансовый отчет
- Отчет агента
- ГТД
- Письмо
- Письмо на возврат
- Акт сверки
- Акт зачета
- Мгновенный поиск по указанным параметрам или экспорт бухгалтерских документов
- Выгрузка электронного архива документов в 1С или другую корпоративную систему учета
- Облачный формат сервиса
- Гарантии безопасности и конфиденциальности
- Удобство формирования подборки под запрос аудиторов и инспекторов ФНС
За исправной работой сервиса круглосуточно следит команда наших технических специалистов. Они готовы в оперативном порядке решить любую возникшую проблему и делают все возможное для дальнейшего совершенствования Entera.
Оцените удобство сервиса Entera на собственном опыте
Сервис распознавания и ввода первички будет помощником каждому практикующему бухгалтеру. Для того, чтобы оценить возможности и преимущества сервиса Entera, потребуется два простых шага.
Просто заполните форму регистрации или оставьте заявку на нашем сайте.
Новые пользователи смогут бесплатно отсканировать и завести в систему 10 страниц, а затем выбрать подходящий тариф с учетом объема документооборота.
Остались вопросы? Пишите нам на info@entera.pro или звоните по телефону 8 (800) 550-46-62.
Сервис распознавания и ввода первички будет помощником каждому практикующему бухгалтеру. Для того, чтобы оценить возможности и преимущества сервиса Entera, потребуется два простых шага.
Просто заполните форму регистрации или оставьте заявку на нашем сайте.
Новые пользователи смогут бесплатно отсканировать и завести в систему 10 страниц, а затем выбрать подходящий тариф с учетом объема документооборота.
Остались вопросы? Пишите нам на info@entera.pro или звоните по телефону 8 (800) 550-46-62.
Закажите демонстрацию сервиса
Специалист Entera расскажет о возможностях сервиса, покажет процесс автоматического ввода документов в учетную систему, ответит на ваши вопросы.