Как создать электронный архив бухгалтерских документов
/
Как создать электронный архив бухгалтерских документов
/
Действующее законодательство предписывает хранить бухгалтерские документы в течение пяти лет и более (ст.29 Закона № 402-ФЗ). Для крупных компаний с интенсивным документооборотом этот срок означает постепенное превращение бухгалтерии в склад из сотен пыльных папок с пожелтевшими листами бумаги. А если возникает необходимость срочно найти «старую» накладную или акт, подготовиться к проверке ФНС или ответить на запрос контрагента, их поиски могут занять немало рабочих часов или даже дней.

Не менее сложен перевод первички в электронный вид – утомительное сканирование, распознавание и размещение документов в специальной папке на ПК или сервере, которая может случайно исчезнуть при сбое или повреждении техники.

За услугу облачного хранения нужно платить, а намерение распечатывать каждый входящий лист для перевода в привычный вещественный формат потребует расходов на бумагу.

Ситуация кажется безвыходной, но только для тех, кто еще не знаком с возможностями сервиса Entera. В нем предусмотрено удобное и безопасное хранение электронных документов в архиве, пополнение которого занимает считанные минуты, а поиск выполняется в пару кликов мыши.

Как можно архивировать бухгалтерские документы

  1. Хранение первички в бумажном виде – распечатка всех накладных, счетов и актов с дальнейшим подшиванием в папки и сдачей в архив. Неудобно, дорого, затратно и небезопасно из-за риска хищения, порчи или утраты документов.
  2. Хранение первичных документов в электронном виде после оцифровки бумажного архива. Слишком долгий процесс, для которого потребуется освободить от основных обязанностей одного или нескольких сотрудников для сканирования и сортировки данных. Для небольшой бухгалтерии это означает снижение производительности труда и нерациональное использование рабочего времени. А если архив планируется разместить на сервере компании-аутсорсера, организационные расходы увеличатся на несколько десятков тысяч рублей в год.
  3. Создание электронного архива в используемой системе учета, выбор в пользу ECM (Enterprise Content Management) или ЭДО. Переход на новый формат хранения документов также требует затрат и времени на внедрение, а еще заставляет перестроить работу учетного отдела и внести изменения в коды используемой программы.
Несмотря на отдельные недостатки существующих предложений, создание электронного архива имеет ощутимые преимущества перед хранением бумажных документов:

  • Удобство размещения и доступа. Для создания электронного архива не потребуется выделять свободное помещение, а для транспортировки – заказывать грузовой автомобиль. Данные и электронные версии первичных документов будут доступны в режиме 24/7, в том числе в удаленном доступе. При этом они будут надежно защищены от несанкционированного просмотра и повреждения благодаря системе защиты данных и шифрования. Также в электронном архиве, как правило, предусмотрена функция резервного копирования, которая поможет в считанные минуты восстановить данные в случае поломки базы 1С.
  • Скорость и производительность. Поиск нужного документа в электронном архиве займет несколько минут. Благодаря фильтру можно задать название, дату составления или другой параметр, чтобы на экран были выведены соответствующие результаты.
  • Неограниченные возможности структурирования данных. Сотни тысяч входящих документов, различные способы классификации (дата, тип, контрагент, счет) – настроить электронный архив можно под любые требования учета.
  • Масштабируемость. Размеры электронного архива ограничены только вместимостью жесткого диска или SSD, который в любой момент можно заменить более емким устройством. В случае использования облачного сервиса, вам не придется думать о размере диска.

Большинство сервисов распознавания и ввода первичных документов в 1С делают акцент непосредственно на передаче документов в учетную систему, в то время как Entera предоставляет еще и возможности по автоматическому сопоставлению данных, архивированию бухгалтерских документов согласно заданным параметрам. Все это входит в стандартный пакет услуг и не требует дополнительных настроек и бюджета.
Как создать электронный архив документов с Entera: несколько простых шагов

Не стоит думать, что сервис Entera – всего лишь еще один вариант электронного архивирования, который отличается от аналогов только интерфейсом. При его создании мы предусмотрели решение целого ряда практических вопросов, актуальных для современного бухгалтера.

  • Перевод бумажного архива в электронный
Документы могут загружаться пачкой в произвольном порядке. Система распознавания самостоятельно распределит их по видам и назначению, оптимизирует размер и присвоит уникальное наименование.

  • Точное распознавание 13-ти видов документов
Сервис Entera хорошо «знаком» с основными типами бухгалтерских документов:

  1. Договор
  2. Приложение к договору
  3. Дополнительное соглашение
  4. ТОРГ-2
  5. Приказ
  6. Детализация\Спецификация
  7. Авансовый отчет
  8. Отчет агента
  9. ГТД
  10. Письмо
  11. Письмо на возврат
  12. Акт сверки
  13. Акт зачета

  • Мгновенный поиск по указанным параметрам или экспорт бухгалтерских документов
Достаточно ввести в фильтр поиска любой реквизит – дату, тип, наименование его получателя или общую сумму, и система за несколько секунд найдет все данные, что соответствуют запрошенным критериям.

  • Выгрузка электронного архива документов в 1С или другую корпоративную систему учета
Entera может использоваться совместно с современными бухгалтерскими программами, поэтому сразу после формирования электронный архив можно загружать в учетную базу.

  • Облачный формат сервиса
Нет необходимости приобретать дополнительный компьютер или сервер для хранения бухгалтерских документов. Электронный архив размещается в облаке и доступен из любой точки мира, где есть интернет.

  • Гарантии безопасности и конфиденциальности
Сервис Entera такой же безопасный, как ваш онлайн-банк. Мы используем для шифрования проверенные протоколы, чтобы исключить любую утечку коммерческой информации. Высший уровень организации безопасности данных подтверждает сертификат соответствия ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2005 (ISO/IEC 27001:2005) «Система менеджмента информационной безопасности при осуществлении деятельности по разработке программного обеспечения».

  • Удобство формирования подборки под запрос аудиторов и инспекторов ФНС
Все загруженные бухгалтерские документы надежно хранятся на сервере, поэтому вы можете в любой момент сформировать комплект бумаг по дате, наименованию контрагента или ключевому слову. А ссылка на скачивание подготовленного набора документов будет отправлена на указанный адрес электронной почты.

За исправной работой сервиса круглосуточно следит команда наших технических специалистов. Они готовы в оперативном порядке решить любую возникшую проблему и делают все возможное для дальнейшего совершенствования Entera.
Оцените удобство сервиса Entera на собственном опыте
Сервис распознавания и ввода первички будет помощником каждому практикующему бухгалтеру. Для того, чтобы оценить возможности и преимущества сервиса Entera, потребуется два простых шага.

Просто заполните форму регистрации или оставьте заявку на нашем сайте.
Новые пользователи смогут бесплатно отсканировать и завести в систему 10 страниц, а затем выбрать подходящий тариф с учетом объема документооборота.


Остались вопросы? Пишите нам на info@entera.pro или звоните по телефону 8 (800) 550-46-62.
Закажите демонстрацию сервиса
Специалист Entera расскажет о возможностях сервиса, покажет процесс автоматического ввода документов в учетную систему, ответит на ваши вопросы.