Блог-лента Entera

Как организовать хранение первички в соответствии с требованиями ФНС

2025-11-19 15:42
  1. Виды и особенности первичных документов
  2. Как определить срок хранения первичных бухгалтерских документов
  3. Как хранить первичные документы? Ответственность за сохранность бумажных и электронных бланков
  4. Срок хранения первичных бухгалтерских документов
  5. В каких случаях срок хранения первичных бухгалтерских документов может быть изменен
  6. Как хранить первичные документы при ликвидации компании?
  7. Организация хранения документов
  8. Что делать, когда истек срок хранения документов
  9. Рекомендации по правилам хранения первичных бухгалтерских документов
  10. Почему важно строго соблюдать правила хранения первичных бухгалтерских документов
  11. Электронный архив вместе с Entera: под знаком 100%-ной надежности
  12. Как хранить первичные документы без затрат и с гарантией их безопасности?
{$co}
Ежедневная деятельность компаний и индивидуальных предпринимателей подразумевает создание определенного количества первичных документов в бумажной и электронной форме. Их необходимо формировать и хранить в соответствии с законодательными нормами, чтобы иметь на руках подтверждение хозяйственных операций и в случае споров отстаивать свои интересы. При этом важно учитывать, что срок хранения первичных бухгалтерских документов отличается в зависимости от типа и назначения бланка. Например, годовая финансовая отчетность подлежит бессрочному сохранению, тогда как внутренний трудовой распорядок сохраняет лишь в течение одного года.

Благодаря соблюдению правил хранения первичных бухгалтерских документов компания сумеет:

  • отстоять права организации в судебных разбирательствах при возникновении конфликтов с партнерами;
  • передать в государственные инстанции сведения о предыдущих работниках для подтверждения профессионального стажа или восстановления данных трудовой книжки;
  • доказать правомерность проведенных хозяйственных операций;
  • своевременно отреагировать на запросы от кредитных организаций или Федеральной налоговой службы.

В случае непредоставления запрашиваемой документации в установленные сроки сотрудники ФНС имеют право применить финансовые санкции за несоблюдение правил хранения первичных бухгалтерских документов, а также произвести доначисление обязательных платежей и страховых взносов, расчет которых не был подтвержден в установленном порядке.
Проще и быстрее работать с первичными документами вам поможет мультисервис Entera. Он тратит на внесение одного документа не более 2 минут независимо от количества страниц.

👉 Узнайте подробнее о всех возможностях!

Виды и особенности первичных документов

К первичным учетным документам в бухгалтерии относятся формы, фиксирующие факт хозяйственной операции. Под этим понятием подразумеваются действия и соглашения, непосредственно относящиеся к предпринимательской деятельности и связанные с получением прибыли.

Вопросы, как хранить первичные документы, подробно рассматривает Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно его положениям сбор и оформление бланков должны производиться в строгом соответствии с условиями данного нормативного акта. Это позволяет обосновать произведенные затраты и продемонстрировать налоговой службе корректность исчисления обязательств.

Правила хранения первичных бухгалтерских документов указывают: формирование первичного документа осуществляется непосредственно в момент проведения хозяйственной операции, поскольку он служит доказательством ее выполнения. Например, в рамках сделки купли-продажи подготовкой такой документации обычно занимается поставщик, а в арендных отношениях — арендатор. Если одновременное составление документа в момент операции невозможно, его следует оформить сразу после завершения сделки (пункт 3 статьи 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Состав пакета первичных бухгалтерских документов подбирают в зависимости от специфики конкретной операции. Кроме того, вся входящая и исходящая документация подлежит обязательной проверке на предмет корректности заполнения и наличия всех установленных законом реквизитов. Неточности, допущенные компанией или ее контрагентами, могут иметь самые серьезные последствия. Так, ФНС вправе отказать в принятии к учету документа с неточностями и произвести доначисление обязательных платежей.
Мультисервис Entera работает с любыми видами бухгалтерской «первички» — получает, распознает тип, считывает информацию и формирует соответствующую запись в 1С или другой учетной системе.

👉 Узнать больше!

Как определить срок хранения первичных бухгалтерских документов

Сроки и правила хранения первичных бухгалтерских документов разработаны для всех категорий документов с обязательным последующим закреплением этих норм во внутренней документации предприятия. В ситуации, когда нормативные акты содержат противоречивые указания относительно сроков, наиболее надежной стратегией является применение максимального из предусмотренных периодов (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).

Уточнить срок хранения первичных бухгалтерских документов позволяют:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Налоговый кодекс РФ;
  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236;
  • ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Если в Перечне Росархива срок хранения для конкретного документа обозначен формулировкой «до минования надобности», организация вправе самостоятельно определить продолжительность хранения. Однако установленный период не может составлять менее одного года (п. 4.6 Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Как хранить первичные документы? Ответственность за сохранность бумажных и электронных бланков

Юридические лица обязаны гарантировать сохранность всей документации как на бумажных, так и на электронных носителях независимо от способа их создания и типа носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). При этом продолжительность хранения не определяется способом составления документа (п. 4.2 Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Документация подлежит хранению в оригинальном формате создания: бумажные носители не допускается переводить в цифровой вид, а электронные — распечатывать на бумаге с последующим уничтожением оригиналов.

Для физического хранения бумажных носителей потребуются все необходимые принадлежности: папки, стеллажи и специально оборудованные помещения, требования к которым регламентированы Правилами из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронные файлы, заверенные цифровой подписью, также требуют специального режима хранения, что исключает риск утраты или повреждения данных, с обязательным переносом информации на современные носители по мере технологического устаревания выбранных ранее.

Нарушение установленных правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет административную ответственность согласно ст. 13.20 КоАП РФ. Чаще это предупреждение или денежное взыскание в размере:

  • 1 000–3 000 рублей для индивидуальных предпринимателей;
  • 3 000–5 000 рублей для должностных лиц (руководителя, главного бухгалтера);
  • 5 000–10 000 рублей для юридических лиц.

Непредставление по требованию ФНС утраченных или преждевременно уничтоженных документов влечет финансовые санкции, размер которых зависит от характера запроса:

  • при запросе вне рамок проверочных мероприятий — 5 000 рублей;
  • при повторном нарушении в течение календарного года — 20 000 рублей (ст. 129.1 НК РФ);
  • в рамках камеральной или выездной налоговой проверки — 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).
Использование Entera в повседневной работе бухгалтерии защитит вас от штрафов и нареканий налоговой.
С этим мультисервисом ваша «первичка» будет обрабатываться и храниться так, как того требует закон.

👉 Узнайте подробнее о возможностях мультисервиса!

Срок хранения первичных бухгалтерских документов

Согласно положениям Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вся документация подлежит хранению минимум в течение пяти лет (пункт 1 статьи 29). В свою очередь, Налоговый кодекс РФ устанавливает различные временные периоды: четыре года для документов, служащих основанием для налогового учета и исчисления налогов (подпункт 8 пункта 1 статьи 23), и шестилетний срок для бумаг, связанных с расчетом страховых взносов (подпункт 6 пункта 3.4 статьи 23).

Как хранить первичные документы, если они одновременно относятся как к бухгалтерскому, так и к налоговому учету? В подобных ситуациях рекомендуется применять принцип использования максимального из предусмотренных сроков, чтобы избежать возможных рисков и не получить штраф.

Основные сроки хранения бухгалтерских документов собраны в таблице.
Название документа
Срок хранения
Бухгалтерская отчетность (годовая)
Постоянно
Первичные учетные документы (кассовые, банковские, накладные, платежи и др.)
5 лет (с возможностью продления при проверках)
Регистры бухгалтерского учета
5 лет при проверках
Аудиторские заключения
5 лет после отчетного года, отчетность — постоянно
Документы учетной политики
5 лет после замены
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы
6 лет, если нет лицевых счетов: до 50-75 лет
Дебиторская и кредиторская задолженность
5 лет после погашения долга
Акты приемки услуг и работ по договорам ГПХ
50-75 лет в зависимости от года оформления
Документы о переоценке и списании основных средств
5 лет после выбытия
Документы по расчетам и уплате страховых взносов
6 лет
Счета-фактуры
5 лет
Книги покупок и продаж
5 лет
Налоговые регистры
5 лет после снятия задолженности
Декларации и расчеты по налогам
5 лет
Трудовые договоры, контракты
50-75 лет в зависимости от года оформления
Личные карточки и дела работников
50-75 лет
Приказы об отпусках, командировках
3-5 лет (по видам) с продлением при особых условиях
Табели учета рабочего времени
5 лет, при особо вредных условиях 50-75 лет
Документы о травмах и несчастных случаях
45 лет, при крупных ущербах и жертвах — постоянно
Храните документы в электронном архиве от Entera. Здесь они будут надежно защищены от порчи, а поиск нужного бланка для проверки срока его хранения займет несколько секунд.

👉 Попробовать бесплатно!

В каких случаях срок хранения первичных бухгалтерских документов может быть изменен

Срок хранения первичных бухгалтерских документов продлевают в следующих случаях:

  1. При наличии налоговых или судебных споров, проверок, ревизий — документы, относящиеся к делу, хранят до окончательного решения или снятия претензий, что позволит защитить интересы организации.
  2. Если документы подтверждают перенос убытков или другие налоговые вычеты, срок хранения может быть увеличен до 10-15 лет в зависимости от периода переноса.
  3. Документы, используемые для подтверждения расчетов с бюджетом, выплаты зарплаты, социальных выплат, подлежат хранению в течение длительного времени (например, справки, расчетные ведомости могут храниться до 75 лет).
  4. Для некоторых видов договоров и сделок сроки хранения увеличены — например, договора дарения имущества хранят до ликвидации организации. Договоры кредита, лизинга, залога недвижимости также имеют увеличенные сроки хранения.
  5. Если в организации проходят аудиторские проверки или строго контролируется документооборот, сроки хранения документов могут продлеваться с учетом проверки или согласно срокам, указанным в приказе об учетной политике.
  6. Если для обеспечения контроля нужно сохранить оригиналы входящих документов, сроки их хранения могут корректироваться.

Таким образом, продление сроков хранения первичных бухгалтерских документов связано с необходимостью хранения для правовой защиты, проведения проверок, учета долговременных обязательств и особенностей отдельных видов данных. Основное правило — хранить документы до тех пор, пока существует юридическая или экономическая необходимость подтверждения данных, но не менее минимальных сроков, установленных законодательством.

Согласно правилам хранения первичных бухгалтерских документов бланки бухгалтерского и налогового учета могут сохраняться в электронной форме, если иное прямо не установлено действующим законодательством. При этом размещение таких документов на машинных носителях должно осуществляться с соблюдением требований Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" с обязательным использованием усиленной КЭП, которая приравнивается к собственноручной подписи на бумажном документе.

Как хранить первичные документы при ликвидации компании?

В случае прекращения деятельности компании до истечения установленных сроков хранения документации уничтожение последней не допускается.

Порядок обращения с документами ликвидированных организаций регламентируется статьей 23 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно его требованиям данные подлежат передаче в муниципальный архив на основе предварительно заключенного договора.

Документация с постоянным сроком хранения и кадровые документы передаются в государственный архив в обязательном порядке, тогда как хранение остальных категорий документов может быть организовано внутри компании.
Мультисервис Entera умеет работать и с бумажными, и с электронными бланками.

Организация хранения документов

Чтобы соблюсти правила хранения первичных бухгалтерских документов, компания обязана обеспечить безопасные условия длительного размещения данных бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Организации и граждане вправе создавать собственные архивы с целью хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных бланков (ст. 13 Закона № 125-ФЗ).

Отвечая, как хранить первичные документы, эксперты рекомендуют выделить для этого отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, чтобы исключить выцветание бланков в результате длительного воздействия солнечного света. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, а на входе в архив стоит установить металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение с целью уничтожения или порчи документов.

В архиве отдельно составляют описи дел для:

  • постоянного хранения;
  • временного (свыше 10 лет) хранения;
  • документов по личному составу.

Также оформляют акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В него включают дела с истекшими по Перечню сроками, после чего документы отправляют на уничтожение.

Согласно правилам хранения первичных бухгалтерских документов обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются описью для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с подтверждающими документами должны быть собраны по времени оформления и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться без обязательного переплетения, но подшитыми в папках во избежание их утери или возможной подделки.

По правилам хранения первичных бухгалтерских документов сохранность данных бухгалтерской и налоговой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации работникам или иным лицам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению ответственного должностного лица.

Что делать, когда истек срок хранения документов

Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает документы и составляет протокол с повесткой и решением, после чего члены комиссии скрепляют его своей подписью

Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:

  • сжечь;
  • обработать химическими веществами;
  • измельчить с помощью шредера.

После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, где также указывают данные о компании и уничтоженных документах.
Благодаря надежному архиву от Entera вы не потеряете ни один нужный документ. И внезапный аудит ФНС или требование предоставить документы для проверки отчетности не застанут вас врасплох.

👉 Попробовать бесплатно!

Рекомендации по правилам хранения первичных бухгалтерских документов

Чтобы соблюсти правила хранения первичных бухгалтерских документов, рекомендуется оптимизировать процесс для снижения трудозатрат и обеспечения сохранности данных. Наиболее эффективными станут следующие решения:

  • Ведение реестров документов с указанием наименования документа, даты создания, срока хранения и ответственного лица. Это позволит быстро находить нужные документы и контролировать сроки их хранения.
  • Постоянная проверка сроков хранения. Можно установить автоматизированные напоминания о приближении окончаний сроков хранения документов, что позволит своевременно продлить срок или организовать безопасное уничтожение устаревших бумаг.
  • Использование специализированных сервисов и систем электронного архива. Сегодня пользователям доступны облачные решения и программные комплексы, которые обеспечивают надежное хранение документов, контроль версий, защиту от изменений, архивное цифровое подписание и удобный поиск.
  • Переход на электронный документооборот. Можно переводить бумажные документы в электронный формат с соблюдением требований законодательства, что значительно снижает расходы на печать и хранение, а также упрощает доступ и передачу документов.
  • Регулярное резервное копирование. Резервные копии электронных архивов в разных физических и облачных локациях помогут защитить данные от потерь, сбоев техники и чрезвычайных ситуаций.
  • Обучение сотрудников. Необходимо обучить персонал основам ведения документооборота и обращению с архивом, чтобы сократить риски ошибок и обеспечить соблюдение правил хранения данных.
  • Оптимизация пространства. Для бумажных документов следует использовать компактные системы хранения — вертикальные архивные шкафы, стеллажи с маркировкой. Важно регулярно проводить ревизию и уничтожение документов, срок хранения которых уже истек.
  • Правила безопасности. Важно обеспечить доступ к документам только уполномоченным сотрудникам и использовать средства защиты от несанкционированного доступа — пароли, шифрование, системы контроля.

Таким образом, грамотно выстроенная система реестров, автоматизированных напоминаний, цифровой архивации и контроля безопасности значительно повышает эффективность и юридическую надежность хранения бухгалтерской документации.
Использование Entera — проверенный способ оптимизации работы с первичными документами: от момента их получения до размещения в архиве.

Почему важно строго соблюдать правила хранения первичных бухгалтерских документов

Соблюдение сроков хранения первичных бухгалтерских документов — важная часть эффективного управления компанией и защиты ее интересов. Правильное размещение данных позволяет избежать санкций со стороны контролирующих органов, обеспечивает юридическую защиту при возникновении споров и проведении налоговых аудитов. Четкое соблюдение нормативных сроков способствует прозрачности финансовой отчетности и упрощает доступ к необходимым сведениям для сотрудников и проверяющих.

В свою очередь, нарушение сроков хранения может привести к утрате важных данных, затруднениям при подтверждении сделок и расчетов, а также другим нежелательным юридическим и налоговым последствиям. Поэтому организация хранения с акцентом на строгое соблюдение установленных сроков — залог законности и стабильности бизнеса.

Вместе с Entera вы обеспечите соблюдение законодательства по всем вопросам, связанным с обработкой и хранением первичных документов в течение определенного срока.

Электронный архив вместе с Entera: под знаком 100%-ной надежности

Автоматическое создание надежного электронного архива для хранения тысяч первичных документов вашему вниманию предлагает мультисервис Entera. Одновременно с получением и сканированием информации он размещает бланки на хранение и прикрепляет сканы к соответствующим записям в 1С. Здесь все документы хранятся по разделам с учетом типа бланка, поэтому их поиск по известным реквизитам занимает несколько секунд.

На выбор пользователям предлагается несколько тарифов на внесение данных в учетную систему. Чем больше документооборот, тем ниже цена внесения одного бланка, и тем выгоднее будет использование Entera для обработки «первички». Кроме того, с 1 ноября 2024 года упрощен порядок тарификации для нескольких видов первичных документов. Теперь расчет осуществляется за внесение одного бланка независимо от количества его страниц. Новое правило тарификации распространяется на следующие документы: ТОРГ-2, Договор, Приложение к договору, Дополнительное соглашение, Приказ, Детализация, Спецификация, Авансовый отчет АО 1, Отчет агента, ГТД, Письмо, Письмо на возврат, Акт сверки, Акт зачета.

В числе многочисленных достоинств электронного архива от Entera:

  • распознавание и обработка более 20 видов первичных документов;
  • облачный формат сервиса, который не требует установки на рабочие ПК;
  • сокращение на 80% времени, затрачиваемого на поиск документов в архиве;
  • исключительная безопасность хранения данных согласно современным требованиям информационной безопасности;
  • сжатие данных до минимального объема, что позволяет разместить на хранение еще больше документов;
  • гибкие настройки доступа для сотрудников.

Как хранить первичные документы без затрат и с гарантией их безопасности?

В процессе обработки первичных документов мультисервис автоматически формирует электронный архив данных. При этом пользователь получает мгновенный доступ ко всем материалам с возможностью фильтрации по поставщикам, плательщикам, датам, типам документов и прочим реквизитам.

В настоящее время перечень поддерживаемых форматов расширен: кроме стандартной первичной документации (ТОРГ-12, УПД, счет-фактуры, акты, счета) система позволяет работать с договорами, приказами, корреспонденцией, рекламационными актами, актами сверок и другими документами.

Загрузить файлы можно через веб-интерфейс с последующим просмотром содержимого и сканированных копий в любое удобное время. Документы размещаются на хранение в тематические папки по контрагентам, организациям или типам документов для оптимизации поиска данных. Благодаря такому решению запросы от клиентов, партнеров, аудиторов или налоговых органов можно выполнить за считанные секунды, а формирование реестров и архивных выборок за любой период осуществляется в несколько кликов.

Важно: весь функционал веб-платформы полностью синхронизирован с 1С через специальный модуль. Все операции, доступные на сайте, дублируются в вашей учетной системе. Кроме того, существует возможность выгрузить данные из архива прямо в 1С. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Примените нужные фильтры по дате загрузки и дате документа для отбора информации.
2. Обновите список документов.
3. В сформированном реестре перейдите в «Сервис» → «Архив документов» → «Получить архив документов».
Ссылка для скачивания архива в формате ZIP будет направлена на электронную почту в течение 5-15 минут.
Также можно перенести данные другим способом — прямо из личного кабинета в Entera:

  • Настройте параметры выборки с помощью фильтров за период до 93 дней.
  • Выберите «Скачать» → «Архив».

Ссылка для загрузки будет продублирована на ваш email.
Также в мультисервисе предусмотрена специализированная выгрузка ФНС XML, доступная для УПД, счетов-фактур, ТОРГ-12, актов. Для массовой выгрузки отметьте нужные документы, кликните «Скачать» и укажите «Архив с ФНС XML». А если выполняется одиночная выгрузка, откройте документ, выберите «Скачать» и отметьте «Скачать ФНС XML».
Желаете лично оценить архивирование документов в усовершенствованном формате?
Заполните заявку и получите доступ к мультисервису Entera для бесплатного тестового внесения в базу любых 10 первичных документов.
Хранение документов