Зачем вашему бухгалтеру автоматизировать ввод первички? ТОП-5 аргументов для руководителя
2022-12-28 08:56
Как убедить руководителя купить сервис автоматизации первички?
Начальство любой компании заинтересовано в том, чтобы бухгалтерия работала быстро и качественно, но ни один руководитель не имеет представления, сколько рутины приходится делать подчиненным. Поэтому он не знает, как им помочь и избавить от нее.
Сотрудники счетного отдела знакомы с тонкостями своей работы и могут сами подобрать системы автоматизации бухгалтерии. Но чаще всего это платные продукты, а значит, лишние расходы. Просто так тратить деньги директор не любит. Чтобы обосновать, что такая оптимизация работы нужна, предстоит найти веские аргументы для руководителя.
Компания Entera разработала статью-инструкцию, которую можно использовать как готовое решение, чтобы убедить начальство в необходимости потратить деньги на нужный продукт.
Подготовительный этап убеждения
Когда работодатель нанимает сотрудника, он обязан обеспечить его всем необходимым и создать адекватные условия труда, так гласит Трудовой кодекс РФ. Было бы странно, если б работники приносили на завод свои станки из дома, а монтажники — свои стройматериалы и оборудование. Для бухгалтера тоже создают рабочее место с компьютером и ставят 1С для учета.
В дополнение идут Excel и антивирус. И все. Считается, что этого достаточно.
Не стоит надеяться, что руководитель заметит проблемы бухгалтеров. Скорее, он заметит ошибки, когда позвонят недовольные клиенты или налоговая выпишет штраф и арестует банковский счет. Ему и в голову не придет, что ошибки могли возникнуть из-за ручного ввода циферок с бумажного документа. Поэтому не стоит бояться, берите на себя смелость пойти к директору и объяснить, что вам нужен сервис по автоматизации первички, чтобы работать больше, а «косячить» меньше. Но предварительно лучше подготовиться:
Для начала выясните, когда у руководителя будет время, чтобы рассмотреть ситуацию и обсудить детали вашего предложения. Если шеф спешит или не в духе, лучше повременить.
Сделайте небольшую презентацию или какой-либо другой материал, на который вы сможете опираться в процессе разговора. Распишите в нем все преимущества автоматизации.
Не нужно давить на жалость и рассказывать, как тяжело приходится вашему отделу. Так не сработает! Директор вам посочувствует, пообещает подумать и отложит это дело до лучших времен. Поставьте себя на место руководителя и объясните, какие его проблемы — проблемы бизнеса решит автоматизация работы бухгалтерии.
Объясните на примерах и цифрах, посчитайте экономию.
Если вы уже выбрали для себя какой-то сервис по вводу первичных документов в 1с, не стоит говорить, что остальные все плохие. Маловероятно, но все же вдруг руководитель тоже об этом задумывался, искал информацию, а потом сделал выбор в пользу другой программы. Лучше предложить два-три сервиса на выбор и сделать акцент на преимуществах того, который понравился вам.
Подкрепите вашу позицию опытом других компаний, покажите шефу отзывы, чтобы снять все возражения.
Теперь перейдем к конкретным аргументам, которые помогут убедить даже самого консервативного руководителя.
Первый аргумент за автоматизацию ввода первички — меньше ошибок
Большинство ошибок происходят по вине человека. Поэтому там, где можно исключить человеческий фактор, надо его исключать. Когда сотрудник вручную переносит информацию с бумажки или со скана, он все равно хоть пару раз да ошибется. Даже самый внимательный и педантичный, и даже если он не набирает вручную данные, а знает волшебные комбинации клавиш Ctrl+C, Ctrl+V. От ошибок человека может спасти только помощник - программа.
Электронный помощник не может забыть что-то сделать или проверить, он не возьмет больничный и не уйдет в отпуск, а значит сможет качественно выполнить больше работы.
Если будет меньше ошибок в работе счетного отдела, соответственно, уменьшится вероятность получить какой-либо штраф за неправильный учет.
Конечно, нет идеальных программ, которые работают без ошибок, но есть те, которые стремятся стать идеальными. Среди платформ по вводу первичных документов в 1С таким стал мультисервис Entera. Его умные алгоритмы на основе искусственного интеллекта, которые постоянно самообучаются, позволили добиться точности распознавания документов в 98%. Данные считываются, даже если шрифт мелкий, плохо пропечатанный или выцветший.
Помимо обычных сканов с бумаги, сервис может работать с документами, поступающими по ЭДО и электронной почте. А если нет под рукой сканера, то можно сфотографировать нужную информацию на мобильный телефон и загрузить фото, оно тоже распознается без проблем.
Все документы передаются в 1С, при этом платформа контролирует математические вычисления, сопоставляет номенклатуру и проверяет контрагентов по базе ЕГРЮЛ. Таким образом, время обработки документов сокращается в десять раз.
Приятным дополнением станет сокращение расходов на бумагу и обслуживание оргтехники, потому что не надо будет распечатывать документы, чтобы занести в 1С.
Второй аргумент — отсутствие переработок у бухгалтеров
Время — деньги. Руководители вспоминают об этом не только когда речь идет о быстрых бизнес-процессах, но и когда это время приходится оплачивать сотрудникам в виде переработки.
Если бухгалтер остается после окончания рабочего дня по своей инициативе, чтобы доделать то, что не успел, за это он ничего не получит. Но в отчетный период, чтобы все вовремя закрыть и сдать декларации, главбуху приходится официально письменным распоряжением вызывать сотрудников в выходной день. Такую работу придется компенсировать, причем в двойном размере. Автоматизация ввода первички могла бы упростить этот процесс, в результате чего удалось бы сэкономить на оплате излишне отработанных часов.
К примеру, у сервиса Enteraесть возможность массовой загрузки. Одновременно можно считывать данные и создавать в 1С до сотни операций. И необязательно все время находиться рядом и держать программу открытой. Можно перед уходом домой отправить пачку документов на распознавание, сервис справится без вашего участия.
С помощью такого ввода первичных документов в 1с бухгалтер экономит свое время и деньги компании.
Третий аргумент за автоматизацию работы бухгалтерии — экономия на зарплате и взносах
В крупных компаниях, где большой поток документов, вводом первички занимаются несколько бухгалтеров.
По данным статистики в среднем зарплата такого бухгалтера в 2022 году составляет 39 340 рублей. За год 472 080. Прибавьте еще 30% страховых взносов — 141 624 рублей. Получается внушительная сумма.
У мультисервиса Entera есть различные тарифы в зависимости от документооборота компании. Например, тариф «Стандарт» стоит всего 5625 рублей в месяц, в год выходит 67500 рублей. Это в девять раз дешевле, чем нанимать дополнительного сотрудника на ввод первички.
В небольших компаниях, где только один бухгалтер занимается вводом первичной документации и нет возможности нанять дополнительного сотрудника, сервис станет отличным помощником, «возьмет» на себя рутинные процессы и «разгрузит» специалиста.
В компаниях с большим документооборотом сервис поможет текущему сотруднику обрабатывать в 2-3 раза больше документов значительно быстрее.
Четвертый аргумент — электронный архив
Электронный архив — отличное решение, которое поможет сэкономить ресурсы компании. Не нужно тратить деньги и покупать специальные шкафы для папок с документами, выделять под них место в офисе и заботиться о безопасном хранении, если документы содержат персональные данные.
Также сотрудникам не нужно тратить много времени, чтобы найти нужный документ. В электронном архиве все под рукой, а поиск осуществляется за пару кликов.
Но есть один большой минус — для создания такого архива нужно особое программное обеспечение или доступ к специализированному сервису, и все это стоит денег.
В компании Entera этот минус сумели превратить в плюс. В процессе распознавания и занесения в 1С документов их цифровая копия попадает в электронный архив, который формируется автоматически. В нем легко найти нужное за несколько секунд с помощью системы фильтров, потому что информация упорядочивается, и каждый документ привязывается к определенной хозяйственной операции.
Уровень безопасности у сервиса очень высокий, не уступает банковским продуктам. Информация хранится в российских дата-центрах, при обработке и передаче сведений используются специальные протоколы шифрования, чтобы исключить утечку данных. В договоре с компанией имеется обязательный пункт о неразглашении информации.
Cервис соответствует ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2005 (ISO/IEC 27001:2005) «Система менеджмента информационной безопасности при осуществлении деятельности по разработке программного обеспечения», аккредитован Министерством связи и коммуникаций и входит в реестр российского ПО. А платить за архив не надо, он уже включен в стоимость тарифа.
Пятый аргумент для руководителя — лояльность сотрудников к компании
Когда компания внедряет системы автоматизации бухгалтерии и облегчает работу рядовых сотрудников, у них появляется возможность развиваться, учиться новому и расти профессионально.
Не всегда заработная плата является основным критерием для того, чтобы держаться за рабочее место. Если у бухгалтера будут интересные задачи по аналитике или поиску решений для оптимизации экономических процессов, а не перепечатывание документов, он будет лояльнее относиться к руководителю и компании. Это, в свою очередь, снизит текучку кадров и расходы на подбор персонала.
Хотите узнать, как сервис Entera помог облегчить работу бухгалтерии в других компаниях, посмотрите отзывы.