Не нужно тратить деньги на бумагу, оргтехнику и пересылку по почте, электронный обмен стал легким и простым. Но в то же время появились другие вопросы: где хранить электронные документы, как среди них найти нужный за пару секунд и при этом ограничить доступ тем, кому не положено работать с ними. Теперь для всего этого есть решение.
Каким должно быть решение для хранения финансовых документов
При выборе нужного сервиса для архива бухгалтерских документов цена не всегда играет ключевую роль. Большинство пользователей сначала оценивают следующие параметры:
- быстрый и легкий поиск
- защита от несанкционированного доступа
- интеграция с учетными программами
- безопасное хранение и бесперебойная работа
- соответствие требованиям законодательства
Рынок предлагает много интересных разработок, одной из которых является сервис от компании Entera.
И почему я должен выбрать вашу Энтеру
Одна из отличительных особенностей этого сервиса — то, что ничего не нужно специально делать, чтобы создать финансовый архив. Вы просто сканируете документы или загружаете готовые сканы в систему распознавания. Информация считывается, проверяется и переносится в 1С. Параллельно с этим все документы попадают в специальное хранилище, из которых и формируется электронный архив, сам, автоматически.
Это не просто набор папок и документов, а единое электронное пространство с упорядоченной системой хранения и умными алгоритмами поиска. Это значит, что все документы отсортированы и каждый привязан к своей финансовой операции, которую вы можете найти с помощью фильтров всего за несколько секунд.
Если вдруг в компании будет налоговая проверка, то ведомство может запросить сразу много документов. Найти их за пару кликов в электронном финансовом архиве гораздо лучше, чем идти за нужной папкой с бумагами, копаться в ней, раскреплять документы, делать копию и в обратном порядке все возвращать на место.
При бумажном хранении финансовых документов бухгалтер тратит до 25% рабочего времени на их подготовку для ИФНС. Благодаря сервису Entera данные для проверки будут готовы быстро и ваши сотрудники смогут вовремя уйти домой.
Система поддерживает 20 типов документов, среди которых есть даже кассовые чеки. Бухгалтеры знают, что при возмещении НДС налоговая может потребовать их, чтобы проверить операции с контрагентами (ст. 172 НК РФ). Чеки обычно печатают на термобумаге, которая со временем выцветает, и через несколько месяцев вместо подтверждающего документа остается белая бумажка. Но если чеки загрузить в сервис, то они будут надежно храниться столько, сколько потребуется.
К вопросу надежности компания тоже подошла серьезно. Все данные хранятся в сертифицированных дата-центрах на территории России. Условия хранения соответствуют Федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных». Это означает, что, если вы пользуетесь услугами сервиса, то Роскомнадзор не придет к вам с претензией о неправильном хранении персональных сведений. А благодаря резервному копированию, которое центры выполняют в обязательном порядке, ваши документы не потеряются и всегда будут доступны вам.
Внутри самой системы разработчики реализовали управление ролями пользователей.
То есть можно разграничить доступ для каждого подразделения или отдельного сотрудника. Например, менеджеры могут работать в папке с договорами, а бухгалтерские документы с персональными данными для них будут недоступны.
У сервиса облачный интерфейс, благодаря этому ничего не нужно устанавливать на компьютеры, пользователи могут подключаться к нему из любой точки мира и с любого устройства. Это очень удобно, например, менеджер на встрече с клиентом может удаленно открыть на планшете договор, чтобы посмотреть условия сотрудничества, а руководитель с телефона — согласовать счет на оплату.
Архив бухгалтерских документов хранится бессрочно, но если вдруг по каким-то причинам вы решите перестать пользоваться системой, то еще два года ваши документы будут находиться на сервере и у вас сохранится к ним доступ.
Интерфейс сервиса очень простой, с ним справится любой сотрудник.
Перед принятием решения, сервис можно протестировать бесплатно. Entera дарит 10 страниц на распознавание, которые станут доступны после регистрации по ссылке. Попробуйте!
Остались вопросы? Звоните нам на 8 (800) 550-46-62 или оставляйте заявку на сайте!
