В современном мире время — один из самых ценных ресурсов. Для бухгалтеров, ежедневно работающих с большим объемом документации, важно использовать эффективные решения, позволяющие автоматизировать рутинные процессы, такие как ввод первички в 1С. Это не только сокращает время и повышает производительность, но и освобождает время для анализа и планирования. Таким образом, автоматизация переноса бухгалтерской первички в учетную систему — важный аспект для эффективной работы отдела бухгалтерии.
Основные способы ввода документов в 1С
Рассмотрим пять эффективных методов ввода документов в 1С, их преимущества и недостатки. Если вы задаетесь вопросом, как внести первичные документы в 1С, то эта информация будет вам полезна.
1. Ручной ввод
Традиционный способ, при котором в бухгалтерском учете первичка вручную переносится из бумажного формата или электронной версии в систему 1С.
Преимущества:
- Контроль точности данных: личный ввод позволяет тщательно проверять каждую запись.
Недостатки:
- Времязатратно: ввод и обработка документов в большом количестве требуют значительных временных затрат — от нескольких часов до нескольких дней.
- Риск ошибок: монотонная работа часто приводит к опечаткам и неточностям.
2. Электронный документооборот (ЭДО)
Эта система помогает обмениваться юридически значимыми электронными документами между контрагентами.
Преимущества:
- Скорость обмена: документы передаются мгновенно, без необходимости физической доставки.
- Безопасность: использование электронной подписи обеспечивает подлинность и защиту данных.
- Снижение затрат: экономия на печати, доставке и хранении бумажных документов.
Недостатки:
- Необходимость согласования с контрагентами: оба участника должны быть подключены к системе ЭДО.
- Техническая подготовка: требуется настройка системы и обучение персонала.
- Дополнительные затраты: для того чтобы полноценно обмениваться документами этим способом, необходимо оплачивать тарифы.
3. Сканирование документов с помощью МФУ
Использование многофункциональных устройств (МФУ) для оцифровки бумажных документов и их дальнейшего ввода документов в 1С.
Преимущества:
- Создание электронного архива: оцифрованные документы удобно хранить и быстро находить при необходимости.
- Снижение объема бумажного документооборота: нет необходимости хранить бумажные документы, а значит, требуется меньше места.
- Удобство в управлении документами: информацию в электронном виде можно удобно организовать и быстро найти при необходимости.
Недостатки:
- Дополнительные затраты на оборудование: покупка и обслуживание МФУ.
- Ручной ввод и обработка документов через сканирование: без специального ПО требуется вручную вводить данные из отсканированных документов.
4. Использование мобильных устройств и электронной почты
Применение смартфонов или планшетов для фотографирования документов и их последующей обработки в 1С. Сфотографированные документы можно отправить на электронную почту.
Преимущества:
- Мобильность: возможность ввода документов в программу 1С вне офиса.
- Удобство: снижение зависимости от стационарного оборудования.
Недостатки:
- Качество изображений: плохое освещение или низкое разрешение камеры могут снизить точность восприятия информации.
- Сообщения не будут доставлены, если будет ошибка в адресе получателя.
- Необходимость дополнительного ПО, которое поможет распознать текст, или ручной ввод данных.
Но в 1С бухгалтерии ввод документов может стать быстрее, если использовать автоматизированные сервисы. Системы ввода документов позволяют минимизировать ручной труд и повысить точность данных, что положительно сказывается на всей системе бухгалтерского учета. Ввод документов 1С может быть полностью автоматизирован, избавляя бухгалтеров от рутины и повышая их продуктивность.
5. Специальные программы для распознавания и ввода первичных документов
Программные решения, автоматизирующие процесс ввода первичных документов в 1С. Одним из таких сервисов является Entera.
Преимущества:
- Скорость обработки: сервис позволяет в 10 раз сократить время ввода первичных документов в 1С.
- Точность распознавания: автоматическое извлечение данных снижает риск ошибок.
- Интеграция с 1С: работа происходит непосредственно в интерфейсе программы, без необходимости использования сторонних приложений.
Недостатки:
- Технические требования: необходимость настройки и обучения персонала работе с новым инструментом.
Почему вносить документы через Entera удобно и выгодно?
Entera — это мультисервисная платформа, разработанная для автоматизации ввода и обработки документов в 1С.
Преимущества использования Entera:
- Полностью совместима с 1С, «Моё дело», CRM-системами.
- Загружает документы из различных источников: email, ЭДО, МФУ, телефона.
- Сканирует документы с точностью до 98% с учётом типа, регистра и параметров.
- Дает возможность подключить справочник должностных лиц компании, реестр объектов, материалов и другой информации, которую удобно выбирать из выпадающего списка.
- Мгновенно создает авансовые отчеты.
- Проверяет все математические операции.
- Распознаёт 20 типов документов и надежно хранит все данные в электронном архиве (Договор, Приложение к договору, Дополнительное соглашение, ТОРГ-2, Приказ, Детализация/Спецификация, Авансовый отчет, Отчет агента, ГТД, Письмо, Письмо на возврат, Акт сверки, Акт зачёта).
Знание того, как внести первичные документы в 1С, помогает бухгалтерам быстрее справляться с задачами. Использование систем ввода документов, таких как Entera, делает процесс ввода и обработки документов максимально удобным и эффективным.
Вы сможете повысить эффективность работы бухгалтерии и снизить затраты на обработку документов. Системы ввода документов, такие как Entera, обеспечивают надежную и быструю работу с бухгалтерской первичкой, освобождая время для стратегических задач и развития бизнеса.
Попробуйте прямо сейчас и оцените, сколько времени вы сэкономите! Загрузите 10 страниц для распознавания по ссылке.
