Бухгалтерский учет любой компании связан с огромным количеством первичной документации: накладные, кассовые чеки, справки, расчетно-платежные ведомости, акты приемки и другие. К счастью, в век цифровизации большинство контрагентов отправляют файлы по эл. почте в форматах jpeg, png, tiff, bmp, pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rtf. Однако некоторые по старинке используют бумажные документы для передачи данных.
Как не запутаться в бухгалтерских бумагах, вовремя вносить документы в 1с и сохранить порядок в архивах – расскажем в этой статье.
Что такое PDF-файл?
PDF-файлы – это удобный формат для хранения текстовой информации с сохранением ее первоначального вида, включая шрифты, изображения и макет. Этот формат позволяет изучать данные в документе независимо от используемого устройства или приложения. Его можно открыть на компьютере, планшете или на смартфоне. Часто бухгалтеры получают первичные документы от контрагентов именно в формате PDF. Здесь у многих возникает вопрос: как в 1с загрузить pdf? Для этого есть несколько способов.
Как вносить в 1С первичные документы?
1. Вручную.
Самый простой, но в то же время трудоемкий способ. Ручной ввод данных из бумажных и электронных файлов требует тщательной проверки, чтобы не пропустить важных для бухгалтерского учета детали. Поэтому такой способ вносить документы в 1С занимает много времени и отнимает силы нескольких сотрудников. Кроме того, монотонная работа вызывает утомление и снижает концентрацию внимания, что приводит к серьезным ошибкам. А это, в свою очередь, к штрафам со стороны контролирующих органов и выговорам от руководства.
2. Сканировать.
Еще один доступный способ загрузки документов в 1С. Для этого требуется МФУ, объединяющее принтер, сканер, факс и копировальный аппарат. Для оптимизации процесса необходима модель с автоматической загрузкой листов. Оцифрованные документы легко хранить и находить в общем электронном архиве всем сотрудникам.
Например, с помощью мультиcервиса Entera ввод первички в 1С становится крайне простым: вы сканируйте документ, программа автоматически распознает и передает его в вашу учетную систему, оставляя документы в облачном хранилище.
3. Через электронную почту.
Если на вашем компьютере есть специальная программа для распознавания документов из электронной почты, то этот процесс занимает минимум времени. Просто отправьте письмо на специальный адрес, откуда документ будет автоматически загружен в 1С. Это тоже поддерживается сервисом Энтера:
- Отправьте сообщение на адрес scan@entera.pro,
- Документы будут распознаны сервисом, пдф загружены в 1С.
Также можно привязать определенную почту к папке в Enterа, чтобы все файлы автоматически направлялись туда без указания названия в теме письма.
4. С помощью ЭДО (электронного документооборота).
Это программа для создания и передачи документов в онлайн-режиме. Пользователь формирует первичные документы по шаблону и отправляет их получателю. Этот метод загрузки пдф и других документов в 1С один из самых безопасных, так как все первичные документы отправляются по защищенным каналам связи, хранятся в электронном архиве и не доступны третьим лицам.
Дополнительное преимущество ЭДО – значительная экономия времени и денег, ведь необходимости отправлять документы почтой или ждать курьера - нет. Файлы моментально поступают на компьютер из любой точки. Чтобы подключить систему ЭДО, нужно: получить электронную подпись, выбрать оператора услуг ЭДО, наладить связь с контрагентом и научить сотрудников работать в системе.
Сервис Entera справляется с этим очень легко. С его помощью вы сможете автоматизировать этот процесс, загружая документы из ЭДО напрямую в вашу учетную систему без сохранения PDF-файлов и ручной загрузки.
5. Смартфоном.
Один из самых быстрых способов вносить документы в 1С, ведь телефон всегда под рукой. Если ваш гаджет обладает хорошей камерой, а в помещении есть достаточное освещение, с сервисом Entera это займет всего пару минут.
- откройте браузер на телефоне,
- перейдите на сайт entera.pro,
- войдите в свой личный кабинет, выберите нужную папку,
- нажмите "загрузить документы" и сфотографируйте (или загрузите из галереи) необходимое фото.
Кстати, вы также можете загружать чеки в 1С по QR-коду: просто наведите камеру на QR-код, система сама распознает чек и загрузит его в вашу учетную систему.
Такой способ поможет сократить рутину до 30% и снизить количество ошибок в бухгалтерском отчете. Тем не менее, это не полностью исключает использование бумажной документации в офисе.
Мы рассмотрели основные методы загрузки пдф и других файлов в 1с. Каждый из них имеет как преимущества, так и недостатки. Нужно помнить, что бухгалтерия - не место для ошибок и опечаток. Чтобы не спровоцировать внеплановые проверки налоговой службы, лучше автоматизировать бухгалтерский учет. Мультисервис Entera совмещает в себе сразу все вышеперечисленные способы внесения первички. Можно использовать тот или иной в зависимости от ситуации. Это в разы облегчает работу сотрудников, экономит ваше время, средства и позволяет компании выйти на новый уровень.
Убедитесь в удобстве сервиса Энтера. Заполните форму ниже, чтобы воспользоваться бесплатным периодом и внести документы в 1С в несколько кликов.
