Расхождения в актах сверки с контрагентами

1. Что такое расхождения в акте сверки и зачем нужна проверка взаиморасчетов
2. Основные причины, почему не сходится сверка
3. Как бухгалтеру быстро найти расхождение с контрагентом
4. Что делать, если ошибся контрагент
5. Что делать, если в вашем учете возникла ошибка
6. Как упростить работу с расхождениями
7. Автоматическая сверка с контрагентами поможет быстрее найти и устранить расхождения

Точность данных при сверке влияет на корректность взаиморасчетов с контрагентами. Даже небольшие различия могут привести к спорам, неточностям в учете и искажениям в отчетности. Если цифры не совпадают, нужно понять причину и быстро устранить расхождения.

В этой статье разберем:

из-за чего не сходятся данные;
как бухгалтеру найти расхождения и что делать после этого;
как правильно оформить разногласия;
какие инструменты помогут ускорить сверку и снизить риск ошибок.

Что такое расхождения в акте сверки и зачем нужна проверка взаиморасчетов

Расхождения в акте сверки возникают, когда сведения по взаиморасчетам между сторонами не совпадают. Это может привести к неточностям в учете и искажению отчетности. Поэтому нужно не только выявлять такие расхождения, но и вовремя их устранять.

Подписанный акт подтверждает согласованную сумму расчетов и снижает риск споров с контрагентом. Также документ нужен и при наличии задолженности. Если контрагент подтверждает долг, срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ). Это дает компании дополнительное время для взыскания задолженности в судебном порядке. Общий срок для обращения в суд составляет три года (ст. 196 ГК РФ).

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. К ним относятся и взаиморасчеты с контрагентами, поэтому их тоже проверяют. Один из самых удобных способов такой проверки — сопоставить данные с помощью акта.

Проверка актов сверки особенно важна, если операций много и они сложные, например, есть поставки с отсрочкой платежа или оплата по договору разбита на несколько частей. В таких случаях есть риск пропустить какую-то запись или несвоевременно отразить ее в программе.

👉 Проверим акты сверки автоматически !

Основные причины, почему не сходится сверка

Причин, почему не сходится акт сверки, может быть несколько. Чаще всего они связаны с ошибками в настройках программы или отражении операций.

Причина	Описание
Разные периоды	Одна и та же операция отражена в разных отчетных периодах. Например, платеж проведен в конце квартала у одной стороны и в начале следующего — у другой
Неточности в реквизитах	Неверные даты, номера документов или суммы мешают корректно сопоставить сведения
Некорректные параметры формирования документа	При формировании акта выбран неправильный период, не тот договор (с одним контрагентом заключено несколько договоров) или, например, не учтены филиалы. В результате в отчет попадают некорректные данные
Разные бухгалтерские программы	У сторон могут быть разные учетные системы, из-за чего одни и те же операции отображаются по-разному. Например, у одной компании платеж привязан к конкретному документу, а у другой отражен общей суммой
Ошибки при работе с программой	Например, операция в 1С создана, но не проведена, поэтому не попадает в расчет и искажает итоговую сумму

Как бухгалтеру быстро найти расхождение с контрагентом

Чтобы обнаружить расхождение с контрагентом, сформируйте акт сверки в своей программе и запросите его у партнера. Затем последовательно сопоставьте сведения:

1. Сравните конечное сальдо.

Сначала проверьте, одинакова ли общая сумма у сторон. Если нет — значит, есть расхождения в операциях или периодах.

Итоговые суммы сальдо у сторон должны совпадать. Кредитовое сальдо показывает вашу задолженность перед партнером, а дебетовое — задолженность партнера перед вами

2. Проверьте начальное сальдо.

Если конечное сальдо разное, следующий шаг — проверить начальное. Часто расхождения тянутся из предыдущих периодов, где остались несопоставленные документы.

3. Убедитесь, что совпадают период и договор.

Проверьте, что у сторон выбран один и тот же период и договор. Если нет, часть операций не попадет в расчет.

4. Сопоставьте операции.

Сверьте их построчно по датам, номерам и суммам. Если строк немного, можно сделать это вручную. Но если операций несколько десятков и больше, ручная проверка будет трудоемкой и в ней легко что-то упустить. Тогда лучше использовать автоматизированные решения.

Entera Акты сверки поможет быстро найти расхождения в учете с контрагентами. Сервис возьмет на себя рутинную проверку данных, чтобы бухгалтеру не пришлось вручную сравнивать каждую строку в акте.

👉 Узнайте подробнее о возможностях сервиса !

5. Проверьте пропуски и дубли в учетной программе.

Посмотрите, есть ли операции, которые не проведены, нет ли задвоенных записей, все ли документы попали в сверку. Проверьте, не отражены ли оплаты в другом периоде.

6. Поднимите подтверждающие документы по спорным строкам.

Проверьте накладные, УПД, счета-фактуры. Возможно, в программу внесены неверные сведения, а в документах все указано верно.

7. Определите, на чьей стороне появилась проблема.

Если ошибка возникла у вас, нужно внести исправление в учетную систему и сформировать акт заново. Если неточности обнаружены у контрагента, направьте ему пояснение и копии подтверждающих документов.

Что делать, если ошибся контрагент

Если акт сверки с контрагентом не сходится из-за ошибок у партнера:

Выпишите, какие документы, суммы или операции разнятся. Это можно сделать прямо в акте сверки или оформить отдельный протокол разногласий.
Передайте акт или протокол контрагенту. К письму можно сразу приложить копии документов, подтверждающих вашу правоту.
Согласуйте корректировки. Договоритесь, что контрагент внесет в свою учетную программу недостающие документы и исправит ошибки в учете.
После того, как контрагент внесет исправления, сверьтесь повторно. Если данные совпадают, можно подписывать акт.

Если контрагент не реагирует или отказывается вносить изменения, составьте претензию: опишите спорные суммы, приложите документы и предложите урегулировать ситуацию. Если и это не помогает, спор решается уже в судебном порядке.

Что делать, если в вашем учете возникла ошибка

Если в учете есть неточность, ее нужно исправить (Приказ Минфина России от 28.06.2010 N 63н). Порядок корректировки зависит от момента обнаружения и существенности ошибки. Существенность компания определяет сама и закрепляет в учетной политике. На практике это может быть, например, ошибка, которая искажает значение статьи отчетности на более чем на 5%.

В общем виде порядок исправления выглядит так:

Когда обнаружена ошибка	Как исправлять
До конца отчетного года	Исправить в месяце обнаружения: сторнировать запись или сделать дополнительную проводку
После окончания года, но до подписания отчетности	Исправить декабрем отчетного года
После подписания, но до утверждения отчетности	Существенная — исправить декабрем отчетного года и пересдать отчетность; несущественная — исправить в месяце обнаружения через счет 91
После утверждения отчетности	Существенная — через счет 84, несущественная — через счет 91 в текущем периоде

Например, в сентябре бухгалтер обнаружил, что в июле того же года неправильно отразил стоимость материалов: вместо 980 000 руб. указали 98 000 руб. Так как это выяснилось до конца года, исправление вносят в текущем периоде дополнительной проводкой: Дт 10 Кт 60 — на 882 000 руб.

Другой пример — с расходами. В мае 2026 года бухгалтер обнаружил, что в 2025 году не учел аренду помещения на 120 000 руб. По учетной политике ошибка признана существенной, а отчетность уже утверждена. В этом случае корректировку делают через счет 84: Дт 84 Кт 76 — на 120 000 руб.

Если ошибка привела к занижению налога, нужно подать уточненную декларацию, доплатить налог и пени. Если налог был завышен, есть два варианта действий. Первый — скорректировать налоговую базу в текущем периоде без подачи уточненной декларации. Второй — внести изменения в прошлый период и подать корректировку. Какой способ выбрать, зависит от ситуации и СНО.

Например, если ИП на УСН «доходы минус расходы» в прошлом периоде не учел часть расходов, переплаты по налогу может не быть — при убытке и уплате минимального налога. Тогда внести исправления в текущем периоде не получится. Нужно корректировать данные за прошлый период и подать уточненную декларацию.

Как упростить работу с расхождениями

Во-первых, регулярно проверяйте взаиморасчеты — не откладывайте это на конец года. Если операций много, лучше сверяться ежемесячно или после завершения каждого этапа работы по договору.
Во-вторых, закрепите внутренний порядок работы. Например, включите в учетную политику, когда проводить сверку, как зафиксировать разногласия и как исправить акт сверки, если выявлены ошибки.
В-третьих, используйте электронный документооборот. ЭДО снижает риск потерять документы, ускоряет обмен и подписание.
В-четвертых, проверяйте первичные документы сразу при получении. Так вы сможете вовремя отслеживать расхождения и не накапливать ошибки.

Автоматическая сверка с контрагентами поможет быстрее найти и устранить расхождения

Даже если все процессы выстроены, полностью избежать ошибок сложно, особенно при большом объеме операций. Чтобы упростить работу, удобнее использовать автоматические инструменты.

Entera Акты сверки сравнивает два акта — ваш и контрагента, выявляет все расхождения автоматически, собирает их в единый протокол и сохраняет в электронном архиве.

👉 Узнать больше !

Все просто: вы загружаете файлы в форматах XLS или PDF. Система проводит построчное сравнение и выделяет все несоответствия. В отличие от ручной сверки, где приходится проверять каждую строку, здесь сразу видно, где именно не совпадают данные. Сервис показывает несколько типов расхождений:

1) В суммах. При наведении на строку программа подсвечивает, на сколько именно отличается операция:

2) В датах. Если операция отражена в разные дни, сервис укажет на это отдельно:

3) Отсутствие операции. Если документ есть только у одной стороны, строка подсвечивается:

В результате вы экономите время на сверке, снижаете риск ошибок и можете быстрее переходить к исправлению расхождений вместо их поиска.

Начните работать эффективнее уже сегодня! Автоматизируйте проверку взаиморасчетов с Entera Акты сверки, чтобы сохранить порядок в документах и работать с контрагентами без стресса и сорванных дедлайнов. Оставьте заявку и получите бесплатный доступ.

Расхождения в акте сверки: причины и что делать бухгалтеру