Ни для кого не секрет, что в 2024 году цифровые технологии стремительно развиваются и проникают во все сферы деятельности человека. Уже сейчас мы не можем представить себе нашу жизнь без компьютера или смартфона. Это неудивительно, ведь мгновенный обмен информацией значительно упрощает работу и экономит наше время. К счастью, сфера бухгалтерии тоже не стоит на месте. Сейчас многие процессы по составлению бухгалтерского учета можно автоматизировать. Например, перейти на электронный документооборот. В этой статье расскажем о преимуществах электронного документооборота.
ЭДО – это система по созданию, обработке и обмену документами в электронном виде. Вся информация заполняется на компьютере, а передача данных происходит в режиме онлайн с помощью специального программного обеспечения.
Цель электронного документооборота – сократить бумажную волокиту и повысить скорость работы бухгалтеров для успешного развития компании. Давайте разберемся, почему стоит перейти на ЭДО.
Основные преимущества электронного документооборота
1. Порядок в работе и документах. Электронные документы хранятся не на полках в архивах, а на облачных серверах. Это значительно экономит место, средства компании и упрощает работу. Доступ к документам будет у всех разрешенных пользователей, а поиск информации займет несколько минут.
2. Ускорение бизнес-процессов. ЭДО позволяет оптимизировать все действия с документами. Сформировать, согласовать, подписать и отправить бумаги можно в короткие сроки с минимальными усилиями.
3. Сокращение административных расходов. Печать, аренда помещения под архив и доставка документов составляет большую часть затрат компании. ЭДО помогает сократить их в несколько раз.
4. Точность в документах. При заполнении электронных файлов проще заметить и исправить ошибку. Компьютер подчеркивает опечатки, а некоторые программы даже пересчитывают математические операции и исправляют неточности.
5. Безопасность. Защита электронных документов гораздо эффективнее, чем бумажных. Данные в облачных серверах хранятся в зашифрованном виде, их сохранность обеспечивается резервной копией, а доступ настраивается определенным пользователям. Также подлинность документов гарантируется использованием электронной цифровой подписи.
Так обеспечивается полная сохранность и конфиденциальность информации.
Разобравшись в плюсах электронного документооборота, встает вопрос: как выбрать ЭДО?
Критерии выбора оператора ЭДО
При выборе оператора ЭДО каждая компания должна ориентироваться на специфику своей деятельности. Мы рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:
- Функциональность - особенности формирования, отправки, получения документа, его хранения и поиска - важнейшие критерии для работы с системой.
- Возможность интеграции программы с вашим ПО - чтобы не возникало проблем с установкой системы на компьютера сотрудников.
- Безопасность - насколько высок уровень защиты у конкретного оператора ЭДО.
- Простота в использовании и понятный интерфейс - чтобы сотрудники компании могли быстро перейти на новый формат работы и им было удобно пользоваться всеми преимуществами ЭДО.
- Поддержка клиентов - то, насколько вежливо, быстро и качественно разработчики решают возникшие проблемы, напрямую отражается на процессе работы в компании. Также большим преимуществом будет обучающие материалы и инструкции по настройке.
- Прозрачная структура ценообразования - многие операторы ЭДО предлагают разные тарифы и дополнительную плату за определенные услуги. Конечно, оплата услуг должна быть вам по карману, а для этого в ней не должно быть скрытых платежей.
Почему стоит выбрать программу Entera
Энтера - это мультисервис, с помощью которого можно оптимизировать и наладить многие процессы бухгалтерии. Компьютерная программа интегрируется с ЭДО, что значительно упрощает работу.
Кроме того, с вы Entera сможете быстро и без ошибок вводить первичную документацию в свою учетную систему и сохранять ее в электронном архиве:
- вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
- сервис сам распознает и формирует документ;
- далее передает в вашу учетную систему;
- документы остаются на сервере.
Энтера позволяет бухгалтеру сохранять порядок и точность в документах:
- распознает все виды документов с точностью более 98%,
- вводит его в 1С за 2 минуты,
- загружает документы из email, ЭДО,
- совместима с 1С, Мое дело и 1С Fresh,
- проверяет контрагентов по базе ЕГРЮЛ,
- пересчитывает математические операции.
При этом документы доступны для поиска и скачивания всем разрешенным пользователям – сотрудникам компании даже из дома. Присоединяйтесь к числу успешных компаний, которые уже автоматизировали работу бухгалтерии и пользуются всеми плюсами ЭДО. Заполните форму, чтобы воспользоваться бесплатным пробным периодом.
