/
Эксперты Entera делятся опытом и рассказывают о том, как оптимизировать процессы в работе бухгалтера, о сервисах и технологиях распознавания, обработки документов.
Блог-лента Entera

Распознавание документов в 1с. Для чего бухгалтеру сервис автоматизации?

Деятельность любой компании связана с большим количеством документации, отчетов и проверок. Поэтому ни один бизнес не может обойтись без отдела бухгалтерии. Он может состоять из одного бухгалтера или нескольких сотрудников.
Однако человек – не машина, и он не может всегда выполнять работу без ошибок и в срок. Часто во время авралов и налоговых проверок бухгалтеры не справляются с большой нагрузкой, теряют внимательность, что приводит к неприятным последствиям: от штрафа до уголовной ответственности. Чтобы оптимизировать работу, компании внедряют автоматизацию бухгалтерского учета. Давайте разберемся – как компьютерная программа может в 10 раз упростить вам работу.
Вот преимущества программы для автоматизации бухгалтерского учета Entera:

1. Быстрый ввод первички в 1С.

Программа распознает любые документы, где есть такие данные: дата документа, номер документа, стороны документа (поставщик, покупатель), табличная часть документа (наименования, количество, единицы измерения, цена, ставка НДС, сумма НДС, общая сумма), а также из ЭДО, по QR-коду.

2. Широкое использование.

Понятный интерфейс и интеграция с другими системами дает пользователю большой спектр возможностей. Entera полностью совместима с 1С, Мое дело, CRM-системами, загружает документы из email, ЭДО, заполняет табличную часть документа. Чтобы ускорить процесс, можно подключить справочник должностных лиц компании, реестр объектов, материалов и другой информации, которую удобно выбирать из выпадающего списка.
Это позволяет бухгалтеру работать с различными типами документов: чеками, счетами, актами, накладными, договорами и т.д.
При ведении бухгалтерского учета в автоматическом сервисе - все эти документы можно загрузить в бухгалтерскую систему 1С в несколько кликов.
Вот как происходит загрузка первичной документации в сервис Entera:
  • вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
  • сервис сам распознает и формирует документ;
  • далее передает в вашу учетную систему;
  • документы остаются в архиве.
Также в Энтера есть функция распознавание чеков в 1С через QR-код. Их удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек и загружает ее в архив.

3. Минимальный риск совершить ошибку.

Мы знаем, чтобы бухгалтерия была без ошибок, нужно:
  • регулярно проводить инвентаризацию имущества;
  • сверять расчеты с контрагентами;
  • анализировать данные в регистрах бухучета;
  • проверять соответствие уровня доходов уровню расходов;
  • тщательно проверять крупные и нестандартные операции;
  • арифметико-логически контролировать показатели бухучета;
  • ввести автоматизацию бухгалтерского учета.
Большую часть этих задач можно с легкостью доверить компьютерной программе. Энтера с точностью 98% распознает страницы 1С, определяет, загружает и сохраняет документы в облачный архив.
Также в сервисе есть функция сопоставление номенклатуры. При открытии окна сопоставления система автоматически ищет и подставляет элементы из ваших справочников на 100% совпадающие с распознанными данными. Успешно найденные элементы подсвечиваются зеленым цветом. А для каждого не сопоставленного элемента можно выбрать подходящий вариант с помощью кнопки умного поиска или другими удобными способами.

4. Удобный анализ и отчетность.

Бухгалтер может легко извлекать информацию из документов и использовать ее для составления отчётов, анализа бизнес-процессов и принятия управленческих решений. Благодаря тому, что сервис Энтера автоматически распознает документы в 1С и обрабатывает информацию, у сотрудников освобождается много времени на аналитику, ведь не надо вручную вводить данные из первички.

5. Быстрая загрузка документов (до 100 штук за 1 раз).

С помощью мультисервиса Энтера и потокового сканера вы сможете поставить бумаги на распознавание и спокойно выключить компьютер. Программа распознает 1 страницу документа за 1 минуту.

6. Соблюдение закона.

Компьютерной программе можно передать многие задачи бухгалтерии, например:
  • ввод первички в 1С;
  • составление договоров;
  • формирование отчетов;
  • коммуникацию с банками.
Все документы распознаются и загружаются в 1С без ошибок, надежно хранятся в архиве и легко находятся по запросу любого сотрудника, у которого есть доступ. Так вам никогда не придется оплачивать штрафы от налоговой за просрочку сдачи отчетности или неточность в бухгалтерской документации.

7. Четкое взаимодействие между отделами в компании.

Если в компании используется бумажный архив, бывает очень сложно найти нужный документ. Сотрудники тратят часы рабочего времени на поиск необходимой бумаги, бланка или чека, ввод первички в 1С вместо решения важных задач.
Сервис по автоматизации бухгалтерии Энтера способствует быстрому и эффективному обмену документами разных подразделений фирмы. Например, между отделом закупок и отделом кадров.
Это помогает наладить общую атмосферу в коллективе, избежать авралов, серьезных ошибок при составлении бухгалтерской документации. Сотрудники, которые работают в спокойной обстановке, реже выгорают и увольняются. Таким образом, вы избавитесь от текучки кадров в компании.
Поэтому автоматизация бухгалтерского учета - отличный инструмент для оптимизации работы вашей компании и упрощению задач бухгалтерии.
Попробовать сервис в работе можно бесплатно, для этого заполните форму ниже.
Автоматизация работы