Аргументы, чтобы убедить руководителя, что необходима система распознавания документов.
Собственники бизнеса всегда заинтересованы в развитии и процветании своего дела. Они налаживают бизнес-процессы, собирают сильную команду продажников, вкладывают деньги в рекламу. Но ни одна компания не может качественно работать без четко выстроенной системы бухгалтерского учета. Часто директора крупных и средних предприятий не знают, сколько рутинных задач выполняют бухгалтеры ежедневно. Поэтому не понимают, для чего нужна программа для распознавания документов.
Если вы бухгалтер и вам знакома такая ситуация, то эта статья для вас. В ней мы расскажем о программе для распознавания первичных документов и их хранения в облачном архиве и как убедить своего руководителя в ее приобретении.
Как начать разговор про автоматизацию бухгалтерии?
Часто директор может не замечать проблем своих сотрудников, связанных, например, с распознаванием текста документа, так как занят своими задачами и решением стратегически важных вопросов компании. Не стоит винить его в этом. Нужно проявлять инициативу и предлагать идеи для оптимизации своей работы. Вы можете поговорить с ним и рассказать о сложностях, с которыми сталкиваетесь в работе. С чего начать?
1. Договоритесь обсудить задачи бухгалтерии, их оптимизацию заранее. Спросите, когда ваш руководитель будет свободен, чтобы уделить вам время, и обозначьте тему разговора. Назначьте удобное для всех время и дату.
2. Подготовьтесь к ней заранее. Чтобы чувствовать себя при разговоре уверенно, нужно понимать, что именно вы будете говорить про автоматический ввод документов. Заранее напишите список аргументов для руководителя. Они должны четко обозначать, что программа не заменит бухгалтера полностью, но существенно облегчит ему работу и ускорит процесс ведения учета. Будет отлично, если вы подготовите небольшую презентацию для наглядности и удобства.
Как вести разговор про сервис распознавания документов?
1. Ведите себя спокойно и дружелюбно. Руководитель должен понимать, что вы пришли к нему не жаловаться, а помочь отделу и компании в целом. Ведь успех бизнеса напрямую зависит от грамотного ведения бухгалтерского учета.
2. Аргументируйте свою позицию на примерах и цифрах. Например, сколько компания сможет сэкономить средств, на сколько возрастет эффективность сотрудников, как повысятся показатели бизнеса или каких штрафов за ошибки можно будет избежать благодаря сервису распознавание первичных документов.
3. Назовите, какие у распознавания документов цены, расскажите о нескольких программах по автоматизации бухгалтерского учета, коротко о преимуществах. Если вы уже выбрали для себя приоритетный - становитесь на нем подробнее и сделайте акцент на его фишках и уникальности.
4. Чтобы закрыть возражения и сомнения руководителя, покажите ему отзывы пользователей и расскажите об опыте других крупных компаний.
Мы рассказали общую схему разговора с руководителем, которая поможет вам убедить его внедрить современные технологии в работу бухгалтерии. Однако самое важное - подобрать грамотные аргументы. Так как потребности каждой компании различаются, доводы тоже будут разные. Сканирование документов, распознавание текстов, хранение в онлайн-архиве, составление авансового отчета - задачи и цели разные. При подготовке к разговору нужно подобрать те аргументы, которые будут актуальны именно для вашей компании.
Далее мы расскажем, какие преимущества дает автоматизация бухгалтерского учета. В разговоре с руководителей можно опираться на них.
Какие аргументы помогут вам?
1. Меньше ошибок.
Ручной ввод первичной документации очень трудоемкий и долгий. А главное - в нем есть человеческий фактор. Любой сотрудник может ошибиться или сделать опечатку в документах. Однако для бухгалтерского учета это недопустимо. За неправильное отражение фактов хозяйственной деятельности компании или задержку в сроках налоговые органы могут привлечь сотрудника или собственника к ответственности или выписать штраф. Поможет сканирование документов и их распознавание с помощью специального сервиса.
Поэтому программа для автоматического распознавания текста документа - ваш помощник в четком ведении бухгалтерского учета. Так вы сможете свести к минимуму или совсем исключить ошибки и опечатки при заполнении отчетов.
2. Бухгалтеры не перерабатывают
Автоматический сервис существенно экономит время сотрудникам, освобождая до трех часов в день. Работая в спокойном ритме, без авралов и задержек на работе, у них появляется время на развитие, обучение, решение важных задач. Так с помощью автоматизации бухгалтерии компания борется с текучкой кадров и получает довольных сотрудников, которые заинтересованы в росте бизнеса.
3. Электронный архив документов.
Программы для ведения бухгалтерии онлайн обычно решают множество задач бухгалтера. Например, помимо распознавания первичных документов сервисы загружают их и хранят в облачных архивах.
Это решает сразу несколько проблем. Во-первых, можно отказаться от физических архивов, которые занимают целые арендованные помещения. Во-вторых, доступ к электронному хранилищу настраиваться так, как удобно вам. Документы смогут найти, открыть и скачать любые сотрудники компании, но только те, у кого есть разрешение на это. То есть доступ прост и понятен в использовании, но в то же время - безопасен для конфиденциальной информации.
4. Экономия на зарплатах и взносах.
В крупных компаниях, где большой объем первичной документации, зачастую работают несколько бухгалтеров или есть сотрудники на аутсорсе. Автоматизация бухгалтерии поможет сократить траты и оптимизировать количество работников в отделе.
5. Лояльность сотрудников к компании.
Когда предприятие идет в ногу со временем, внедряет современные технологии в свою работу и заботится о комфорте сотрудников, это повышает доверие людей. Те сотрудники, которые уже есть в штате, будут замотивированы продолжать работать на благо компании, а новые - охотнее соглашаться на ваши условия.
Entera - мультисервис для распознавания первичных документов и ведение бухгалтерии онлайн
“Энтера” - одна из самых технологичных систем распознавания документов на рынке. Большой выбор возможностей сервиса распознавания документов помогает бухгалтеру вести учет легко и просто, потому что:
- полностью совместима с 1С, Мое дело, 1С Fresh;
- загружает документы из email, ЭДО;
- сканирует документы с точностью до 98% с учетом типа, регистра и параметра;
- мгновенно создает авансовые отчеты;
- и проверяет все математические операции.
Программа для распознавания документов Entera вносит любую первичку в 1С в несколько кликов:
1. вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
2. сервис сам распознает и формирует документ;
3. далее передает в вашу учетную систему;
4. документы остаются в архиве.
А кассовые чеки удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на QR-код, система сама распознает чек и загружает ее в архив.
Чтобы ваш руководитель смог окончательно убедиться в удобстве сервиса, оформите бесплатный пробный период. Заполните форму внесите ваши документы в программу в несколько кликов. Вы сможете оценить качество автоматического распознавания первичных документов и принять решение о покупке сервиса, опираясь на реальные результаты работы программы.
