При обработке первичных документов вручную бухгалтеры сталкиваются с двумя основными проблемами: ошибки при занесении информации в учетную систему и необходимость тратить большое количество времени на эту монотонную процедуру.
Когда бизнес расширяется и у бухгалтерии прибавляется работы, ручной ввод становится нерентабельным, поэтому встает вопрос выбора хорошей программы или сервиса для автоматизации процесса. Рассмотрим, какие существуют варианты и подскажем, на что стоит обратить внимание при выборе.
Программа 1С для первичных документов
Один из способов автоматизировать процесс обработки первички — программа 1С.
Она подходит для любого бизнеса: от маленьких стартапов до больших корпораций, ее легко можно адаптировать под свои нужды и интегрировать с другими программными продуктами.
Программа 1С позволяет охватить все участки бухгалтерского учета. Разработчики следят за изменениями в законодательстве и вовремя дополняют конфигурацию.
У 1С понятный интерфейс и есть система подсказок, так что будет легко разобраться даже новичку. Многопользовательский режим позволяет работать в ней одновременно нескольким отделам. Все исходящие первичные документы создаются в программе в пару кликов.
Но автоматизировать ввод первичных документов, которые поступают от поставщиков, полностью пока не удалось. Если не настроена система электронного документооборота, то информацию с бумажных документов приходится переносить вручную.
Не так давно разработчики реализовали функцию контроля наличия бумажных первичных документов. В разделе «Покупки» в типовых формах на приход товаров и услуг появилось поле «Оригинал». Если есть оригинал первичного учетного документа, то пользователь напротив этого поля ставит флажок «Получен». Отдельно можно поставить флажок на счет-фактуру в соседнем поле «СФ получен». Да, это удобно, бухгалтер знает, что если документ отмечен, то он фактически лежит в архиве, в соответствующей папке и нужно только найти его. Но в целом это не отменяет ручной перенос данных в программу и не исключает ошибок.
С развитием облачных технологий компания 1С сделала существенный рывок в том, чтобы сократить время на обработку входящих первичных документов и тем самым упростить работу бухгалтеров. Облачные сервисы «1С Фреш» и «1С БухОбслуживание» позволяют вносить данные в программу в полуавтоматическом режиме. В них встроены алгоритмы распознавания документов. Можно загрузить скан в pdf или графическом формате, программа считает их и создаст нужный документ. При необходимости бухгалтер его исправит и проведет. Качество распознавания зависит от первоначального носителя.
Чтобы удаленные сотрудники могли передать в компанию документы, когда под рукой нет стационарного сканера, 1С предлагает установить дополнительное приложение «1С Сканер», и отсканировать нужные бумажные экземпляры. Воспользоваться нововведением могут пользователи, которые оформили подписку на 1С:ИТС.
CRM-система как программа учета первичных документов
Руководители компаний, работающих в отрасли маркетинга, продаж и обслуживания внедряют у себя CRM-системы. Это программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами.
В системе собирается информация о бывших, существующих и потенциальных покупателях, данные хранятся в структурированном, удобном для анализа виде, это позволяет отслеживать состояние каждой сделки, вовремя реагировать и улучшать работу отдела продаж. Если компания контактирует с потребителями напрямую и планирует расширять клиентскую базу, то ей обязательно нужна хотя бы простая CRM-система.
В платных вариантах CRM можно вести полный учет клиентов и пользоваться встроенными коммуникациями, системы интегрируются с большим количеством сервисов и программ, помогают вести бухгалтерию, управлять персоналом и решать многие другие задачи бизнеса.
Внедрять CRM-систему есть смысл, когда у компании много клиентов и нужно ежедневно обрабатывать большое количество заявок, звонков, писем и сообщений.
Также она пригодится молодому бизнесу, если в отделе продаж больше одного человека и руководство планирует расширение. Проще на старте подготовить людей к работе с системой и потом масштабироваться и постепенно вводить дополнительные функции, чем потом останавливать бизнес на несколько дней и обучать всех сотрудников.
В CRM-системе можно настроить документооборот, но полностью автоматизировать ввод первичных документов пока тоже проблемно. Первичное внесение информации происходит вручную, система запоминает и в будущем при повторном вводе такой же информации будет автоматически подставлять значения. Также реализована функция контроля оригиналов документов.
При настроеном ЭДО есть возможность загружать в CRM электронную первичку с ЭЦП.
В некоторых системах есть возможность импорта сканов, что позволяет сократить время обработки документов.
Но чаще в CRM-системе просто настраивают интеграцию с бухгалтерскими программами, обеспечивая удобство пользователям всех отделов. Так менеджеры могут выгрузить счет и выставить клиенту, а бухгалтер автоматически получит уведомление об оплате и даже закрывающие акты и накладные. Но каждая CRM-система требует постоянной доработки, поддержки и обслуживания.
Сервисы для распознавания первичных документов
Еще один вид программного обеспечения для работы с первичкой — это сервисы распознавания документов. Как правило, это онлайн-продукт, в котором пользователь авторизовывается и загружает необходимые данные. В сервисе настроена интеграция с учетной программой, чаще всего 1С, после распознавания информация автоматически выгружается для корректировки и дальнейшей работы с ней.
Общий принцип работы у таких сервисов схож, поэтому, чтобы выделиться на рынке, компании-разработчики стараются привнести свои особенности в продукт, которые сделают его еще более удобным для конечных пользователей.
Так, например, мультисервис Entera постоянно работает над улучшением алгоритмов для распознавания. Сейчас точность достигла 98%, программа считывает текст любого качества, даже выгоревший и полустертый. Это особенно актуально для документов, которые проходят долгий путь и попадают в бухгалтерию в плохом виде: испачканные, порванные или помятые.
Сервис по распознаванию первичных документов Entera работает с любыми форматами документов, можно сканировать их на обычном сканере, загружать из ЭДО, из почты и даже фотографировать телефоном. При этом не нужно устанавливать никаких специальных приложений.
Также в сервисе есть возможность загрузить документы пачкой до 100 страниц или отправить данные на специальный e-mail роботу, и он все загрузит за вас. Вся информация автоматически попадает в 1С.
Бесплатный бонус — ведение электронного архива, в котором легко найти любую накладную, акт или договор в пару кликов.
Использование мультисервиса Entera в 10 раз сокращает время на работу с первичкой.
Как выбрать программы, нужные бухгалтеру для учета первички
На практике у специалистов определился ряд критериев, по которым они выбирают программы или сервисы для обработки первичных документов:
- быстрота и удобство использования. Здесь речь о том, насколько быстро можно обучить сотрудников работе с программой, нужно ли устанавливать что-то дополнительно и привлекать программистов для настройки, можно ли использовать сервис с любого устройства буквально на бегу или требуется офис и стационарный компьютер, быстро ли ПО справляется с большим объемом документов или будет висеть по полдня, а время персонала будет потрачено зря;
- точность распознавания документов. Тут стоит учесть то, насколько точно программа или сервис работает с информацией, как считывает и распознает, какого качества документы воспринимает, проверяет ли на наличие ошибок как, например, Entera, или просто загружает скан как есть, как в некоторых CRM системах;
- экономия денег на сотрудниках на участке первички. В зависимости от быстродействия сервисы могут сэкономить время на работе с первичкой, и там, где раньше справлялось 2-4 сотрудника, понадобится только один, по цене это выйдет выгоднее, чем платить заработную плату и социальные отчисления за дополнительных людей;
- масштабы бизнеса и потребности компании. Тут стоит отталкиваться от вида деятельности и количества клиентов. Для некоторых маленьких и даже средних компаний бывает достаточно 1С, но если они хотят видеть полную информацию по клиентам, а бухучет не такой сложный, например, у тех, кто на упрощенке, то есть смысл внедрить CRM систему и учитывать все полностью в ней. Для компаний покрупнее хорошим решением может стать CRM с интегрированной 1С или сервисом по распознаванию первичных документов.
бесплатный пробный период. Это возможность ознакомиться с функциями программы или сервиса и определить, соответствует ли это ПО потребностям компании.
Попробуйте сервис бесплатно на сайте Entera. Если у вас есть вопросы, звоните нам на 8 (800) 550-46-62
