Бухгалтерский учет предприятий регламентируют несколько документов: 9 статья ФЗ «О бухгалтерском учете», стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н. Именно на них нужно опираться при ведении бухгалтерского учета, чтобы все было в соответствие с законом. Несмотря на четкое регулирование бухучета законом, многие совершают грубые ошибки, которые могут привести к серьезным последствиям (штрафы, привлечение к административной и уголовной ответственности). Именно про то, как быстро проверить файл на ошибки и легко исправить ошибкуу в документе поговорим в этой статье.
Виды ошибок в первичных документах
Ошибка бухгалтера – неправильное отражение (или неотражение) фактов хозяйственной деятельности компании.
В зависимости от причин, выделяют три группы ошибок в бухгалтерских документах:
- Технические. Такие ошибки, например, опечатка, описка, арифметическая ошибка - затрагивают только технику оформления, но не изменяют экономическую сущность документа.
- Процедурные. Эти ошибки возникают из-за того, что сотрудник не соблюдал процедуру бухгалтерского учета. Например, он совершил неточность в документировании операций, периодизации, корреспонденции счетов, оценке, представлении информации в отчетности. Эти ошибки в первичке приводят к неверному отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
- Независящие от человека. Это ошибки, которые возникли из-за сбоев программ, техники, устаревших или неточных данных.
Плюс ко всему нельзя исключать и человеческий фактор. Большая нагрузка, авралы и переработки ведут к невнимательности сотрудников и, как следствие, ошибкам и опечаткам в документах. Человек – не машина, поэтому не может работать идеально. Важно всегда проверять ошибки в документах перед отправкой их в ФНС. Вовремя замеченную ошибку можно исправить без серьезных последствий. Однако тут есть несколько нюансов.
Как исправить ошибку в документе?
Если вы думали, что достаточно просто заменить первичный документ с ошибкой на верный вариант, то вы ошибались. Минфин и налоговая служба не позволяют так делать. Нужно исправить ошибку в документе по правилам бухгалтерского учета.
Основные способы исправления ошибок в бухгалтерских документах, которые предусмотрены законодательством:
- Корректурный. Когда документ исправляют, указывают дату, ФИО, должность, подпись лиц, которые внесли исправление.
- Выставление корректирующего (исправленного) варианта. Аналогично выставлению корректировочных / исправленных счетов-фактур.
Примеры исправления ошибок в первичных документах из практики
Пример №1.
Если ошибка в первичном документе ТОРГ-12, в него внесли исправления и подтвердили одной подписью, то этого недостаточно. ФЗ «О бухгалтерском учете» и Стандарт ФСБУ 27/2021 регламентируют, что корректировки должны быть подписаны всеми, кто составлял и подписывал документ.
То же самое подтверждает и судебная практика: исправления в первичные документы вносятся только с подтверждением всех участников хозяйственной операции.
Пример №2.
Ошибку в бухгалтерском документе «счет на оплату» исправить проще, так как он не относится к первичным документам. Исключением являются счета на оплату аренды, коммунальных платежей, если есть все необходимые реквизиты. Поэтому счет на оплату достаточно просто заменить на новый исправленный документ.
Пример №3.
Технические ошибки в УПД со статусом «1» можно исправить несколькими способами. Если неточность в идентификации налогоплательщика или в других сведениях для вычета НДС, то делается новый УПД со статусом «1» с верной информацией, с теми же номером и датой, а в строке «1а» указывается номер и дату исправлений.
Если ошибка в реквизитах счета-фактуры, то нужно составить новый УПД со статусом «2» с той же датой и номером, что и в ошибочном документе. Дата и номер исправления ошибок в первичном документе пишется в строке «1а».
Как избежать ошибок в первичных документах?
Можно просто каждый раз проверять файл на ошибки и своевременно их исправлять. Однако это не всегда эффективно и занимает очень много времени у сотрудников бухгалтерии.
Чтобы сократить риск совершить ошибки в первичных документах и не нарваться на штраф со стороны контролирующих органов, автоматизируйте ваш бухгалтерский учет.
Так, например, с помощью мультисервиса Entera вы не просто проверяете документ на ошибки, но и можете вносить первичку в несколько кликов:
- вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
- сервис сам распознает и формирует документ;
- далее передает в вашу учетную систему;
- документы остаются в архиве.
А чеки о покупках удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на QR-код, система сама распознает чек и загружает ее в архив.
Программа распознает документы с точностью до 98% с учетом типа, регистра и параметра и проверяет ошибки в документе - поэтому неточностей не будет.
Кроме того, Entera:
- полностью совместима с 1С, Мое дело, CRM-системами;
- загружает документы из email, ЭДО;
- проверяет все математические операции;
- распознает 20 типов документов (договор, приложение к договору, дополнительное соглашение, ТОРГ-2, приказ, детализация/спецификация, авансовый отчет, отчет агента, ГТД, письмо, письмо на возврат, акт сверки, акт зачета и надежно хранит все данные в электронном архиве.
Попробуйте сами и убедитесь в том, что вам больше не нужно проверять XML файл на ошибки из-за автоматического ввода первички. Оформите бесплатный пробный период прямо сейчас по ссылке.
