Автоматизация процессов бухгалтерии вместо ручного труда
Еще несколько лет назад организация бухгалтерского бизнеса тактично обходила стороной вопросы покупки ПК и специальных программных решений. Для руководителей и учетчиков старой школы это была лишь напрасная трата денег, достойной альтернативой которой они считали наём в штат нового специалиста на первичку или на другие рутинные процедуры. Сегодня, когда предприятия активно взаимодействуют с партнерами и клиентами, обмениваясь десятками разноплановых документов, ручной труд бухгалтера доставляет лишь дополнительные неудобства. Особенно если речь идет о специалистах-аутсорсерах, ведущих одновременно несколько компаний:
- Необходимость вносить документы вручную увеличивает трудозатраты на одного клиента.
- Риск случайно допустить ошибку возрастает в геометрической прогрессии. Результат – еще несколько часов, потраченных на ее поиск и устранение, что увеличивает себестоимость работы учетного специалиста.
- При составлении отчетов в ручном режиме специалист может случайно пропустить один документ или провести его дважды, что приведет к искажению итогов работы компании-клиента.
- Если заказчик не отличается пунктуальностью и передает пачку накопленных документов накануне отчетного периода, работы бухгалтера превращается в бесконечный цейтнот со срывом сроков и крупными штрафами.
Кроме того, ввод первичных документов в 1С путем механического забивания данных в программу – это потраченные нервы, севшее зрение и чувство усталости. Они не оставляют бухгалтеру шансов заняться более полезной работой – например, найти способ снизить налоговую нагрузку или провести дополнительную сверку с контрагентами для уточнения текущей задолженности. При возросшей себестоимости труда прибыль остается на том же уровне, и говорить об эффективности услуг аутсорсинга для исполнителей не приходится. Сюда же стоит добавить выгорание сотрудников из-за непомерного объема работы, что влечет за собой снижение качества услуг и новый виток проблем.
Для тех компаний, кто своевременно оценил преимущества автоматизации и ее значение для развития бухгалтерского бизнеса, картина выглядит несколько иначе:
- Работа с каждым клиентом занимает минимум времени, поэтому удается взять на аутсорс еще несколько предприятий. Результат – уверенное развитие и масштабирование бизнеса с сохранением высокого качества бухгалтерских услуг.
- Экономия временного ресурса увеличивает прибыль по клиенту за час работы. От каждого бухгалтера получается максимальная отдача, а труд специалистов становится более производительным.
Десятки современных программ для автоматизации бухгалтерии позволяют подобрать оптимальный вариант под любое предприятие с учетом масштаба его бизнеса и вида деятельности. А их приобретение будет в разы выгоднее, чем напрасная оплата десятков часов в месяц, потраченных на занесение документов в учетную систему, поиск и исправление ошибок, сортировку входящих бумаг и т.д.
Сервисы для бухгалтеров на удаленке: на первом плане – функциональность
Конечно, даже самая продвинутая компьютерная программа не сможет заменить человеческий ум грамотного и опытного специалиста. Однако ей можно смело доверить рутину – например, автоматический ввод сотен первичных документов: накладных, счетов, актов, ордеров и т.д. Единственное требование – выбрать программное решение с высоким качеством распознавания чеков и номенклатур, чтобы:
- Не тратить время на исправление ошибок в данных.
- Исключить создание десятков дублирующих позиций.
- Ускорить процесс загрузки данных без зависаний и сбоев.
- Полностью доверить программе работу с входящими и исходящими документами, не отвлекаясь на нее перед отчетным периодом.
Еще один важный вопрос – хранение введенных в базу документов. Конечно, их можно разместить на виртуальном диске, однако, эта услуга стоит денег. А поиск нужного документа в сотнях бумаг без сортировки превратится в настоящий квест. Этот вопрос по-разному решен в разных формах ПО, но наиболее продуманным и функциональным можно назвать мультисервисное решение от Entera для ввода первички:
- Точность распознавания документов составляет здесь 98%.
- Высокая скорость работы поможет ввести в базу пачку бумаг за несколько минут.
- Создание дублирующих сканов и их ошибочное проведение полностью исключены.
- Полученный скан прикрепляется к аналогичному документу в 1С.
- Сверка номенклатуры предотвращает появление новых дублирующих товарных позиций
- Удобный формат хранения бумаг в электронном архиве предусматривает их одновременную классификацию по видам и за несколько секунд поможет отыскать нужный документ по указанным реквизитам.
Хотите попробовать? Бесплатный тестовый период в Entera позволяет ввести в учетную программу любые десять документов – от стандартной накладной до отчета комиссионера. Для дальнейшего практического использования можно выбрать один из предлагаемых тарифов с разной стоимостью, где цена ввода уменьшается по мере роста количества обработанных бумаг. А если у вас остались вопросы, сотрудники компании дадут на них квалифицированные и исчерпывающие ответы.
Подводя итог
Опыт тысяч современных предприятий доказывает: автоматизация учета сокращает затраты на обработку и хранение документов в 8-10 раз. Для компаний, предлагающих аутсорсинг бухгалтерии, это единственный способ увеличить рентабельность деятельности, привлечь новых клиентов и успешно развиваться в конкурентной среде. А для сотрудников удастся создать оптимальные условия труда, где они смогут сполна раскрыть и проявить свои интеллектуальные способности.
Остались вопросы? Звоните нам на 8 (800) 550-46-62 или оставляйте заявку на сайте!
