Хозяйственная деятельность любого предприятия связана с созданием большого количества документов. Каждый день сотрудники подписывают договоры, приказы, составляют отчетность на основе первичных документов. Поэтому у всех предпринимателей рано или поздно возникает вопрос: как организовать хранение бухгалтерских документов в организации? В этой статье мы подробно разберем порядок, сроки, нюансы хранения бухгалтерской документации, а также напомним, какая ответственность предусмотрена за нарушение правил.
Зачем хранить документы
Документы прошлых периодов могут помочь:
- в суде при разногласиях с контрагентами;
- для подтверждении законности операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой;
- для предоставления информации государственным органам о сотрудниках, которые ранее работали в вашей компании. Например, чтобы восстановить трудовую книжку.
Какие законы и нормативно-правовые акты регулируют и устанавливают сроки хранения документов бухгалтерского учета
Законодательством РФ установлены четкие сроки хранения бухгалтерской документации. Разберемся подробнее.
Статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ предписывает хранение первичных документов организации.
Требования прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете». Здесь говорится, что:
- Первичные документы и регистры бухучета должны передаваться в архив.
- До этого момента их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах под ответственностью сотрудников, назначенных главным бухгалтером.
- Документы должны храниться в хронологическом порядке.
В Налоговом кодексе РФ прописана обязанность сохранять данные бухгалтерского и налогового учета компании.
В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» можно найти список документов, которые нужно хранить, а также сроки.
Правила организации архива указаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Сроки хранения документов бухгалтерского учета
В соответствии с Федеральным законом №402 большинство бухгалтерских документов должны лежать в архиве 5 лет. Но есть несколько нюансов.
Сроки хранения первичных документов бухгалтерского учета, регистров, аудиторских заключений начинается с момента отчетного года.
Для учетной политики компании и документации по организации и ведению бухгалтерского учета, средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи - с года, в котором документы в последний раз использовались.
Сохранить навсегда нужно:
- годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
- передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
- книги учета доходов и расходов – организациям и ИП, которые применяют УСН;
- договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
- документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
- акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
- договоры дарения;
- документы по операциям с ценными бумагами;
- переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
- паспорта сделок.
75 лет нужно хранить:
- трудовые договоры;
- реестры сведений о доходах физлиц;
- ведомости на выдачу дивидендов;
- лицевые счета и карточки работников.
Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
10 лет нужно хранить документы:
- по продаже движимого имущества;
- договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.
Основные ошибки при хранении бухгалтерских документов в организации
- Не хранить документы. Если не следовать всем правилам и нормам содержания архива, то в нужный момент вы не сможете найти справку, чек или составить отчет для налоговой. В результате вы потеряете много времени впустую или заплатите штраф.
- Хранить все документы, не обращая внимания на сроки. Когда в архиве компании хаос и беспорядок, сложно нормально вести бухгалтерскую документацию. Во-первых, макулатура занимает очень большие помещения, во-вторых, бухгалтеры тратят рабочие часы на поиск нужной информации.
- Нет специального сотрудника. Часто в компаниях нет должности «архивист» и за хранение бухгалтерских документов несет ответственность случайный работник или все понемногу. Это ведет к нарушениям в правилах содержания бух.отчетности.
- Уничтожение документов без экспертизы. Перед тем, как выбросить ту или иную бумагу, нужно обязательно уточнить срок ее хранения и убедиться, что он истек. Если уничтожить действующий документ, можно получить штраф.
Ответственность за неправильное хранение бухгалтерских документов
По ст. 27 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение правил хранения и уничтожения документов предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность. Она может быть применена по отношению к руководителю организации, главному бухгалтеру и другим виновным сотрудникам.
Гражданско-правовая ответственность подразумевает возмещение ущерба.
Административная – наложение штрафов до 40 000 рублей.
Уголовная ответственность наступает при «уничтожении, повреждении или сокрытие официальных документов» (ст. 325 УК РФ) и при непредоставлении их в налоговую (ст. 199 УК РФ). От тяжести нарушения виновный может понести наказание в виде штрафа от 100 000 рублей, исправительных работ, лишения свободы до двух лет.
Как избежать ошибок и штрафов
Избежать серьезных нарушений можно с помощью электронного хранения бухгалтерских документов. Это система хранения информации на материальном носителе в электронном формате PDF, SGML, XML или TXT. Единица хранения электронного архива - электронный файл.
Такой архив формируется путем сканирования каждого бумажного документа или заполнения готового шаблона в специальной компьютерной программе, чтобы:
- Создать единый каталог документов по их типу;
- Обеспечить доступ к информации всем сотрудникам;
- Быстро находить нужный файл;
- Распечатывать необходимые документы;
- Избавиться от бумажных архивов.
Например, Entera - облачный мультисервис, где автоматически архивируется все документы с учетом типа, регистра и параметров. Все данные надежно защищаются протоколами шифрования и сертификатами безопасности.
Создать и хранить бухгалтерские документы организации в электронном архиве легко и просто:
- Вы загружаете один или пачку документов в произвольном порядке.
- Система самостоятельно распределяет их и присваивает уникальное имя.
- Сервис сопоставляет значения, проверяет данные и загружает все копии документов в электронный архив.
Чтобы найти нужный документ, достаточно ввести в фильтр поиска любой реквизит – дату, тип, наименование его получателя, и система найдет все данные по запрошенным критериям. Получается, что с облачным архивом: все документы в едином пространстве, они доступны в любом месте и любое время, их легко найти, скачать, следить за сроками хранения документов бухгалтерского учета и вовремя избавляться от ненужного.
Если вы хотите попробовать возможности Энтеры, заполните форму ниже прямо сейчас и получите бесплатный пробный период. Присоединяйтесь к числу счастливых компаний, которые ушли от многих проблем бухгалтерской отчетности и развивают свое дело без рутины, авралов и лишнего стресса.
