Равномерное поступление первички – лучшая возможность своевременно внести ее в базу и заблаговременно подготовиться к составлению квартальной или годовой отчетности. Однако такое положение дел часто оказывается лишь мечтой. Многие поставщики не спешат баловать партнеров вовремя составленными и переданными накладными, счетами и платежками. И вся масса документов приходит едва ли не в последние дни месяца, угрожая завалить бухгалтера на первичке работой на ближайшие несколько недель. Кроме того, такая несогласованность имеет немало других побочных эффектов:
- Налоговая инспекция не будет ждать, когда первичные документы будут занесены в вашу базу. Установлены строгие сроки подготовки и сдачи отчетов, а опоздание грозит серьезным штрафом.
- Занимаясь экстренным введением первички в базу, специалист может легко допустить ошибку. Итог несложно предугадать – искажение финансовых результатов при подготовке налоговой отчетности, крупная недоимка или переплата налогов, недовольное лицо босса и лишение долгожданной премии. И в качестве бонуса – необходимость быстро перепроверить всю базу, что потребует еще нескольких дней и дополнительно увеличит нагрузку на бухгалтерию.
- Если на несобранность поставщика накладывается отпуск или чрезмерная загрузка бухгалтера, проблема приобретает характер цунами. Волны первички захлестывают с головой, и приходится привлекать к работе еще нескольких человек, чтобы успеть уложиться в срок и своевременно сдать отчетность. А для бухгалтера-одиночки на аутсорсинге наступают дни работы в режиме 24/7, когда человек оказывается полностью отрезанным от семьи, отдыха, любимых занятий и других мелких радостей жизни.
- Если первичные документы вводятся в программу автоматическим способом, процесс подготовки данных для сдачи годового или квартального отчета ускоряется. Если же бухгалтерия работает по старинке, и документы вбиваются вручную, к концу отчетного периода несложно предположить у сотрудников нервные срывы, гипертонию, сильные головные боли, бессонницу и другие расстройства, ставшие следствием авральной работы. А те, кто не выдерживает такого темпа, просто кладут на стол боссу заявление по собственному.
- Во время «экстренного» вноса первички перед составлением документов для отчетности в 1С вся остальная текущая работа бухгалтерии ставится на длительную паузу. И сразу после сдачи отчетов в ФНС сотрудники начинают в сверхсрочном режиме закрывать «заброшенные» дела, вновь лишаясь права на отдых. Для предприятий, где значение имеет оперативность аналитики – например, торговля или общепит, — такое положение дел можно смело назвать неприемлемым. Срывается проведение инвентаризации, невозможно подсчитать количество остатков для заказа новой партии товара, и стабильная работа компании вместе с получением ожидаемой прибыли оказывается под угрозой.
- И как назло, именно в отчетном периоде в общей лавине первичных документов может затеряться нужная накладная или платежка. И приходится потратить еще несколько часов на ее поиск на рабочих столах сотрудников или в объемных папках.
Все это – не сюжет для психологического триллера, а повседневная реальность бухгалтерской работы. Устранить описанные проблемы может только профессиональное решение, готовое дать симметричный ответ актуальным проблемам бухучета и отчетности.
Делу — время, а с Entera — час
Сервис ввода и распознавания документов Entera создан специалистами, которые не понаслышке знают о трудностях и перипетиях бухгалтерской работы. Поэтому здесь учтены все нюансы, облегчающие рутинный труд по вводу первичных документов и подготовке бухгалтерской отчетности:
- Быстро нужен документ недельной давности для проверки и исправления? Найдите его в пару кликов, задав известные параметры – номер, дату, поставщика или другой реквизит.
- Нужно быстро ввести в учетную базу несколько сотен единиц документов? Entera распознает и занесет в базу всю первичку – счета, чеки, отчеты комиссионеров, акты и накладные. Загрузите их в бумажном или электронном виде и занимайтесь своими делами – умный сервис переработает информацию со скоростью до 100 документов за 10 минут. При этом ошибочное повторное введение данных полностью исключено, а случайная ошибка в расчетах у поставщика будет немедленно обнаружена и озвучена.
- Все документы распознаются, вносятся в нужный раздел, распределяются по счетам с учетом номенклатуры и надежно хранятся в базе. В любой момент вы можете поднять нужные бумаги для составления сверки, подготовки аналитического отчета, инвентаризации склада или торгового зала – эта работа займет буквально пару минут. Встроенный фильтр быстро отберет данные по введенным критериям – за период, по поставщику или по товарной позиции.
- Чтобы вам было еще проще, можно настроить немедленный ввод входящих документов с определенного адреса электронной почты или автоматическое занесение в базу из ЭДО.
И все это – просто, быстро, без длительной настройки, покупки дорогостоящей техники и необходимости найма в штат опытного IT-специалиста для установки и контроля.
Вам нужно лишь зарегистрироваться на сайте Entera и лично убедиться в неограниченных возможностях программы с помощью опции бесплатного тестового ввода десяти любых документов. Выбирайте подходящий тариф и больше отдыхайте в непростой отчетный период, пока профессиональный сервис будет делать за вас неприятную рутинную работу.
Остались вопросы? Звоните нам на 8 (800) 550-46-62 или оставляйте заявку на сайте!
