Бухгалтерия любого предприятия связана с огромным количеством документации: договоры, акты, накладные, приказы, чеки и другие. На их основании сотрудники ведут бухгалтерский учет. Все компании обязаны обеспечить правильное хранение документов бухгалтерского учета в специальных архивах, чтобы предоставить их в случае налоговой проверки для подтверждения финансовых операций организации. Сроки разные и зависят от вида документа. В этой статье поговорим о хранении бухгалтерских документов в организации более подробно.
Какие законы регулируют срок хранения бухгалтерских документов?
При ведении бухгалтерского учета и хранении документов, нужно опираться на следующие документы:
1. Статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ предписывает хранение бухгалтерских документов.
2. Приказ №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
3. Налоговый кодекс РФ 4. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
По правилам хранения бухгалтерских документов их можно разделить на две категории:
1) Хранятся временно – 1,3,5,6,15,45,50 или 75 лет.
2) Хранятся постоянно – 10 лет в организации, далее – в архиве.
Иногда их текста закона может быть непонятно, сколько именно необходимо сохранять материал: 50 или 75 лет. Здесь можно руководствоваться следующим правилом. Если документ создавался до 1 января 2003 года, то храните 75 лет, а если позже этого числа – то 50 лет.
Важно учесть, что данные сроки хранения бухгалтерских документов начинают отсчет с 1 января следующего года после завершения делопроизводства.
Хранение бухгалтерских документов таблица
- Первичные документы - не менее 5 лет, после завершения отчетного года. Регистры бухгалтерского учета (журналы операций; книги учета; учетные карточки; главная книга) - не менее 5 лет, если отчетному году была проведена проверка.
- Документы учетной политики: учетная политика; изменения; дополнения; приложения - не менее 5 лет после календарного года, в котором они использовались последний раз.
- Месячная отчетность - 1 год, если в компании есть квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно.
- Квартальная отчетность - 5 лет, если формируется годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно.
- Хранение годовых отчетов в бухгалтерских документах в организации осуществляется постоянно.
- Документы для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам - не менее 4 лет.
- Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам - не менее 6 лет.
- Счета-фактуры - 5 лет.
- Документы по личному составу организации, которые созданы до 2003 года - 75 лет, после 2003 года - 50 лет.
- График отпусков сотрудников - не менее 3 лет с момента окончания его срока действия.
- Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство) - не менее 50 лет.
- Документы о премировании сотрудников - не менее 5 лет.
Выше перечислены требования и сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Однако это не весь список. Для более детальной информации, обратитесь к законам и нормативно-правовым актам РФ, где подробно описаны сроки хранения бухгалтерских документов в таблице.
Штрафы за несоблюдение сроков хранения документов бухгалтерского учета
Если отдел бухгалтерии несерьезно относится к срокам хранения бумаг, то у компании могут возникнуть серьезные проблемы при проверке со стороны налоговых органов. Самая распространенная мера - штрафы.
- От 300 до 500 рублей - для должностных лиц за потерю первичных документов.
- От 5 000 до 10 000 рублей (для организаций) и 3 000 до 5 000 рублей (для должностных лиц и ИП) - за ошибки в хранении документов, которые нужно было передать в архив.
- От 10 000 до 30 000 рублей за нарушения норм хранения документов.
- По 200 рублей за каждый непредоставленный документ при запросе ФНС для контроля.
- От 5 000 до 20 000 рублей - если нет запрашиваемого документа при встречной проверке у контрагента.
Так или иначе, материальные потери неприятны для любого предприятия. Поэтому стоит относиться к хранению документов бухгалтерского учета со всей серьезностью.
Как избежать штрафов?
Забыть про сложности с хранением первичных бухгалтерских документов, облегчить работу сотрудников и обеспечить спокойствие собственников бизнеса сможет автоматизация учета и электронный архив документов.
Облачный мультисервис Entera быстро распознает и загружает первичные документы в ваш компьютер, а затем надежно хранит их на устройстве и обеспечивает легкий доступ любому сотруднику, у которого есть разрешение.
Электронный архив документов в Entera обеспечивает порядок в бумагах, позволяя быстро находить их и предоставлять проверяющим органам при запросе. При этом, комфортно отслеживать сроки хранения первичных бухгалтерских документов и при необходимости удалять ненужные.
Использовать электронный архив Entera не только удобно, но и выгодно! С 1 ноября 2024 года мы упростили порядок тарификации для документов:
ТОРГ-2, Договор, Приложение к договору, Дополнительное соглашение, Приказ, Детализация, Спецификация, Авансовый отчет АО 1, Отчет агента, ГТД, Письмо, Письмо на возврат, Акт сверки, Акт зачета.
Это значит, что при распознавании этих документов вы будете платить не за каждую страницу распознавания документов, а только стоимость 1 страницы за распознавание всего документа.
