Ежедневно предприятие получает и отправляет партнерам десятки первичных бухгалтерских документов. Это понятие объединяет документацию, подтверждающую совершение сделок в рамках хозяйственной деятельности компании согласно требованиям Закона ФЗ №402-ФЗ. Первичку составляют в момент совершения операции, чтобы передать данные контрагенту, подтвердить понесенные затраты и доказать точность расчета базы для налогообложения при проверке ФНС.
Для каждой сделки с учетом ее характера разработаны свои первичные документы. Чаще это договор, счет и счет-фактура, товарные накладные, акты выполненных работ, платежные документы – чеки, кассовые ордера и т.д. В зависимости от вида совершаемых операций перечень могут дополнять другие виды «первички», на основании которых делают записи в регистрах учета и рассчитывают базу для налогообложения.
Первичные документы имеют особое значение для бухучета компании, а именно:
- подтверждают совершение сделки;
- обеспечивают точный и достоверный учет остатков по счетам;
- используются в налоговом учете для подтверждения понесенных затрат;
- служат в качестве доказательств при судебных разбирательствах и в ходе урегулирования споров.
Отсутствие первичных документов или их потеря – серьезный риск, который ставит под угрозу деятельность предприятия и ее прибыль, а также делает компанию объектом пристального внимания налоговых органов.
Почему важно не допускать утрату первичных документов
К сожалению, даже самый внимательный бухгалтер может потерять первичный документ, случайно отправив его в «постороннюю» папку или уничтожив вместе с ненужными бумагами. Кроме того, нередки случаи, когда:
- контрагент забывает передать первичные документы;
- при составлении в бланках делают случайные или преднамеренные ошибки;
- готовые документы могут быть похищены или испорчены;
- данные на бумажных носителях становятся нечитаемыми из-за затопления или возгорания;
- электронные документы стираются с памяти ПК в результате аппаратного или логического сбоя.
Порча или утрата первичного документа делает невозможным его проведение по учетной базе. Тем более что запросить копию у контрагента или оформить дубликат часто не представляется возможным. Поэтому важно исключить любые риски отсутствия первичных документов, чтобы обеспечить их хранение в течение установленного времени.
Важно: ответственность за сохранность первичных документов на предприятии несет уполномоченное должностное лицо – рядовой сотрудник бухгалтерии или главный бухгалтер. Со стороны контролирующих органов эта обязанность возложена на специалистов ФНС. Поэтому они строго контролируют наличие и содержание «первички», а при отсутствии первичных документов применяет к нарушителям крупные финансовые санкции.
Все, что нужно знать о хранении первичных документов
Правильное хранение «первички» с учетом требований законодательства не менее важно, чем ее своевременное составление.
Сроки
Большинство бланков должны храниться в архиве не менее пяти лет. Для документов, по которым осуществляется перенос убытков на другие налоговые периоды, срок зависит от продолжительности периода такого переноса. Бланки, имеющие значение для налогового учета, хранятся не менее 4-х лет.
Формат хранения
Возможность переноса бумажных документов в электронный формат помогла разгрузить бухгалтерию от десятков громоздких папок. Однако строгие требования к организации хранения «первички» сохранились:
- ранее оцифрованные бумажные документы запрещено уничтожать раньше установленного срока;
- хранить электронные данные следует как минимум на двух разных носителях;
- доступ посторонних к электронному архиву следует полностью исключить;
- в бухгалтерии должна иметься техника для чтения и копирования сохраненных электронных документов;
- необходимо регулярно проверять и обновлять ПО для электронного архива, чтобы его данные были доступны на случай экстренного восстановления учетной базы.
Обратите внимание: срок хранения электронных документов составляет 5 лет – столько же, сколько должны храниться бумажные бланки «первички».
Штрафы за отсутствие первичных документов
Штраф за отсутствие первичных документов зависит от налоговых последствий:
- если налоговая база не была занижена, сумма взыскания составляет 10 000 рублей;
- если нарушения отмечены в разных налоговых периодах, на виновную сторону накладывают штраф в размере 30 000 рублей;
- если база налогообложения была занижена, и подтвердить справедливость такого занижения первичными документами невозможно, санкция составляет 20% от образовавшейся недоимки, но не менее 40 000 рублей.
Важно: сумма штрафа за отсутствие первичных документов не зависит от количества утраченных бланков. Достаточно потерять даже одну накладную, чтобы вызвать у ФНС сомнения и вопросы к налогоплательщику. Это еще раз доказывает: отсутствие первичных документов в бухгалтерском учете имеет для компании самые серьезные последствия. Поэтому к вопросу их хранения следует отнестись с максимальной ответственностью.
Мультисервис Entera: для тех, кто желает избежать неприятностей
Распознавание и ввод бумажных документов в электронную базу учета – не единственная возможность сервиса Entera. Чтобы вам было проще работать с сотнями бланков и исключить риски отсутствия первичных документов, в программное решение заложена возможность формирования электронного архива. Здесь можно хранить как отсканированные бумаги, так и документы учетных систем СБИС и Контур Диадок, полученные через систему ЭДО.
Бланки можно сортировать по виду и по дате составления, мгновенно находить нужные данные в базе, а также скачивать их для предоставления по запросу ФНС или контрагентов. Выгрузка документов осуществляется через web интерфейс портала Entera или через интерфейс расширения для 1С.
Использование Entera для хранения «первички» в электронном архиве — это:
- экономия времени на ручное внесение сотен бланков в учетную систему;
- автоматический контроль отражения в учете всех поступивших документов;
- защита от пропуска или дублирования информации в бухгалтерской базе;
- надежное и безопасное хранение данных в течение продолжительного времени.
Обратите внимание: оплата за отсканированный документ рассчитывается как за один бланк независимо от количества страниц или товарных позиций. Экономьте вместе с Entera и обеспечьте сохранность первички, чтобы защитить предприятие от финансовых взысканий и нежелательных споров с ФНС.
