Ежедневно компании принимают от контрагентов десятки и даже сотни первичных документов. Благодаря внедрению электронного документооборота большинство «первички» поступает в формате УПД – универсального передаточного документа, в котором объединены реквизиты счета-фактуры и бланка для ведения бухучета товаров. Однако даже приведение данных к общему формату заставляет бухгалтера потратить немало времени, чтобы внести УПД документ в 1С максимально быстро и без ошибок. Есть ли способ избежать этой утомительной рутинной процедуры?
Подробнее об УПД и их внесении в 1С
С помощью УПД компании-контрагенты оформляют поставку и возврат товаров (работ или услуг), а также фиксируют передачу имущественных прав. Такой формат особенно удобен для продукции, которая прослеживается на всем пути с конвейера завода до передачи конечному потребителю. Поступление УПД на предприятие возможно:
- в бумажном виде. Поскольку такие документы являются основанием для вычета по НДС и подтверждения расходов, их подшивают и хранят в установленном порядке;
- в электронном формате через систему ЭДО. Согласно указаниям ФНС допускается дополнять перечень обязательных реквизитов бланка другими, выбранными с учетом особенностей деятельности предприятия-поставщика и позволяющими подтвердить комплектность и качество переданных товаров (работ, услуг).
Отправка УПД в электронном формате обязательна для маркированных товаров, данные по которым передаются в систему «Честный ЗНАК», или оборот которых подлежит особому государственному контролю. Однако если их отправка в учетную систему осуществляется в один клик, то выгрузка в 1С УПД в XML требует гораздо больше времени.
Особенности внесения УПД документов в 1С
Поступление универсальных передаточных документов на предприятие возможно:
- через МФУ в виде сканов;
- по e-mail;
- в виде фото;
- путем скачивания посредством QR-кода;
- через систему ЭДО, откуда в 1С выгружают УПД в XML.
С учетом варианта поступления загрузить УПД в 1С из XML можно разными способами.
Вручную
Осуществляется с помощью МФУ, где предусмотрена опция автоматической загрузки листов. Для снятия скана с документа и его последующей загрузки в 1С требуется наличие специальной программы, которая распространяется на платной основе. Готовые электронные документы обычно хранятся в архиве, где можно быстро найти нужный бланк по реквизитам. К сожалению, не все из существующих программных решений способны справиться с этой задачей: исключить дубли бланков, сопоставить номенклатуру и размещать товары по соответствующим позициям. Кроме того, при ненадежном архивировании остается риск безвозвратной утраты документа.
Сканирование
Осуществляется с помощью МФУ, где предусмотрена опция автоматической загрузки листов. Для снятия скана с документа и его последующей загрузки в 1С требуется наличие специальной программы, которая распространяется на платной основе. Готовые электронные документы обычно хранятся в архиве, где можно быстро найти нужный бланк по реквизитам. К сожалению, не все из существующих программных решений способны справиться с этой задачей: исключить дубли бланков, сопоставить номенклатуру и размещать товары по соответствующим позициям. Кроме того, при ненадежном архивировании остается риск безвозвратной утраты документа.
Получение через электронную почту
Для использования этой опции необходимо настроить УПД в 1с, чтобы стала возможна автоматическая загрузка входящих документов в программу с определенного электронного адреса. Достаточно удобный способ, снижающий вероятность ошибки и экономящий время.
Получение через QR-код
Быстрый и простой вариант получения документов при наличии смартфона с хорошей камерой. Достаточно навести ее на QR-код, чтобы файл был открыт, распознан и сразу направлен в учетную систему. Однако даже такой формат работы не позволяет полностью отказаться от использования в офисе бумажных документов.
Приход через ЭДО
Пожалуй, один из наиболее удобных и безопасных способов организации документооборота. Обмен данными осуществляется в течение нескольких минут. Формат документов XML унифицирован, а их хранение в электронном архиве снижает вероятность случайного уничтожения или потери. Использование ЭДО позволяет загрузить УПД из 1С в СБИС или другую учетную систему без необходимости смены формата или ручного ввода данных. Подключение системы доступно для всех субъектов бизнеса и осуществляется в минимальные сроки при наличии цифровой подписи и договора с оператором услуг электронного документооборота.
Entera: решение всех задач по загрузке УПД в 1С в одном сервисе
Вне зависимости от способа поступления первичных документов в компанию полностью автоматизировать ввод и мгновенно загружать УПД в 1С вам поможет мультисервис Entera. Он с исключительной точностью распознает реквизиты и обрабатывает десятки бланков в течение нескольких минут, исключая ошибки и пропуски данных. В перечне основных функций мультисервиса:
- распознавание всех видов данных (в том числе чеков и отчетов комиссионеров);
- пакетная загрузка документов;
- контроль математических вычислений для исключения ошибок;
- проверка информации на случайное дублирование;
- создание новых номенклатур и их точное сопоставление со справочником 1С благодаря использованию систем машинного обучения;
- автоматическая проверка контрагентов по данным ЕГРЮЛ;
- прикрепление к учетным записям сканов первичных документов.
Мультисервис Entera полностью совместим с учетными программами и сервисами 1С, Мое дело и 1С Fresh. Вы можете работать с любым программным решением, не тратя время на сложную перенастройку базы, конвертирование форматов или ручное внесение данных. Также в перечне основных технических достоинств мультисервиса:
Высокая точность распознавания документов
Определение и ввод данных с точностью более 98% — результат использования специальных технологий и алгоритмов.
Сжатые сроки обработки
На распознавание и ввод в систему одного документа требуется не более двух минут.
Интеллектуальный режим работы
Сервис самостоятельно сопоставляет номенклатуры и запоминает информацию, что исключает дублирование товарных позиций и ошибки в аналитическом учете.
Загрузка документов с бумажных бланков, фото или сканов, электронной почты или QR-кодов
Процесс обработки легко настраивается и запускается в пару кликов в зависимости от выбранного формата поступления документов от контрагентов.
После загрузки все обработанные документы автоматически направляются в электронный архив, где надежно хранятся в течение длительного времени с гарантией защиты от несанкционированного доступа и случайного удаления данных.
Откажитесь от рутинных операций и экономьте рабочее время для более интересных и важных задач вместе с Entera. Сервис поможет оптимизировать обработку и ввод документов, обеспечивая их надежное хранение, своевременное проведение и быстрый поиск.
Лично убедиться в многочисленных преимуществах сервиса поможет бесплатное тестирование. Оставьте заявку по ссылке, чтобы получить возможность обработать 10 бланков документов и бесплатно сформировать электронный архив.
После загрузки все обработанные документы автоматически направляются в электронный архив, где надежно хранятся в течение длительного времени с гарантией защиты от несанкционированного доступа и случайного удаления данных.
Откажитесь от рутинных операций и экономьте рабочее время для более интересных и важных задач вместе с Entera. Сервис поможет оптимизировать обработку и ввод документов, обеспечивая их надежное хранение, своевременное проведение и быстрый поиск.
Лично убедиться в многочисленных преимуществах сервиса поможет бесплатное тестирование. Оставьте заявку по ссылке, чтобы получить возможность обработать 10 бланков документов и бесплатно сформировать электронный архив.
