Среди разных видов «первички» для бухгалтерии особое место занимают акты. Так называют официальные документы, которые подтверждают факт выполнения определенных работ / услуг или фиксацию показателей на конкретную дату. Акты в 1С рассматриваются как достоверный способ подтверждения хозяйственных операций и являются достаточным основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры.
В зависимости от назначения и содержания различают:
В перечне обязательных реквизитов акта в 1С 8.3 – наименования участников, дата составления, содержание сделки, а также стоимость переданного имущества или предоставленных услуг. Информацию, указанную в акте, стороны подтверждают подписями и печатями.
В настоящее время акты могут составляться как в бумажном, так и в электронном формате – в виде файлов pdf, таблиц xls или текстовых документов, а также в форме УПД (универсального передаточного документа). Вне зависимости от способа оформления все документы должны содержать обязательные реквизиты. Они позволяют правильно отразить акт выполненных работ в 1С и точно рассчитать налоговые обязательства.
Для компаний, получающих или оказывающих клиентам различные виды услуг, ежемесячное количество актов в 1С 8.3 исчисляется сотнями. Поэтому их внесение в учетную систему занимает около 70-80% от общего рабочего времени. Особенно если контрагенты оказываются непунктуальными и забывают передать документы в срок. Но есть способы решения этой насущной проблемы.
В зависимости от назначения и содержания различают:
- Акт выполненных работ в 1С, который удостоверяет факт осуществления определенных действий и включает данные по их расчетной стоимости.
- Акт инвентаризации подтверждает итоги проверки наличия материальных ценностей или обязательств.
- Акт приемки-сдачи удостоверяет передачу контрагенту имущества или оказание услуг.
- Акт сверки в 1С фиксирует расчеты между сторонами сделки и наличие задолженности.
В перечне обязательных реквизитов акта в 1С 8.3 – наименования участников, дата составления, содержание сделки, а также стоимость переданного имущества или предоставленных услуг. Информацию, указанную в акте, стороны подтверждают подписями и печатями.
В настоящее время акты могут составляться как в бумажном, так и в электронном формате – в виде файлов pdf, таблиц xls или текстовых документов, а также в форме УПД (универсального передаточного документа). Вне зависимости от способа оформления все документы должны содержать обязательные реквизиты. Они позволяют правильно отразить акт выполненных работ в 1С и точно рассчитать налоговые обязательства.
Для компаний, получающих или оказывающих клиентам различные виды услуг, ежемесячное количество актов в 1С 8.3 исчисляется сотнями. Поэтому их внесение в учетную систему занимает около 70-80% от общего рабочего времени. Особенно если контрагенты оказываются непунктуальными и забывают передать документы в срок. Но есть способы решения этой насущной проблемы.
Как провести акт в 1С: доступные способы и их особенности
Несмотря на высокую степень автоматизации бухгалтерского учета, многие специалисты продолжают вносить акты сверки в 1С в ручном режиме. Для этого в системе заходят в раздел «Реализация (акты, накладные)», где выбирают нужный документ и заполняют его путем подстановки данных о контрагенте, реквизитов договора и т.д. Более «прогрессивные» сотрудники фотографируют бланки и пытаются отсканировать их, после чего вынуждены внимательно проверить каждую цифру. А если качество печати или четкость фотоснимка оставляет желать лучшего, техника оказывается бесполезной, и приходится разносить данные по старинке.
Есть и еще одна серьезная проблема. Стремясь успеть внести все первичные документы в преддверии начала отчетного периода, даже самый опытный и внимательный бухгалтер может легко совершить ошибку – указать неверную дату или ошибочную сумму акта сверки в 1С 8.3, выбрать из списка не того поставщика или получателя услуг. Результат – неправильный расчет налоговых обязательств, серьезные нарекания со стороны ФНС, доначисления и штрафы.
Лучшим способом избежать подобного сценария развития событий станет использование мультисервиса Entera. Он создан для быстрого и удобного автоматического ввода актов сверки в 1С 8.3. Функциональные возможности Entera:
- мультисервис распознает вид документа и его реквизиты;
- указанная номенклатура работ или услуг выбирается на основании данных справочника 1С;
- вычисления в табличной части проверяются на правильность;
- документ формируется в электронном виде и автоматически поступает в учетную базу для проведения;
- к электронному бланку автоматически привязывается скан бумажного документа;
- данные автоматически сохранятся в удобном цифровом архиве.
Entera уже применяют тысячи предприятий – от ИП до крупных компаний с десятками филиалов. Благодаря мультисервису работа с первичными документами не занимает много времени, и акты УПД в 1С вносятся своевременно и без ошибок.
Почему все больше бухгалтеров выбирают Entera для актов УПД в 1С?
Существующие сегодня программные решения для ввода актов в 1С 8.3 не всегда демонстрируют удобство и функциональность, часто отличаются невысокой точностью и требуют детальной перепроверки информации. При создании Entera были учтены все перечисленные недочеты и реализованы важные преимущества, поэтому мультисервис:
- распознает документы с точностью до 98%;
- работает с любыми видами «первички», включая разные произвольно составленные акты, отчеты комиссионеров, чеки и т.д.;
- исключает дублирование данных и пропуск важных реквизитов
- наделен функцией пакетного ввода – до 100 страниц за один рабочий сеанс;
- вносит акт в 1С за 2 минуты;
- самостоятельно создает и пополняет надежный электронный архив, где не потеряется ни один важный документ.
Entera– лучшее решение для вашей бухгалтерии, которое оптимизирует работу и значительно повысит ее качественный уровень.
Как выгрузить акт сверки в 1С: несколько универсальных решений на выбор
Благодаря автоматизации учета значительная часть первичных документов поступает на предприятие в электронном формате по одному из следующих каналов:
- По электронной почте. Отправитель прикрепляет заполненный и подписанный бланк к письму, и уже через несколько секунд оно оказывается у получателя.
В Entera на этот случай предусмотрена простая и удобная настройка. Настройте переадресацию, чтобы письма с актами контрагентов пересылались на scan@entera.pro. Тогда программа самостоятельно распознает информацию в документе и внесет его в вам в 1С.
- Через МФУ. Современные модели устройств могут автоматически отправлять документы на указанный адрес электронной почты сразу после сканирования.
При работе с Entera вам достаточно прописать электронный адрес scan@entera.pro в настройках МФУ. И после сканирования документы будут автоматически поступать на распознавание в мультисервис без вашего участия и обязательного контроля.
- В виде фотоснимка, прикрепленного к электронному письму или отправленного через мессенджер.
Поступление акта в 1С в виде фото с помощью Entera занимает не более минуты — достаточно в один клик отправить его на распознавание. Мультисервис справится с этой задачей, даже когда качество фотографии сложно назвать удовлетворительным. А если нужно быстро внести бумажный документ, просто сфотографируйте его и отправьте в Entera для ввода данных в 1С.
- Через QR-код. В нем зашифрована подробная информация о документе и его основные реквизиты.
В случае использования Entera бухгалтеру необходимо лишь отсканировать QR-код и отправить данные на распознавание, а остальную работу мультисервис выполнит самостоятельно.
- Через систему ЭДО. Благодаря ее внедрению обмен актами и другими первичными документами осуществляется в считанные секунды. Важно: обязательным условием использования системы электронного документооборота является наличие квалифицированной электронной подписи для удостоверения данных.
С Entera вам не нужно изучать, как выгрузить акт в xml из 1С, — достаточно подключить ЭДО к учетной системе. Так вы сможете быстро выгрузить исходящий бланк или, напротив, внести в базу документ от контрагента.
В заключение
Многочасовое внесение «первички», опечатки и ошибки, аврал при поступлении десятков бланков от контрагента – забудьте об этих сложностях благодаря Entera. Вы можете лично оценить многочисленные достоинства сервиса— просто отправьте заявку и получите бесплатный доступ к мультисервису в рамках бесплатного тестового периода.
