Как составить акт сверки взаиморасчетов с контрагентами

Как правильно составить акт сверки: пошаговая инструкция
Подробнее об акте сверки взаиморасчетов
Когда и зачем составляют акт сверки?
Составление акта сверки взаиморасчетов: перечень необходимых документов
Как составить акт сверки: обязательные разделы и реквизиты
Порядок составления акта сверки
Как составить акт сверки в 1С?
Как подписать акт сверки и отправить его контрагенту?
Какие ошибки часто допускают при составлении акта сверки взаиморасчетов?
Автоматизация работы с актами сверки с помощью сервиса Entera Акты сверки

Как правильно составить акт сверки: пошаговая инструкция

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами — двухсторонний документ, где отражены факты операций и расчетов компаний за полученные товары, работы или услуги в рамках определенного временного периода. Информация в акте помогает уточнить перечень сделок и сумму оборотов по дебету и по кредиту для каждой стороны, что помогает выявить разногласия и проверить совпадение сальдо на конец отчетного периода.

Основная задача составления акта сверки — обнаружение причин расхождения в учете для сторон осуществленных сделок. Это могут быть пропущенные поставки или расчеты, неверное отражение совершенных операций, несвоевременное получение документов, их случайный пропуск или дублирование. Благодаря регулярной сверке с помощью таких актов удастся своевременно закрывать имеющиеся задолженности, а также избежать разногласий и обращения в суд по вопросам нарушения договорных обязательств. Документ, принятый и подписанный обеими сторонами, в этом случае признается судебными органами доказательством зависшего долга или отсутствия задолженности.

Благодаря регулярному составлению актов и проведению сверок контрагенты:

внимательнее относятся к вопросам своевременных расчетов;
могут своевременно обнаружить и исправить ошибки в учетной системе;
получают подтверждение правильного отражения данных о поступлениях и расчетах;
могут избежать образования значительной суммы долга;
следят за своевременным составлением и передачей первичных документов другой стороне.

Составлять акты сверки контрагентам рекомендуется сразу после проведенной инвентаризации, а также до начала составления квартальной или годовой отчетности. Чем больше операций, тем чаще следует составлять документ для сопоставления текущих обязательств.

Обратите внимание: обращение в суд по вопросам погашения задолженности возможно только спустя три года после ее образования. Если же должник принял и подписал акт сверки, указанный трехгодичный срок «обнуляется» и вновь отсчитывается от даты подписания документа.

Подробнее об акте сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов — документ, составленный контрагентами для уточнения дебетовых и кредитовых оборотов и сопоставления итогового сальдо на конечную дату выбранного временного периода. Он помогает согласовать информацию по взаимным обязательствам и принять взвешенное решение по закрытию имеющихся задолженностей, которое будет устраивать обе стороны. Составление акта сверки актуально для предприятий всех форм собственности, которые поставляют товары, оказывают услуги или выполняют работы, получая прибыль и начисляя на эту сумму налоговые обязательства.

Составление акта сверки не является обязательным требованием для коммерческих организаций. Однако без него не обойтись, особенно если компании совершают несколько десятков сделок ежемесячно, первичные документы составляются с некоторой задержкой, а расчеты поступают общей суммой за определенный период.

Благодаря составлению акта:

бухгалтерская и налоговая отчетность не содержат ошибок в разрезе существующих дебиторских и кредиторских задолженностей;
сумма долга контролируется сторонами, и ее проще своевременно закрыть, чтобы избежать обращения в суд;
компании могут строго контролировать финансовые результаты совместной работы;
можно избежать штрафов за ошибки, допущенные при отражении хозяйственных операций;
удается отстоять интересы предприятия-кредитора в суде, если другая сторона отказывается погашать имеющуюся задолженность.

Обратите внимание: составление акта сверки целесообразно при смене бухгалтера, чтобы новый специалист принял дела в полном объеме и мог контролировать текущую задолженность.

В современных условиях акты сверки с контрагентами — документ, который поможет защитить ваши интересы и сохранить дружественные отношения с деловыми партнерами.

👉 Узнайте подр обнее о возможностях мультисервиса!

Когда и зачем составляют акт сверки?

Акт сверки с контрагентами составляют в бухгалтерии или финансовом отделе компании, которая инициирует проведение проверки расчетов и итогового сальдо. Чаще это поставщик товаров или услуг, реже – покупатель, которому надо убедиться в отсутствии крупной задолженности.

Акт сверки с контрагентами помогает:

строго контролировать расчеты;
получить подтверждение имеющегося долга и убедиться в правильности указанной суммы;
избежать взысканий со стороны ФНС;
восстановить учет в случае утраты или несвоевременной передачи первичных документов.

Составить документ можно в рамках определенного временного периода, конкретного договора о сотрудничестве, определенного товара или услуги. Акт сверки составляют на основании всех имеющихся первичных и расчетных документов. Принимающая сторона проверяет указанные сведения и при отсутствии разногласий подписывает акт и скрепляет его своей печатью. Если данные не совпадают, стороны детально проверяют документ и вносят в учетную систему соответствующие исправления.

Составление акта сверки взаиморасчетов: перечень необходимых документов

Чтобы справиться с составлением акта сверки в сжатые сроки и случайно не пропустить важные сведения, необходимо вначале подготовить все первичные документы. Это договора, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ или услуг, а также платежные поручения и кассовые ордера, подтверждающие осуществление расходов в наличной или безналичной форме. Все документы вносят в акт с указанием даты, номера и итоговой суммы, после чего подсчитывают итоговое сальдо, прибавляя к остатку долга на начало периода сумму полученных товаров и оказанных услуг и вычитая все проведенные расчеты.

Образцы бланков и перечень реквизитов акта сверки с контрагентами не закреплены законодательно, как и правила заполнения. Но для удобства сторон рекомендуется обязательно указывать в нем следующие сведения:

наименование и дату составления;
подробные реквизиты обеих сторон — название, ИНН и КПП, банковские реквизиты;
временной период, за который составляется акт сверки;
все совершенные операции, которые группируют в таблицу по столбцам «Дебет» и «Кредит». Здесь указывают дату операции, номер и вид подтверждающего документа и итоговую сумму;
итоговое сальдо на конец периода.

Для подтверждения правильности указанных сведений акт должен содержать печати и подписи сторон.

Как составить акт сверки: обязательные разделы и реквизиты

Предварительный сбор первичных документов поможет быстро и правильно указать все реквизиты для нового акта сверки:

указать период, за который проводится сверка;
проставить названия, ИНН, КПП и юридические адреса сторон, номер и дату составления акта;
заполнить табличную часть со своей стороны, включив в нее все документы по совершенным хозяйственным операциям, которые имеются в вашей компании и проведены по учетной базе;
указать итоговое сальдо, оставив табличную часть для контрагента пустой для заполнения акта другой стороной.

Отправив акт деловому партнеру, дождитесь проверки и получения документа с дополнительной информацией и подписями контрагента. При наличии расхождений обсудите способы их устранения и при необходимости составьте новый акт, приложив к нему справку с указанием причин повторного оформления.

Порядок составления акта сверки

Составить документ для контрагентов можно разными способами: в «1С:Бухгалтерия», подтянув данные из системы, или вручную:

сначала составляют вводную часть с обязательными реквизитами;
затем переходят к составлению табличной части, где инициатор заполняет левую часть: указывает сальдо на начало периода (дебетовое, если контрагент имеет долг, кредитовое — если должником является ваша компания). Далее в хронологическом порядке перечисляют все операции: выплаты в пользу контрагента – по кредиту, поступления товаров или услуг в вашу пользу — по дебету.
Подсчитайте итоговое сальдо. Показатель по кредиту показывает вашу задолженность, остаток по дебету – долг партнера.

После передачи акта контрагенту он заполняет правую сторону. Если данные совпали, значит, компании правильно отразили все операции. Если же выявлены расхождения, нужно найти их причину. Возможно, одной из сторон нужно предоставить дополнительные подтверждающие документы, чтобы партнер внес их в учетную базу, и итоговые сальдо совпали.

Как составить акт сверки в 1С?

Программа «1С:Бухгалтерия» позволяет составить акт сверки за несколько минут, используя ранее внесенную информацию в учетной базе:

Чтобы открыть новый бланк, необходимо открыть журнал Покупки, перейти в Расчеты с контрагентами, кликнуть на Акты сверки расчетов или Продажи, выбрать Расчеты с контрагентами и найти Акты сверки расчетов, а затем кликнуть на Создать.
В новом документе нужно указать дату составления акта, номер (присваивается автоматически), наименование контрагента (при необходимости следует поставить галочку у отметки «С обособленными подразделениями»), а также указать на составление документа в электронном виде (для этого следует сдвинуть бегунок у опции настройки ЭДО с этим контрагентом).
Указываем период – временной промежуток, за которой выполняется сверка.
Проставляем данные договора, если сверка проводится в рамках конкретного соглашения, или оставляем это поле пустым.
Галочка возле опции Документ подписан ставится, если стороны согласовали данные, и контрагент подписал договор. После выбора этой опции акт оказывается заблокированным, и внести в него корректировки уже не представляется возможным. После снятия галочки документ можно вновь редактировать.

Для заполнения табличной части необходимо выполнить следующие действия:

Выбираем ручной или автоматический способ заполнения, указав соответственно опцию «Добавить» или «Заполнить».
Указываем, какую табличную часть необходимо заполнить — только левую сторону по собственным данным из учетной базы или всю таблицу за себя и за контрагента.
По каждой хозяйственной операции указывают дату, номер документа, содержание операции, дебет или кредит (отражение суммы в учете соответственно по дебету или по кредиту).
Рассчитываем итоговое сальдо.

Затем приступаем к работе со счетами учета расчетов. Оставляем установленные флажки, если список счетов не требует изменений, или корректируем его, добавляя новые счета по кнопке «Добавить». Рядом с ненужными счетами можно убрать все галочки.

Автоматизированное составление акта сверки в 1С имеет целый ряд преимуществ, а именно:

значительно экономит время, позволяя составить документ в несколько кликов;
помогает снизить нагрузку на сотрудников, особенно если количество контрагентов у компании достаточно велико;
исключает случайные ошибки при составлении акта – пропуск, дублирование документов, указание ошибочных сумм, неточности в реквизитах и т. д.;
ускоряет документооборот и позволяет быстро согласовать акт сверки с деловым партнером;
помогает обнаружить и своевременно устранить неточности в учете;
сохраняет историю документооборота и позволяет быстро найти интересующие сведения;
способствует быстрому обнаружению и устранению расхождений в учете компаний-партнеров;
укрепляет доверие между компаниями и препятствует неконтролируемому росту задолженностей.

Для быстрой и точной обработки актов используйте сервис Entera Акты сверки.
Он построчно сопоставит документы, безошибочно укажет на обнаруженные расхождения и сформирует наглядный протокол, по которому вы сможете легко внести необходимые исправления или подтвердить правильность выполненных расчетов.

👉 Попробовать бесплатно!

Как подписать акт сверки и отправить его контрагенту?

Подписать акт сверки с контрагентом могут уполномоченные представители каждой стороны. Для юридических лиц это руководитель, главный бухгалтер или другой специалист: менеджер, финансовый директор, руководитель отдела, получивший нотариально оформленную доверенность. У ИП акт подписывают либо сам предприниматель, либо его уполномоченный представитель, получивший доверенность от собственника.

Одновременно с подписью используется печать компании, а на предприятиях с электронным документооборотом акт сверки удостоверяют квалифицированной электронной подписью. Полностью оформленный документ отправляют контрагенту по электронной почте, с помощью специального программного обеспечения, курьером или в формате обычного бумажного письма.

Для документов, отправляемых на электронный адрес, обязательным является написание сопроводительного письма. В нем нужно указать на содержимое и напомнить о необходимости принять, проверить и подписать акт, после чего отправить его обратным письмом.

Если ваша компания получила акт сверки взаиморасчетов от контрагента, необходимо проверить его следующим образом:

просмотреть все реквизиты — и ваши, и партнера;
сопоставить даты и номера документов;
уточнить правильность описания и суммы операции;
проверить наличие всех документов, указанных контрагентом, в вашей учетной системе;
проделать обратную работу — уточнить, какие документы есть в вашей учетной базе, но отсутствуют у делового партнера;
сравнить итоговые суммы по дебету и по кредиту;
убедиться, что документ заверен подписями и печатями с обеих сторон.

Правильно оформленный и принятый акт защитит ваши имущественные интересы при возникновении споров и поможет исправить выявленные неточности.

👉 Узнайте подробнее о возможностях мультисервиса!

Какие ошибки часто допускают при составлении акта сверки взаиморасчетов?

В числе наиболее распространенных ошибок при составлении акта сверки:

несоблюдение договоренности по срокам – выбор большего или меньшего промежутка времени, чем согласовано с контрагентом;
упущение той или иной операции, совершенной в указанный временной период;
пропуск важного реквизита, который ставит под угрозу достоверность документа;
неправильное оформление акта сверки, что делает его нечитаемым;
указание неточной информации по дебетовому или кредитовому сальдо на начало периода.

Избежать ошибок и ускорить проверку акта сверки поможет автоматизация. Специальные сервисы избавят вас от необходимости сопоставлять ряды цифр, искать неточности, а также помогут сразу подписать и отправить документ, сохраняя его в электронном формате на рабочем ПК. Их использование оптимизирует ваш труд и поможет сделать сверку более продуктивной и полезной для обеих сторон.

Автоматизация работы с актами сверки с помощью сервиса Entera Акты сверки

Компаниям, работающим с большим количеством первичных документов, хорошо знаком мультисервис Entera. Он умеет сканировать бумажные и электронные бланки с одновременным сопоставлением номенклатуры, проверкой реквизитов контрагентов и расчетов в табличной части. А в Entera Акты сверки предусмотрен расширенный функционал для сопоставления актов сверки, а именно:

построчное сопоставление двух документов;
группировка нескольких операций в одну, если стороны использовали разные методы их отображения;
подсвечивание выявленных расхождений;
формирование протокола с детализацией по обнаруженным несовпадениям;
подписание и отправка документов через ЭДО;
формирование единого реестра всех проведенных сверок.

Важное преимущество мультисервиса – группировка нескольких операций в одну для устранения расхождений в случае, если в актах сверки контрагенты одни и те же операции указаны по-разному:

сверка актов без группировки приведет к появлению многочисленных выделений в документах с указанием на ошибку;

вызвав функцию «Сгруппировать операции», вы сможете привести оба акта к единообразию и сделать расхождения более наглядными;

сгруппированные операции, подобранные по номеру и дате первичного документа, будут выделены цветной рамкой, и по клику на стрелку можно будет открыть и просмотреть содержание каждой позиции;

по клику на «Протокол расхождений» вы сможете скачать всю информацию о проведенной сверке, и увидеть, какие позиции не совпадают с данными партнера.

Желаете попробовать?
Заполните заявку и оцените возможности сервиса Entera Акты сверки в рамках бесплатного тестового периода продолжительностью 14 дней. А при возникновении вопросов свяжитесь с нашими специалистами для получения дополнительных консультаций.