Фундаментом для построения бухгалтерского и налогового учета являются разные формы документов в бухгалтерском учете. Они являются подтверждением совершения сделок или хозяйственных операций, а также помогают безошибочно оформить необходимые проводки, оприходовать или списать материальные ценности. Учитывая важность первичных документов для определения финансовых результатов деятельности, к их составлению, учету и хранению предъявляется целый ряд строгих требований.
Что представляют собой разные виды первичных документов
Первичные документы в бухгалтерском учете— это данные в электронном или бумажном формате, которые доказывают совершение той или иной операции (они также обозначаются сокращенным понятием «первичка» ). Их реквизиты позволяют безошибочно определить характер сделки и разнести данные по соответствующим учетным регистрам. В числе наиболее распространенных видов первичных документов:
- кассовые ордера, подтверждающие движение наличных в кассе предприятия;
- товарная накладная, подтверждающая отгрузку или поступление товара;
- акт выполненных работ или оказанных услуг — вид первичного документа, удостоверяющий выполнение сторонами условий договора;
- авансовый отчет — подтверждение расходования средств, полученных сотрудником в качестве аванса для погашения предстоящих затрат;
- платежная ведомость — документальное подтверждение выплаты сотрудникам начисленного дохода.
Грамотное составление и проведение данных «первички» согласно нормативным документам в бухгалтерском учете гарантирует:
- точность сведений по остаткам на счетах, количества и стоимости материальных ценностей, основных средств и обязательств;
- прозрачность повседневной работы компании, где каждую операцию подтверждает соответствующий документ;
- снижение риска ошибок, поскольку разные виды первичных документов дополняют друг друга, помогая устранить неточности и обеспечивая правильный расчет налоговых обязательств.
Обратите внимание!
Особое значение имеет правильное хранение бухгалтерских документов в организации. Для каждого бланка установлены свои сроки нахождения в архиве предприятия, что позволяет успешно пройти налоговую проверку, урегулировать споры с контрагентами, доказать справедливость расчетов налогов и сборов и т.д. Поэтому важно организовать надежное архивирование бумажных или электронных бланков, чтобы поиск нужного документа занимал минимум времени, а их сохранность была обеспечена в полном объеме.
Ваша бухгалтерия принимает и отправляет огромное количество разных видов первичных документов? Обратите внимание на возможности мультисервиса Entera, созданного специально для распознавания и автоматической загрузки бланков. Фотоснимок, электронный бланк, QR-код — Entera работает с любыми видами данных, обеспечивая распознавание 98% информации и внося документы в базу в течение пары минут.
Формы и виды первичных документов
Для удобства составления и обработки все формы документов в бухгалтерском учете классифицируют по нескольким признакам.
В зависимости от целей составления и использования выделяют:
- документы о движении, приеме и поступлении наличных и безналичных денежных средств в кассе и на банковских счетах компании — выписки банка, кассовые ордера и т.д.;
- документы о перемещении товара — универсальные передаточные документы (УПД, распространенный вид первичного электронного документа), товарные и товарно-транспортные накладные на перевозку товаров;
- бланки с подтверждением предоставления услуг или выполнения работ — УПД, акты и т.д.;
- документы о постановке на учет и списании основных средств — акты, инвентарные карты и т.д.
С учетом вида деятельности предприятия первичные учетные документы в бухгалтерском учете делят на:
- бланки для торговли — УПД, накладные, акты приемки и расхождений при оприходовании продукции;
- документы для производства — накладные на перемещение материалов и готовых изделий, тары, товаров и т.д.;
- бланки для строительства — акты, справки и сметы по стоимости предстоящих работ;
- «первичка» для различных видов перевозок — транспортные накладные, путевые листы.
В зависимости от периода оформления в ходе совершения сделки или хозяйственной операции выделяют:
- документы 1-го этапа — соглашения, договоры, счета;
- бланки 2-го этапа — чеки, ордера, банковские платежные поручения;
- документы 3-го этапа — накладные и акты.
С учетом бумажной или электронной формы первичные учетные документы в бухгалтерском учете делят на:
- унифицированные, перечень реквизитов и особенности которых утверждены на законодательном уровне;
- разработанные внутри предприятия для собственных нужд.
Для унифицированных документов предусмотрена следующий способ классификации:
- Обязательные к заполнению и использованию. Компании, применяющие данный бланк, обязаны руководствоваться законодательными требованиями. К обязательным документам относят кассовые ордера, платежные требования и поручения.
- Необязательные к применению — бланки, разработанные собственными силами, которыми можно заменить унифицированные учетные документы в бухгалтерском учете. Это относится к сведениям для подтверждения торговых операций и бланкам по учету основных средств.
Требования по оформлению «первички» согласно положениям нормативных документов в бухгалтерском учете
В перечне обязательных условий составления разных видов первичных электронных документов выделяют следующие:
- точное и четкое заполнение, исключающее любую неправильную интерпретацию данных;
- наличие всех обязательных реквизитов, к которым относятся наименование, дата составления, номер, название компании-составителя, подписи должностных лиц, а также наименование, объем сделки и ее суммарное выражение;
- выбор оптимального метода оформления в зависимости от требований учетной политики компании для разных видов первичных бухгалтерских документов — бумажный или электронный формат.
Своевременное и полное отражение документов в бухгалтерском учете — одна из приоритетных задач бухгалтера. Чтобы повысить производительность труда и избежать ошибок, подключитесь к облачному мультисервису Entera, в перечне возможностей которого — распознавание и автоматическая загрузка документов, сверка номенклатуры и т.д. Сервис с легкостью принимает и обрабатывает сканированные бланки, фото, бумажные документы или файлы из электронной почты, после чего мгновенно отправляет их в учетную систему, освобождая бухгалтерию от бесконечной рутинной работы.
Также в числе важных особенностей составления разных видов первичных электронных документов:
- Составление на русском языке. Если бланк предназначен для иностранного контрагента, следует одновременно подготовить подстрочный русский перевод. Исключение — компании, работающие на территории других государств с учетом их внутреннего законодательства.
- Указание валюты сделок и операций в российских рублях. Допустимо одновременно указывать итоговую сумму в иностранной валюте.
- Заполнение данных в любых видах первичных учетных документов черным, синим или фиолетовым цветом, благодаря которым документ имеет хорошую читабельность.
- Удостоверение документа подписью — «живой» для бумажных бланков или электронной цифровой для ЭДО.
Отвечая на вопрос, какие виды первичных документов можно подписывать факсимиле, эксперты указывают только внутренние документы предприятия или бланки, в отношении которых с контрагентом достигнуто соглашение о применении точной копии подписи должностного лица. При этом использовать факсимиле запрещено сразу для нескольких форм документов в бухгалтерском учете — УПД, счетов-фактур и т.д. согласно распоряжениям Минфина и УФНС по Москве.
Отражение документов в бухгалтерском учете
Проведение в учетной базе допустимо только для тех видов первичных бухгалтерских документов, которые содержат все обязательные реквизиты. Важно: бланки принимают только в виде оригиналов с живой печатью и проводят датой составления. Если же документ поступил с опозданием, действуют следующие правила:
- первичные учетные документы в бухгалтерском учете проводят в периоде, когда была совершена операция;
- в налоговом учете документ учитывают в составе расходов только в том периоде, когда бланк был получен от контрагента.
Учитывая важность разных видов первичных учетных документов, к их составлению предъявляют строгие требования:
- не допускаются исправления методом стирания или использования «штриха» для замазывания текста;
- при совершении ошибки неправильные данные нужно зачеркнуть тонкой линией, а сверху написать правильную информацию, а рядом поставить подпись составителя и дату исправления;
- если ошибка не подлежит исправлению, а данные нельзя переоформить на новом бланке, составьте дополнительный справочный документ «Справка об ошибке в первичном документе» с указанием неверных и исправленных сведений.
Правильное составление и отражение документов в бухгалтерском учете поможет избежать нареканий со стороны налоговых органов и крупных штрафных санкций.
Хранение бухгалтерских документов в организации
«Первичка» — единственный способ подтвердить факт совершения операции и уточнить ее содержание. Поэтому для бухгалтерии на первый план выходит грамотное хранение бухгалтерских документов в организации, благодаря которому:
- документы будут надежно защищены от исправлений и мошеннических действий;
- сохранятся их читабельность и доступность для просмотра;
- поиск нужных бланков не займет много времени.
Большинство видов первичных документов хранят 5 лет. Есть и исключения — кассовые чеки и бланки строгой отчетности в бумажном виде помещают в архив на 6 месяцев, а бумаги, касающиеся стажа и выплат сотрудникам, необходимо хранить несколько десятков лет.
После завершения срока хранения все виды первичных бухгалтерских документов уничтожают. При этом составляется акт, в котором перечисляют основные документы бланков, подлежащих утилизации. Его заверяют члены комиссии, назначенной специально для осуществления процесса уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Облачный мультисервис Entera — ваш верный помощник в организации архива и создании удобной классификации «первички». Здесь можно хранить не только все виды первичных электронных документов, но отсканированные бумажные бланки. Опция поиска позволит найти нужные данные за несколько секунд, а надежная защита — исключить даже незначительный риск утечки или умышленной порчи важной коммерческой информации. Кроме того, Entera:
- проверяет точность математических вычислений;
- уточняет данные контрагентов по ЕГРЮЛ;
- сопоставляет номенклатуры и работает со «словами-маркерами»;
- прикрепляет сканы бумажных бланков к внесенным в базу электронным документам.
Entera — инструмент вашей продуктивной работы без ошибок и нарушений требований законодательства. Попробуйте распознавать документы и вы, оставьте заявку и получите бесплатный тестовый доступ.
