Эксперимент с новым налоговым режимом — введение налога на профессиональный доход (НПД) или самозанятость прошел успешно и с середины октября 2020 года его стали применять по всей России. Но у многих бухгалтеров до сих пор возникает вопрос, как правильно учесть расчеты с самозанятыми и отразить их в программе. Об этом и поговорим.
Что нужно от самозанятого, чтобы отразить его услуги в учете
Самозанятые граждане могут работать с физическими и юридическими лицами. И если контрагенты-физики часто выбрасывают подтверждающий сделку документ, он им просто не нужен, то юрлица задумываются, можно ли принять такой документ к учету и обосновать расходы.
До появления налога на профессиональный доход компании работали с физическими лицами либо по найму, что предполагало трудовые отношения, либо по договору ГПХ.
Но в обоих случаях приходилось перечислять НДФЛ за такого контрагента, также быть страхователем, начислять и уплачивать страховые взносы. Теперь организации работают с самозанятыми как если бы они работали с обычным юридическим лицом. Плательщики НПД сами перечисляют за себя налоги и платят взносы по желанию.
После выполнения услуги самозанятые подрядчики передают заказчику чек, это их обязанность, согласно ч.3 ст. 14 Закона №422-ФЗ.
Чек может быть бумажный, но чаще электронный. В нем обязательно должны быть наименования услуг или товаров и ИНН заказчика (п. 8-10 ст. 15 Закона N 422-ФЗ).
Согласно абз. 2 п. 1, п. 8 ст. 15 Закона N 422-ФЗ, других документов от гражданина с самозанятостью можно не требовать, чека достаточно для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Это подтверждает налоговая инспекция (Письмо ФНС РФ от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@) и Минфин (Письмо от 26.03.2020 N 03-11-11/24008).
Иногда компании просят составить акт, хотя он не является обязательным документом. Налоговая все же рекомендует его составлять, так как он служит для подтверждения даты и факта оказания услуги. И, как правило, в акте более подробно расшифровывается содержание работ.
Некоторые бухгалтеры по привычке вместе с накладной или актом ждут счет-фактуру, и, когда получают только чек, задаются вопросом, а как же учитывать НДС.
Согласно статье 143 Налогового кодекса РФ НДС платят только компании и ИП, которые работают на общей системе налогообложения. Плательщики НПД, согласно закону №422-ФЗ, полностью освобождены от учета и уплаты НДС и выставления счетов-фактур. Единственным исключением является импортный НДС. Если самозанятый что-то купил у иностранной компании, у которой в России нет никаких филиалов и представительств, то ему придется уплатить ввозной НДС. Но перевыставить его своим клиентам самозанятый не имеет права. Маловероятно, но если вы в каком-то чеке от плательщика НДП вдруг увидели выделенный НДС, попросите его переделать чек.
Как учесть в 1с чеки самозанятых
После того как бухгалтеры начали учитывать расчеты с плательщиками НПД, вопрос, как в 1С провести чек от самозанятых, в принципе не стоял. Вопрос был в другом — как автоматизировать или хотя бы сократить этот процесс, потому что приходилось создавать несколько документов вручную и тратить время.
Сначала бухгалтер создавал платежное поручение с видом операции «Прочие списания», отправлял в банк. После заполнял выписку и создавал документ «Поступление», чтобы оприходовать товар или услугу, в него вручную заносились номера чеков. Таким способом нужно было заносить каждого самозанятого и если их было больше десятка, то приходилось тратить много сил на такой учет.
После выхода нового релиза 1С разработчики добавили возможность учитывать в одном документе сразу всех исполнителей, работающих на спецрежиме. Теперь в программе формируется реестр по выплатам самозанятым.
По умолчанию эта функция отключена. Чтобы включить ее, нужно в главном окне программы найти раздел «Настройки», в нем пункт «Функциональность» и в колонке слева выбрать Расчеты, в поле справа найти строчку про выплаты самозанятым и поставить напротив галочку. Самих плательщиков НПД заносят в справочник «Контрагенты», в карточке, в поле «Вид контрагента» теперь можно выбрать новый пункт «Самозанятый».
В разделе «Покупки» добавили новый документ «Выплаты самозанятым». Если у вас несколько плательщиков НПД и все оказывают одинаковую услугу, то в шапке документа в поле «Услуга» можно выбрать «Единая»и рядом указать ее наименование. А если услуги разные, то выбираем «В списке» и каждую услугу указываем в табличной части документа. Счета расчетов по дебету остались те же, затратные, а по кредиту теперь следует указывать новый субсчет счета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами — 76.16. Субконто у этого счета пока только Контрагенты. Печатная форма у документа «Выплаты самозанятым» выводится в виде реестра, который можно выгрузить в Excel и отправить в банк.
Также в документе после колонки с суммами есть колонка для чеков самозанятых. Информация туда попадает автоматически из документ «Списание с расчетного счета», который бухгалтер проводит, чтобы закрыть расчеты со спецрежимниками. Но если в списании нет информации о чеках, их можно подгрузить вручную. С данным способом бухгалтеру теперь не нужно создавать документ «Поступление», чтобы отразить в программе акт от плательщиков НПД. Это немного ускорило процесс, но все равно остаются компании, где бухгалтеры используют старый способ именно из-за акта. Налоговая при проверке его запрашивает, а в новом способе учета в 1С пока нет возможности контролировать наличие оригинала.
Как внести сам чек от самозанятого в 1С
Поскольку бухгалтеры учитывают спецрежимников в программе двумя способами, разработчики придумали, как загрузить чеки самозанятых в 1С для каждого варианта.
Для нового чеки заносятся руками: в документе «Списание с расчетного счета» выбирается локальный файл в определенной папке на компьютере и прикрепляется к документу. Либо то же самое можно сделать в самом документе «Выплаты самозанятым».
При старом способе программисты пошли чуть дальше и создали полуавтоматический режим с помощью обработки. Она так и называется «Загрузка чеков самозанятых».
В шапке обработки указывают сведения о компании и необходимые настройки, а в табличной части ставят ссылку на чек и он сам подтягивается с сайта налоговой. После нажатия на кнопку «Загрузить» автоматически создается документ «Поступление», бухгалтеру остается только его проверить и провести.
Также в этой обработке реализовали удобную автоматизацию загрузки чеков, которые приходят в виде скана на почту. В шапке достаточно прописать e-mail, с которого программа будет забирать сканы, выбрать период и нажать «Загрузить из почты». Поисковый алгоритм сам ищет чеки по темам и текстам писем и подтягивает в 1С, после автоматически создается приходный документ.
Работа с e-mail доступна только в версии PRO, также как и оповещение по смс или электронной почте забывчивых самозанятых с просьбой предоставить чек.
Самый большой недостаток этой обработки, обеих версий Стандарт и PRO — они платные и стоят прилично.
Программа распознавания чеков
В качестве альтернативы можно выбрать программу для распознавания чеков по QR коду, например от Entera.
Сервис хорошо себя зарекомендовал в работе с обычными кассовыми чеками.
Он считывает информацию с высокой точностью 98% и осуществляет операции в 10 раз быстрее человека, что существенно экономит время и ресурсы бухгалтерии.
Недавно разработчики обновили функционал и теперь есть возможность обрабатывать чеки от самозанятых граждан.
Благодаря Entera с чеками работать просто, справится даже начинающий специалист. Достаточно авторизоваться в приложении или мобильной версии сайта со смартфона, нажать значок камеры и отсканировать QR код документа. Также можно выбрать нужные файлы из галереи телефона или в папке компьютера и просто отправить их в сервис на распознавание.
Теперь можно не складывать чеки и не ждать конец месяца, чтобы провести их, с Entera стало возможным обрабатывать большое количество документов за один раз. Вы можете загрузить пачку документов или сразу все файлы с чеками и заниматься другими делами или даже выключить компьютер и уйти, сервис все сделает сам. Когда все будет готово, вам нужно будет только нажать кнопочку, чтобы создать документ в 1С и потом провести его.
Можно использовать еще одну необычную функцию Entera и сделать так, чтобы вам вообще не пришлось сканировать и загружать чеки. Самозанятые граждане могут отправлять их на специальную почту и документы сами будут выгружаться в 1С.
Попробуйте сервис бесплатно на сайте Entera. Если у вас есть вопросы, звоните нам на 8 (800) 550-46-62
