При внесении первичных документов в учетную базу особое значение имеет «единообразие» наименований товарных позиций. Один и тот же вид продукта, имеющий уникальный цвет, размер и «своего» производителя, можно внести в систему по-разному, что станет причиной путаницы в учете. В этой статье мы разберемся, для чего необходимо сопоставление товарных номенклатур, какие преимущества это дает компании, а еще дадим инструкцию, как избежать ошибок при проведении товаров и услуг.
Например, синяя ручка с прозрачным корпусом и гелевым стержнем 2,5 мм от бренда Berlingo может быть внесена как «Ручка гелевая синяя», «Ручка прозр/корп синяя гелевая» или «Ручка синяя гелевая 2,5мм Berlingo». Принимая каждую позицию как отдельное наименование, система создаст сразу несколько дополнительных «товаров». Результат – затруднения при ведении аналитического учета, сложности в процессе инвентаризации и перегруженность базы «лишними» наименованиями.
Решением проблемы является сопоставление номенклатуры поставщиков. Так называется процесс сопоставления товаров и услуг компании с данными справочника в 1С. В ходе работы устанавливается соответствие между кодами товарной номенклатуры и кодами товаров, которые закупаются и реализуются на предприятии. Благодаря сопоставлению номенклатур поставщиков удается:
- объединить все идентичные позиции под одним наименованием;
- точно оценивать объемы реализации и товарные остатки;
- правильно составлять ведомость на инвентаризацию и отчеты по объемам продаж;
- исключить многократное дублирование позиций;
- избежать проблем с учетом товаров, реализация которых находится под особым государственным контролем (алкоголь, акцизные товары и т.д.)
Сопоставление номенклатуры в 1С: особая ценность автоматизации
Компании с небольшим объемом ассортимента товаров имеют возможность сопоставлять номенклатуры поставщиков вручную, хотя даже в этом случае процесс займет слишком много ценного рабочего времени. Если же говорить о крупных торговых точках, куда ежедневно поступают сотни наименований продукции, сопоставление позиций займет не один рабочий день и превратит работу бухгалтера в бесконечный марафон по поиску схожих наименований товаров и услуг. Решением этой проблемы станет полная автоматизация процесса с помощью специальных встроенных сервисов, благодаря которым идентичные позиции вносятся и учитываются под одним наименованием.
Обратите внимание: сегодня полностью автоматизировано сопоставление номенклатуры в 1С для товаров, по которым осуществляется отправка информации в ЕГАИС – Единую государственную автоматизированную информационную систему. Производителей, выпускающих одинаковые сорта крепких или слабоалкогольных напитков, обязали использовать единые цифровые коды, общие для всех предприятий. Они в обязательном порядке указываются в отдельной графе товарной накладной, что исключает путаницу. При этом само название напитка может иметь некоторые особенности, но благодаря введению кода они не станут причиной дублирования позиций в системе учета компании-покупателя. Результат – возможность для бухгалтера потратить минимум времени на внесение первичных документов без необходимости искать и сопоставлять номенклатуры поставщиков.
Что касается остальных групп продовольственных и непродовольственных товаров, разработка единой системы кодирования для них не предусмотрена. Тем более что сегодня на рынке работают тысячи производителей, выпускающих уникальные товары не по общероссийскому ГОСТ, а по собственным ТУ. Поэтому ответом на вопрос, как в 1с сделать сопоставление номенклатуры, остается лишь использование специального сервиса, самостоятельно подбирающего подходящую позицию для учета из уже имеющегося справочника. Его применение:
- снизит нагрузку на сотрудников, осуществляющих ввод в базу первичных документов;
- позволит избежать многократного дублирования позиций в системе;
- поможет своевременно вносить в учетную базу новые наименования товаров и вести по ним оперативный учет.
Как сопоставить номенклатуры поставщиков еще быстрее и эффективней?
В числе наиболее удобных и функциональных решений для автоматического сопоставления номенклатуры в 1С – сервис Entera. Он не только обладает способностью автоматически распознавать товарные наименования, но и одновременно сопоставляет их с уже имеющимся справочником, встроенным в учетную базу.
Для удобства пользователя, вносящего товарные позиции по своим правилам с учетом внутренних требований компании, Entera предлагает любой из пяти способов автоматического сопоставления номенклатуры в 1С:
- Для формирования связи между товарной позицией и уже имеющейся номенклатурой необходимо кликнуть кнопку умного поиска. На экране появится список наиболее похожих вариантов, после чего останется только выбрать нужное наименование. Для последующих документов это условие сохранится, и вам не придется каждый раз заниматься поиском и выбором подходящей номенклатурной позиции.
- Для выбора одного из вариантов в 1С начните вводить наименование товара и в выпадающем списке найдите тот, что соответствует нужной позиции, чтобы сопоставить товарную номенклатуру.
- Чтобы упростить поиск и выбор номенклатуры, кликните на поиск и выберите, по какому параметру подбирать товарную позицию: по артикулу или по названию. Для поиска по названию нужно указать минимальный процент соответствия. Сразу после этого действия система автоматически просканирует базу данных и предложить вашему вниманию все позиции, соответствующие заданному условию. Обратите внимание: с целью исключить многократное дублирование позиций, в Entera предусмотрены гибкие настройки для создания и сопоставления товарных номенклатур. Вы можете выполнить сопоставление данных поставщика с уже созданной или нужной номенклатурой. Программа запомнит ваши действия и в следующий раз выполнит их самостоятельно в автоматическом режиме.
- Меню умного поиска предлагает две опции на выбор пользователя – использование стандартного поиска в 1С или создание новой номенклатуры в ручном режиме.
- При внесении «первички» в базу можно оставить строку для выбора номенклатуры без сопоставления. В этом случае она подсветится красным, а поле в столбце «Элемент в 1С» будет пустым. Позже при нажатии на кнопку «Создать документ» все «пропущенные» и подсвеченные номенклатуры будут автоматически созданы с характеристиками, которые были указаны пользователем в правой части.
Сопоставление номенклатур в 1С: регулярное обновление
Важно помнить, что внесенная ранее номенклатура подлежит редактированию и корректировке. Для этого дважды кликните левой кнопкой мыши на выбранную позицию в столбце «Распознанные данные». Это действие сделает поле активным и поможет изменить название номенклатуры, исправить допущенную ошибку, сделать наименование более детальным, сопоставит товарную номенклатуру и т.д.
Обратите внимание: сервис Entera предусматривает возможность самообучения – все позиции, однажды внесенные в систему, автоматически «запоминаются» и в дальнейшем используются для распознавания позиций новых первичных документов. Кроме того, программное решение постоянно совершенствуется, учитывая выполненные действия пользователя, что автоматически расширяет список «уже известной» номенклатуры, доступной для процесса сопоставления товарной номенклатуры. Поэтому после сканирования пакета накладных или отчетов достаточно просто нажать кнопку «Создать документы», и все данные будут проведены по системе. А новые позиции автоматически попадут в справочник и будут учитываться при последующих поступлениях и списаниях товара.
Сопоставление номенклатуры поставщиков: получите доступ уже сегодня
Желаете попробовать возможности Entera в вопросах внесения первичных документов и распознавания номенклатуры? Получите бесплатный доступ к сервису, заполнив форму ниже, и оцените его уникальные возможности на личном опыте!
