Практические проблемы
Все упирается в устои. Есть привычный формат работы к которому многие привыкли, и не хотят его менять. Решение может быть удобным, простым и выгодным экономически, но руководство упорно не хочет этого видеть. Ручной ввод данных и загрузка документов в 1С — для них норма.
Договориться с руководством о “модернизации” бывает очень и очень непросто. Не говоря уже о том, как выбрать подходящий сервис, который по-настоящему ускорит бизнес-процессы компании, а не будет сыпать пустыми обещаниями.
Сегодня на рынке большое количество сервисов, которые “поддерживает” автоматический ввод первички. Кавычки тут неспроста. Это те самые красивые обещания, когда вы и правда можете загрузить все на автомате. Вот только половина документов будет либо загружена с ошибками, либо не загружена вовсе. Хорошо, если это небольшой ИП, где первички немного. А если это крупная компания, и количество документов исчисляется сотнями? Вот это будет сизифов труд — безрезультатно загружать документы раз за разом, в надежде что они все распознаются.
Автоматическая загрузка документов в 1С
Конечно существуют программы, которые действительно работают. У каждой есть свои нюансы и особенности, которые стоит учитывать при выборе. Например, это может быть качество распознавания, скорость обработки, ограничение по количеству документов, распознаваемые форматы и типы документов — как правило, весь этот “набор” ограничений привязан к тому или иному пакету. Каждый из таких пакетов ранжируется по функционалу и стоимости. Взяв самый дорогой пакет, совсем не обязательно, что это будет та самая “волшебная таблетка”, которая решит все ваши проблемы.
Как же выбрать подходящий сервис по автоматизация ввода данных? Давайте разбираться.
![](https://static.tildacdn.com/tild3139-3663-4136-b339-366663633161/-_2.jpg)
Критерии выбора сервиса распознавания первички
Мы собрали для вас основные аспекты, на которые стоит обратить внимание при выборе сервиса по автоматической загрузке данных в 1C. Все они важны в равной степени, однако некоторые из них будут более приоритетными в каждом отдельном случае для конкретной компании.
Точность распознавания
Один из самых важных аспектов, который стоит учитывать при выборе сервиса. Некоторые программы вроде и работают быстро, но видеть кучу ошибок на экране загрузки документов — та ещё “радость”, равно как исправлять их вручную в уже загруженных документах. Средняя точность среди сервисов по вводу первички ~75%. Рекомендуем тестировать сервисы на "сложных" документах с большой номенклатурой и смотреть, где качество распознавание выше.
Ввод по типу документа
Современный сервис должен уметь распознавать все типовые первичные документы, однако самые продвинуты сервисы уже умеют считывать даже неформализованные документы, а главное - чеки. Чаще всего проблемы возникают с загрузкой чеков в 1С. Если быть точнее, то с распознаванием фискальных чеков, когда данные необходимо вводить вручную, потому что опция распознавания чеков не поддерживается программой.
Ввод по типу файла
Тип файла может служить серьезной проблемой, которая в силах остановить бесперебойную загрузку файлов. Поэтому очень важно, чтобы линейка поддерживаемых форматов была максимально широкой. В идеале сервис должен поддерживать загрузку как с ПК, так и с телефона — будь то фото или скан. Более того, вы должны иметь возможность отправить в обработку не только pdf-файл, но и таблицу Excel или файл из Word.
Автоматическое сопоставление номенклатур
Сопоставление номенклатур c вашими справочниками в автоматическом режиме сильно упростит работы бухгалтера “на потоке”. Вам не нужно будет каждый раз “подключать” необходимые документы — сервис сделает все за вас.
Архивация первичной документации
Некоторые сервисы предлагают легкий доступ к архиву, импорту и экспорту данных.
Это сильно упрощает работу, когда нужно срочно найти необходимый документ. С электронным архивом больше не придется опрашивать весь отдел, куда же подевалась ГТД за прошлый год.
Проверка контрагентов по ЕГРЮЛ
Сверка агентов по ЕГРЮЛ — ваш гарант, что вы работаете с надежными партнерами.
В Реестре содержатся данные о юридическом лице, достоверность которых — залог того, что вы работаете с реальной компанией, а не мошенниками. Некоторые сервисы вместе с распознаванием, проверяют ваших контрагентов, что является отличным дополнением к общему функционалу.
Безопасность
Безопасность — ключ ко всему. Существует различные степени шифрования данных. Не вдаваясь в технические моменты, некоторые из них более дешевые и менее надежные, чем другие. От сохранности ваших данных зависит безопасность всей компании, поэтому на этот аспект стоит обратить особое внимание.
Цена
Немаловажный аспект — стоимость. Как правило, чем ниже цена, тем ниже точность. Это не всегда так, но “средняя по палате” ситуация примерно такая. Другой аспект — что включено в стоимость того или иного пакета помимо стандартной опции распознавания.
Автоматические отчеты
На формирование отчета в 1С уходит ценное время. Это тот процесс, который может быть автоматизирован, но существует не во всех сервисах по загрузке первички.
Техническая поддержка
Даже с самым идеальным сервисом что-то может пойти не так. Что же делать в этом случае? Конечно же, обращаться в техническую поддержку. Если сбой произошел в ходе рядового использования, это еще куда ни шло, а если у вас срочная задача и сервис подвел? Оперативность работы технической поддержки становится критическим параметром. Кроме этого, сюда же относятся обновления сервиса, которые исправят подобные недочеты и сделают использование комфортнее и проще.
Пробный период
Тестовый период нужен для того. чтобы на практике проверить, а будет ли именно вам удобно пользоваться тем или иным сервисом. Если сервис не предлагает такую опцию — ничего страшного, однако чуть больше доверия идет к тем, кто не боится показать свой продукт перед его приобретением.
Сервис Entera
Сервис распознавания и ввода первичной документации Entera, создан для вашего комфорта и простоты использования, и обладает рядом преимуществ перед другими сервисами:
- Точность. Entera обеспечивает точность распознавания 98%, благодаря постоянно обучаемым технологиям AI и ML.
- Чеки. Мобильная версия сайта Entera максимально упрощает эту задачу. Вам достаточно отсканировать QR-код и чек уже в вашей 1C.
- Номенклатуры. Сервис Entera позволяет автоматически сопоставлять те или номенклатуры по вашему выбору. Достаточно один раз ввести необходимый алгоритм, и в будущем сервис будет автоматически подтягивать необходимые данные по документам.
- Архивация. Entera позволяет искать документы в базе по заданным параметром и экспортировать их в любое время в любом месте.
- Безопасность. Шифрование данных в сервисе Entera находится на уровне стандартов банковской сферы. Вы можете быть спокойны, что риски утечек сведены к минимуму и ваши данные находятся под надежной защитой.
- Простота использования. Сервис Entera позволяет провести индивидуальную настройку программы под нужды пользователя. Кроме этого, предусмотрена фоновая загрузка документов. Это значит, что вы можете продолжить работу, и не ждать, пока программа распознает все загруженные документы.
- Автоматические отчеты. В Entera можно создать учет за пару кликов, при этом есть возможность добавить или убрать поля в документе, в зависимости от вашего процесса.
- Техническая поддержка. Если у вас возникнут вопросы по работе сервиса, проблемы с настройкой или вы захотите уточнить информацию о функционале, специалисты технической поддержки всегда готовы ответить на любые интересующие вас вопрос. По телефону, электронной почте, в Whatsapp или Telegram.
- Демо-версия. Entera предлагает пробный период для тех, кто еще сомневается с выбором. Вы сможете проверить функционал сервиса и удобство использования, а после этого принять решение о покупке.
Вывод
Чтобы принять правильное решение, вы можете ориентироваться на перечисленные выше пункты. Кроме этого: задавайте вопросы, изучайте и читайте отзывы клиентов и просите демо-доступ к сервису.
К слову о последнем: Entera дарит вам 10 страниц, чтобы попробовать все возможности по загрузке документов и чеков бесплатно . Хотите воспользоваться? Достаточно оставить заявку ниже или сообщить менеджеру по телефону 8 (800) 550-46-62.