Практические проблемы
Все упирается в устои. Есть привычный формат работы к которому многие привыкли, и не хотят его менять. Решение может быть удобным, простым и выгодным экономически, но руководство упорно не хочет этого видеть. Ручной ввод данных и загрузка документов в 1С — для них норма.
Договориться с руководством о “модернизации” бывает очень и очень непросто. Не говоря уже о том, как выбрать подходящий сервис, который по-настоящему ускорит бизнес-процессы компании, а не будет сыпать пустыми обещаниями.
Сегодня на рынке большое количество сервисов, которые “поддерживает” автоматический ввод первички. Кавычки тут неспроста. Это те самые красивые обещания, когда вы и правда можете загрузить все на автомате. Вот только половина документов будет либо загружена с ошибками, либо не загружена вовсе. Хорошо, если это небольшой ИП, где первички немного. А если это крупная компания, и количество документов исчисляется сотнями? Вот это будет сизифов труд — безрезультатно загружать документы раз за разом, в надежде что они все распознаются.
Автоматическая загрузка документов в 1С
Конечно существуют программы, которые действительно работают. У каждой есть свои нюансы и особенности, которые стоит учитывать при выборе. Например, это может быть качество распознавания, скорость обработки, ограничение по количеству документов, распознаваемые форматы и типы документов — как правило, весь этот “набор” ограничений привязан к тому или иному пакету. Каждый из таких пакетов ранжируется по функционалу и стоимости. Взяв самый дорогой пакет, совсем не обязательно, что это будет та самая “волшебная таблетка”, которая решит все ваши проблемы.
Как же выбрать подходящий сервис по автоматизация ввода данных? Давайте разбираться.
Критерии выбора сервиса распознавания первички
Мы собрали для вас основные аспекты, на которые стоит обратить внимание при выборе сервиса по автоматической загрузке данных в 1C. Все они важны в равной степени, однако некоторые из них будут более приоритетными в каждом отдельном случае для конкретной компании.
Точность распознавания
Один из самых важных аспектов, который стоит учитывать при выборе сервиса. Некоторые программы вроде и работают быстро, но видеть кучу ошибок на экране загрузки документов — та ещё “радость”, равно как исправлять их вручную в уже загруженных документах. Средняя точность среди сервисов по вводу первички ~75%. Рекомендуем тестировать сервисы на "сложных" документах с большой номенклатурой и смотреть, где качество распознавание выше.
Ввод по типу документа
Современный сервис должен уметь распознавать все типовые первичные документы, однако самые продвинуты сервисы уже умеют считывать даже неформализованные документы, а главное - чеки. Чаще всего проблемы возникают с загрузкой чеков в 1С. Если быть точнее, то с распознаванием фискальных чеков, когда данные необходимо вводить вручную, потому что опция распознавания чеков не поддерживается программой.
Ввод по типу файла
Тип файла может служить серьезной проблемой, которая в силах остановить бесперебойную загрузку файлов. Поэтому очень важно, чтобы линейка поддерживаемых форматов была максимально широкой. В идеале сервис должен поддерживать загрузку как с ПК, так и с телефона — будь то фото или скан. Более того, вы должны иметь возможность отправить в обработку не только pdf-файл, но и таблицу Excel или файл из Word.
Автоматическое сопоставление номенклатур
Сопоставление номенклатур c вашими справочниками в автоматическом режиме сильно упростит работы бухгалтера “на потоке”. Вам не нужно будет каждый раз “подключать” необходимые документы — сервис сделает все за вас.
Архивация первичной документации
Некоторые сервисы предлагают легкий доступ к архиву, импорту и экспорту данных.
Это сильно упрощает работу, когда нужно срочно найти необходимый документ. С электронным архивом больше не придется опрашивать весь отдел, куда же подевалась ГТД за прошлый год.
Проверка контрагентов по ЕГРЮЛ
Сверка агентов по ЕГРЮЛ — ваш гарант, что вы работаете с надежными партнерами.
В Реестре содержатся данные о юридическом лице, достоверность которых — залог того, что вы работаете с реальной компанией, а не мошенниками. Некоторые сервисы вместе с распознаванием, проверяют ваших контрагентов, что является отличным дополнением к общему функционалу.
Безопасность
Безопасность — ключ ко всему. Существует различные степени шифрования данных. Не вдаваясь в технические моменты, некоторые из них более дешевые и менее надежные, чем другие. От сохранности ваших данных зависит безопасность всей компании, поэтому на этот аспект стоит обратить особое внимание.
Цена
Немаловажный аспект — стоимость. Как правило, чем ниже цена, тем ниже точность. Это не всегда так, но “средняя по палате” ситуация примерно такая. Другой аспект — что включено в стоимость того или иного пакета помимо стандартной опции распознавания.
Автоматические отчеты
На формирование отчета в 1С уходит ценное время. Это тот процесс, который может быть автоматизирован, но существует не во всех сервисах по загрузке первички.
Техническая поддержка
Даже с самым идеальным сервисом что-то может пойти не так. Что же делать в этом случае? Конечно же, обращаться в техническую поддержку. Если сбой произошел в ходе рядового использования, это еще куда ни шло, а если у вас срочная задача и сервис подвел? Оперативность работы технической поддержки становится критическим параметром. Кроме этого, сюда же относятся обновления сервиса, которые исправят подобные недочеты и сделают использование комфортнее и проще.
Пробный период
Тестовый период нужен для того. чтобы на практике проверить, а будет ли именно вам удобно пользоваться тем или иным сервисом. Если сервис не предлагает такую опцию — ничего страшного, однако чуть больше доверия идет к тем, кто не боится показать свой продукт перед его приобретением.
Сервис Entera
Сервис распознавания и ввода первичной документации Entera, создан для вашего комфорта и простоты использования, и обладает рядом преимуществ перед другими сервисами:
- Точность. Entera обеспечивает точность распознавания 98%, благодаря постоянно обучаемым технологиям AI и ML.
- Чеки. Мобильная версия сайта Entera максимально упрощает эту задачу. Вам достаточно отсканировать QR-код и чек уже в вашей 1C.
- Номенклатуры. Сервис Entera позволяет автоматически сопоставлять те или номенклатуры по вашему выбору. Достаточно один раз ввести необходимый алгоритм, и в будущем сервис будет автоматически подтягивать необходимые данные по документам.
- Архивация. Entera позволяет искать документы в базе по заданным параметром и экспортировать их в любое время в любом месте.
- Безопасность. Шифрование данных в сервисе Entera находится на уровне стандартов банковской сферы. Вы можете быть спокойны, что риски утечек сведены к минимуму и ваши данные находятся под надежной защитой.
- Простота использования. Сервис Entera позволяет провести индивидуальную настройку программы под нужды пользователя. Кроме этого, предусмотрена фоновая загрузка документов. Это значит, что вы можете продолжить работу, и не ждать, пока программа распознает все загруженные документы.
- Автоматические отчеты. В Entera можно создать учет за пару кликов, при этом есть возможность добавить или убрать поля в документе, в зависимости от вашего процесса.
- Техническая поддержка. Если у вас возникнут вопросы по работе сервиса, проблемы с настройкой или вы захотите уточнить информацию о функционале, специалисты технической поддержки всегда готовы ответить на любые интересующие вас вопрос. По телефону, электронной почте, в Whatsapp или Telegram.
- Демо-версия. Entera предлагает пробный период для тех, кто еще сомневается с выбором. Вы сможете проверить функционал сервиса и удобство использования, а после этого принять решение о покупке.
Вывод
Чтобы принять правильное решение, вы можете ориентироваться на перечисленные выше пункты. Кроме этого: задавайте вопросы, изучайте и читайте отзывы клиентов и просите демо-доступ к сервису.
К слову о последнем: Entera дарит вам 10 страниц, чтобы попробовать все возможности по загрузке документов и чеков бесплатно . Хотите воспользоваться? Достаточно оставить заявку ниже или сообщить менеджеру по телефону 8 (800) 550-46-62.
