Чек в бухгалтерском учете
Бухгалтер – тот человек, который выполняет большое количество рутинных задач каждый день. При этом на его плечи ложиться колоссальная ответственность, ведь он ведет анализ и учет всех денежных операций компании. В его обязанности входит: прием документов от контрагентов, проверка на ошибки и внесение исправлений, ввод информации в систему учета, проверка легальности чеков в ФНС, ведение бухгалтерского учета на основе первички, передача бумаг в архив. Чтобы в период отчетности не возникало ситуации, когда чек не прошел проверку ФНС, рекомендуем вам заранее оптимизировать процесс работы с этим первичным документом.
Именно ручной ввод первичной документации в 1С занимает больше всего времени сотрудников. В особенности с этим сложно, если это ввод чеков. Так как любой чек имеет обязательные реквизиты, которые необходимо указывать:
• название документа;
• номер по порядку за смену;
• время, дата и место расчета;
• наименование товара, платежа, выплаты, их количество;
• цена за единицу товара с указанием ставки НДС (если пользователь применяет ОСНО);
• название юр.лица или ФИО предпринимателя;
• ИНН;
• налоговый режим;
• признак расчета (приход, возврат, расход, возврат расхода);
• сумма расчета общая;
• форма расчета (наличные или безнал) и сумма оплаты;
• должность и ФИО сотрудника, который оформил чек;
• регномер ККТ;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта, где можно проверить подлинность чека;
• если чек направляется в электронном виде — эл. адрес или номер телефона получателя (покупателя) или название сайта, на котором чек может быть получен);
• e-mail отправителя чека (при отправке документа в электронной форме);
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• QR-код.
Когда чек храниться в бумажном виде, легко утратить важную информацию: помять, порвать, потерять документ. Работать с ними тоже неудобно, потому что мелкий шрифт и большое количество цифр трудно прочитать и выполнить ввод чека вручную сложнее. Но решение этой проблемы есть! Многие современные компании упрощают и оптимизируют внутренние процессы, чтобы сосредоточиться на стратегически важных вопросах. Например, оптимизируют в 1С проверку чеков и автоматизируют бухгалтерский учет. Программе можно делегировать огромную часть работы: ввод первичных документов (в том числе чеки), проверка математических операций, оформление договоров, составление отчетной документации. Одна из самых удобных и полезных функций программы Entera – распознавание и проверка кассового чека онлайн по QR-коду.
Как работает распознавание чеков онлайн?
Мультисервис Entera – это программа, которая значительно упрощает работу бухгалтеру. Так, например, сервис в считанные секунды заносит чек в ваш компьютер по QR-коду и выполняет проверку чека ФНС без приложения. Вам потребуется бумажный чек и мобильный телефон с камерой. Далее следуйте этой инструкции:
1. Перейдите на сайт entera.pro. Выполните вход или зарегистрируйтесь.
2. Далее нужно нажать на кнопку «Сканировать QR-код чеков».
3. Когда откроется камера вашего смартфона, то наведите ее на QR-код. Программа распознает чек и выведет надпись «Прочитан».
4. После этого нажмите кнопку «Отправить».
После отправки чека информация из ОФД потупит через 5-15 минут.
Такой способ ввода чеков имеет ряд преимуществ для ввода и проверки кассовых чеков онлайн. Во-первых, никаких сторонних приложений устанавливать не нужно, так как войти на сайт и загрузить чек в 1С можно через любой браузер на смартфоне. Во-вторых, автоматическое распознавание чеков помогает избежать ошибок и опечаток, что значительно экономит ваше время на ввод первички.
Также стоит отметить, что в программе Энтера есть функция доступа других лиц в вашу учетную запись. Так ваши подрядчики смогут самостоятельно загружать чеки сразу в систему. Мультисервс при этом будет самостоятельно проводить проверку кассовых чеков в режиме онлайн. За безопасность можно не переживать, так как можно ограничить доступ только к конкретной информации, которая нужна для работы с конкретным контрагентом.
Как вводить чеки через ФНС - сайт проверка кассового чека?
Есть специальное приложение «ФНС Проверка чека», с помощью которого тоже можно сканировать чеки и делать проверку чека на подлинность в ФНС, если нет технической возможности отсканировать чек на сайте Энтера. Это делает так:
1. Нужно установить приложение «ФНС Проверка чека» на свой смартфон.
2. Далее открыть сервис и отсканировать чек.
3. После этого нажать на кнопку «Действия с чеком»
4. И отправить его один из двух способов:
1 способ: через кнопку «Поделиться».
Порядок действий следующий: выбрать тип «png», открыть мобильное приложение почты, написать адрес получателя scan@entera.pro (чек автоматически будет во вложении), нажать кнопку «Отправить». В результате, чек подгрузится в ЛК Entera для проверки чека на подлинность онлайн ФНС.
2 способ: через кнопку «Сохранить в фото».
Этот способ удобен для программы 1С в проверке чеков. Для этого нужно зайти на сайт entera.pro, войти в свою учетную запись («Меню» - «Вход»). Далее нажать «Загрузить документы», а после - «Выберите документы для загрузки». Отметить все необходимые чеки и нажать «Загрузить». Так ваши чеки сохранятся в личном кабинете Entera и в 1С, чтобы создавать авансовые отчеты легко.
Ручной ввод для проверки легальности чеков ФНС
Если в вашем случае не подходит ни один из перечисленных способов, то можно ввести чек вручную.
Нужно войти в свою личный кабинет на сайте entera.pro или app.entera.pro/mobile, нажать кнопку «Сканировать QR-код» и выбрав ручной ввод чека, ввести информацию. После этого отправить чек на распознавание
Документ будет отображаться на странице «Распознанные» с подписью «Проверка чека/Ожидание информации из ОФД». Когда она изменится на «Данные получены из ОФД», тогда уже можно создавать документы в 1С по этому чеку.
Таким образом, вы можете использовать любой способ ввода чека, который удобен на данный момент. В любом случае, данные будут надежно храниться в облачном сервисе, доступны для работы любым сотрудникам, у которых есть на это права. Также Entera помогает избежать ошибок в документах, так как перепроверяет математические операции, исправляет неточности при необходимости и выполняет проверку чека ФНС без приложения.
Автоматический ввод первичных документов и чеков освобождает сотрудникам время на решение важных задач бизнеса, чтобы способствует его росту и развитию.
