- RPA в бухгалтерском учете: определение, возможности применения
- Какие задачи решает RPA Robotic Process Аutomation в бухучете?
- Преимущества внедрения RPA в бухгалтерском учете
- Примеры использования RPA Robotic Process Аutomation в бухучете для решения конкретных задач
- Как внедрить RPA Robotic Process Аutomation в бухучете?
- Какие проблемы могут возникнуть при внедрении и использовании RPA Robotic Process Аutomation в бухучете?
- Перспективы RPA Robotic Process Аutomation в бухучете
- Entera: эффективная умная автоматизация для современных предприятий
Бухучет в современном бизнесе — сложная разветвленная система, работа с которой невозможна без средств автоматизации. Решением проблемы стало появление программных роботов RPA в бухгалтерском учете, технологий распознавания данных и машинного обучения. Современные цифровые системы легко интегрируются в существующие системы учета, принимая на себя целый ряд рутинных операций — от составления первичных документов до формирования отчетов. Благодаря их применению анализ информации стал более полным и эффективным, а прогнозирование — точным и достоверным.
Важное отличие роботизированных систем — ориентированность на действие человека, а не на вложенный алгоритм. Точное повторение ручных операций упрощает составление рабочих сценариев и значительно упрощает взаимодействие машины и пользователя.
Дополнительные возможности для умной автоматизации с RPA в бухгалтерском учете открыли технологии искусственного интеллекта и программы оптического распознавания текста. Они позволяют выделить основную информацию в документе уже во время его сканирования и перенаправить их на дальнейшую автоматическую обработку согласно поставленной задаче. Роль пользователя в этом процессе сводится к минимуму, освобождая его рабочее время для более важных процессов.
Мультисервис Entera создан с учетом передовых технологий умной автоматизации. Его использование в бухгалтерском учете поможет увеличить производительность и снизить число случайных ошибок.
👉 Узнайте подробнее о всех возможностях!
RPA в бухгалтерском учете: определение, возможности применения
Основным направлением умной автоматизации бухгалтерского учета является технология RPA (Robotic Process Аutomation) в бухучете. Так называют программных роботов, которые могут досконально повторять действия пользователя: открывать приложения, проверять и переносить информацию, прочитывать и обрабатывать файлы, запускать и согласовывать рабочие процессы.
Там, где обычное программирование требует переписывания рабочего кода, RPA быстро переучиваются, запоминая необходимые действия после быстрой и несложной настройки. Результат — минимальный период интеграции и высокая точность работы без сбоев и ошибок.
Благодаря своим «интеллектуальным возможностям» и продуманному функционалу роботы RPA в бухгалтерском учете могут успешно применяться для прочтения и обработки выписок банка, заполнения и проверки налоговой и бухгалтерской отчетности, сверок и сопоставлений данных в разных документах, контроля реквизитов и расчетов в табличной части. Кроме того, они легко справляются с согласованием документации, а также могут обнаруживать дубликаты и ошибки, искажающие учетные данные.
Функционал Entera позволяет мультисервису с легкостью решать целый ряд рутинных задач. Благодаря несложной настройке он легко обрабатывает и вводит документы в учетную базу, не требуя участия человека.
Какие задачи решает RPA Robotic Process Аutomation в бухучете?
В компаниях с большим документооборотом прием и введение в учетную базу первичных документов может занимать весь рабочий день. Благодаря использованию RPA Robotic Process Аutomation в бухучете время, затрачиваемое на обработку «первички», можно уменьшить в 10 раз. При этом используемые роботизированные системы способны выполнять разнообразные операции. Это:
- сбор документов из разных источников — электронной почты или системы ЭДО;
- считывание и распознавание данных с разных первичных документов с последующим перенесением информации в другие автоматически сгенерированные формы;
- автоматическая запись данных на основе извлеченной из документов информации для ведения учета расходов и доходов, расчета налоговых вычетов, формирования отчетности, сверки счетов;
- обнаружение ошибок и информирование пользователя об обнаруженных неточностях, а при условии точной настройки системы — их автоматическое исправление.
Кроме того, системе RPA Robotic Process Аutomation в бухучете можно смело доверить следующую работу:
- составление бухгалтерской отчетности для разных юридических лиц с ее одновременным разделениям для каждого субъекта-налогоплательщика;
- предоставление отчетов по ежемесячной вариации с указанием нетипичных отклонений;
- отправку электронных писем со ссылками на доступ;
- заполнение информационной панели;
- автоматическое составление писем для деловых партнеров;
- отслеживание отклонений от норм по результатам проведения инвентаризации;
- отражение внутренних операций в консолидированной отчетности.
Использование RPA в бухгалтерском учете позволяет не просто делегировать автоматизированной системе отдельные задачи, а полностью передать им выполнение рутинных операций с гарантией получения быстрых и качественных результатов.
Entera справится с набором повседневных рабочих задач за 1-2 часа, даже если количество первичных документов в компании исчисляется сотнями.
Благодаря использованию мультисервиса ваш бухучет будет соответствовать самым строгим требованиям оперативности и достоверности.
👉 Узнайте подробнее о всех возможностях!
Преимущества внедрения RPA в бухгалтерском учете
Не претендуя занять место сотрудников в бухгалтерии, система RPA Robotic Process Аutomation в бухучете готова помочь в сборе и анализе информации, снижая риск ошибок и случайных пропусков. Результат роботизации — сокращение времени, затраченного на рутинные процессы, повышение точности учета, отсутствие ошибок в отчетности и предоставление достоверных результатов, помогающих принимать взвешенные решения.
RPA в бухгалтерском учете — это:
- экономии времени, средств и рабочих ресурсов;
- сжатые сроки обработки любого объема информации;
- снижение нагрузки на сотрудников, возможность перенаправить их силы на более ответственные участки работы;
- снижение риска штрафов из-за несвоевременно сданных отчетов или допущения серьезных ошибок, ставших причиной недоимки.
Обратите внимание: RPA в бухгалтерском учете не имеет ограничений по времени использования, полностью совместима с существующими сегодня приложениями и сервисами для ведения учета и составления отчетности. Система автоматизации устанавливается поверх приложений и копирует все действия на уровне интерфейса пользователей.
Мультисервис Entera станет вашим верным помощником в ходе рабочего дня: прочитает все реквизиты первичных документов, проверит контрагентов и правильность расчетов в табличной части, а затем передаст данные в учетную базу без дублирования, пропусков и случайных искажений.
Примеры использования RPA Robotic Process Аutomation в бухучете для решения конкретных задач
В числе прочих рутинных операций немало времени у бухгалтера занимает сверка расчетов с контрагентами. Особенно если количество операций достаточно велико, а средства за поставки перечисляются спустя время в произвольных суммах без привязки к данным накладных. В этом случае использование RPA в бухгалтерском учете значительно ускоряет процесс сопоставления данных и гарантирует высокую точность результатов сверки без необходимости их дополнительной перепроверки.
Работа RPA Robotic Process Аutomation в бухучете в рамках сверки подразумевает:
- автоматическое сопоставление данных согласно документам по поступлению и расчетам в учетной базе пользователя;
- отправку контрагенту и пользователю отчетов об обнаруженных расхождениях;
- составление отчета о результатах, на основании которого бухгалтерия может принять оперативное решение о необходимости корректировки и перерасчете задолженности.
Важно: опция автоматической сверки осуществляется в фоновом режиме, не отнимая рабочее время специалистов учетного отдела и гарантируя предоставление достоверных данных в режиме реального времени.
Для получения информации, необходимой для успешного проведения сверки, могут быть задействованы любые системы ведения учета и планирования — разработки 1С, SAP и прочие. При необходимости RPA в бухгалтерском учете может запускаться в работу при получении актов сверки и запросов от контрагентов. При этом роботизированное решение самостоятельно распознает указание по ключевым словам, инициирует сценарий подготовки встречного акта сверки и отправляет его получателю, одновременно информируя пользователя о результатах сопоставления данных.
Обратите внимание: по таким же алгоритмам RPA Robotic Process Аutomation в бухучете способна составить налоговые декларации, рассчитать зарплату, налоговые обязательства по НДС и НДФЛ, отчисления в СФР. После извлечения необходимых данных и автоматических вычислений информация переносится в форму отчета, и осуществляется составление итогового документа.
Entera — мультисервис в полном смысле этого слова. Он не только прочитывает документ, но и тщательно проверяет его на ошибки, сопоставляет номенклатуру, уточняет реквизиты контрагентов, а потом формирует из электронных данных надежный архив.
Как внедрить RPA Robotic Process Аutomation в бухучете?
Чтобы успешно внедрить и запустить использование RPA в бухгалтерском учете, важно соблюдать последовательность действий:
- Проанализируйте текущие бухгалтерские процессы и определите, какие именно трудоемкие рутинные задачи следует автоматизировать в первую очередь для повышения производительности труда. Чаще это формирование отчетности, начисление заработной платы, обработка первичных документов.
- Выберите подходящую платформу и инструменты для RPA Robotic Process Аutomation в бухучете, ориентируясь на их функциональные возможности, стоимость лицензий, качество технической поддержки и стоимость лицензии.
- После программирования рабочего алгоритма запустите тестовый режим в рамках реального рабочего процесса и проверьте качество взаимодействия новой системы с сервисами и приложениями для бухгалтерского учета, точность расчетов и отсутствие ошибок при совместном использовании ПО.
- Запустите процесс внедрения RPA в бухгалтерском учете, начиная с рутинных и повторяющихся процессов. Одновременно организуйте обучение сотрудников, чтобы они смогли легко перейти и использовать новый функционал.
- При необходимости выполните доработку и отладку новой системы.
Мультисервис Entera легко внедряется в рабочий процесс без риска конфликта с используемым бухгалтерским ПО. Он полностью совместим с современными системами учета и не нуждается в сложной настройке, а также работает без сбоев и не имеет ограничений по длительности рабочего цикла.
Какие проблемы могут возникнуть при внедрении и использовании RPA Robotic Process Аutomation в бухучете?
К сожалению, современные компании не всегда готовы делегировать часть обязанностей роботизированным системам RPA в бухгалтерском учете. Они полагают, что автоматическая обработка данных может привести к масштабному сбою и появлению множества ошибок. Кроме того, на пути автоматизации могут стать следующие проблемы:
- отсутствие в штате компетентных специалистов с опытом по настройке и технической поддержке систем RPA Robotic Process Аutomation в бухучете;
- необходимость предварительной подготовки к внедрению — анализ и построение плана постепенной передачи отдельных обязанностей, что может занять длительное время.
Кроме того, для внедрения RPA в бухгалтерском учете необходимо изучить основные функции системы и освоить составление для нее простых рабочих сценариев. Это также потребует времени, но легко решается поддержкой сторонних специалистов компании, предлагающей внедрение роботизированных решений.
Внедрение Entera не вызовет проблем и недоразумений. Функционал здесь прост и интуитивно понятен, несложная настройка гарантирует безотказность и точность работы.
Сотрудники Entera проведут обучение, а также помогут по любым вопросам.
👉 Узнать больше!
Перспективы RPA Robotic Process Аutomation в бухучете
Не стоит думать, что в обозримом будущем RPA в бухгалтерском учете полностью заменит бухгалтеров. Для выполнения задач специалистов такого уровня здесь явно недостаточно компетенции и гибкости, которая часто требуется для изучения и внедрения новых законодательных требований. Однако стать безотказным помощником и легко справляться с любым объемом рутинных задач — все это вполне доступно. Тем более что сегодня на помощь роботам готовы прийти AI-технологии:
- OCR (Optical Character Recognition) — оптическое распознавание символов во время сканирования документа для дальнейшей обработки и ввода в учетную базу;
- ML (Machine Learning) — машинное обучение, которое работает по определенному алгоритму и способно верно идентифицировать типы документов и их основные реквизиты.
Внедрение RPA в бухгалтерском учете вместе с AI-решениями способно в разы увеличить производительность и эффективность автоматизации. Однако там, где человек может разобраться в течение нескольких минут, роботу потребуются сотни часов и детальное обучение алгоритму работы. Именно поэтому не стоит опасаться, что однажды бухгалтерия превратится в коллектив из умных рабочих машин.
Мультисервис Entera разработан с учетом проверенных технологий. Поэтому его функционал выходит за пределы простого распознавания документов и предлагает целый набор опций для решения повседневных бухгалтерских задач.
Entera: эффективная умная автоматизация для современных предприятий
Избавить бухгалтера от необходимости часами вводить первичные документы и искать ошибки в учете готов мультисервис Entera. Он отлично справится с целым набором повседневных задач и поможет повысить качество учета. В числе основных преимуществ Entera стоит обязательно отметить:
- распознавание более 20 видов документов;
- пакетную опцию внесения до 100 документов за сеанс, где на обработку одного бланка тратится менее 2 минут;
- точность распознавания более 98%, в том числе для поврежденных бланков;
- выполнение целого набора операций — сопоставления номенклатур, проверки данных контрагентов, контроля правильности расчетов и устранения случайных дублей;
- формирование упорядоченного и надежного электронного архива.
Использование Entera в разы выгоднее, чем ручной труд. Тем более что предлагаемый тарифный план предусматривает снижение стоимости внесения одного документа по мере увеличения количества первички.
