/
Эксперты Entera делятся опытом и рассказывают о том, как оптимизировать процессы в работе бухгалтера, о сервисах и технологиях распознавания, обработки документов.
Блог-лента Entera

Как правильно писать ответ на требование налоговой о предоставлении документов?

Если вы ведете бизнес, то всегда будьте готовы к запросу от налоговых органов на предоставление документов. Но не стоит этого бояться. Чаще всего это не несет никакой угрозы, однако ответить на требование все-таки нужно. Есть некоторые нормы и правила, по которым необходимо подготовить ответное письмо. В этой статье расскажем что делать, если налоговая прислала требование и подробно разберем, как ответить на требование налоговой.

Причины запросов от ИФНС

Самая частая причина требований налоговой ФНС - проверка со стороны налоговой инспекции (она может быть встречная, камеральная, выездная). Например, она коснулась ваших партнеров. В связи с этим органы запрашивают у вашей компании необходимые документы для контроля деятельности организации, с которой вы работали.
При выездной проверке вашей компании ИФНС запрашивает документы, которые относятся к проверяемым периодам.
Также ИФНС вправе отправить вам требование о предоставлении пояснений в налоговую, если вы подали декларацию при возмещении НДС. В этом случае проходит камеральная проверка счетов-фактур для доказательства, что вы можете применить вычет.
Кроме того, ИФНС обязательно запросит у вас документы по какой-либо сделке, если она вызвала у них какие либо сомнения.

Срок ответа, если вам налоговая прислала требование

1. Пять рабочих дней - если требование пришло по поводу проверки вашего контрагента или другого лица, с которым вы сотрудничали.
2. 10 рабочих дней - если требование налоговой ФНС касается камеральной проверки, и пять рабочих дней для уточнения декларации.
3. 10 рабочих дней - при назначении выездной проверки и для предоставления документов по любой сделке.

Ответ на требование ФНС: форма письма

Отвечать налоговой на запрос нужно письменно, в произвольной форме. В обязательном порядке нужна подпись руководителя налогоплательщика.
Суть ответного письма - опись передаваемых документов. Нужно указать перечень предоставляемых документов и подтвердить факт их отправки.

Как ответить на требование налоговой: пример

Ответ на требование налоговой о предоставлении документов должен содержать: наименования, адрес, ИНН, КПП налогоплательщика, адресата (саму ИФНС, в которую отправляем ответ), исходящий номер и дату.
Текст письма может быть примерно такой:
«Направляем заверенные копии документов по требованию об их предоставлении от 1.10.2024 #34566. Объем - 15 (пятнадцать) листов, соответствующих списку…»
Далее нужно оформить реестр документов. Для этого создайте таблицу, в которой перечислите названия документов и количество страниц в каждом из них. Например:
Счет-фактура, выставленная ООО «Корус» от 22.10.2023 № 456. В конце таблицы напишите итоговое количество страниц.
У многих возникнет вопрос: как ответить на требование ФНС, если этих документов нет? В случае, если по каким-то причинам у вас нет запрашиваемых документов, напишите их название и почему они отсутствуют в ответном письме. Это можно сделать так:
«Товары по накладной от 22.10.2023 ООО «Корус» № 456 не были доставлены, товарная накладная и счет-фактура не выставлялись, поэтому у нас отсутствуют».

Кто должен заверять документы, когда пришло требование из налоговой

Документы, предоставляемые в ответном письме на требование ИФНС, заверяет руководитель или другое уполномоченное на заверение лицо. Необходимости в нотариальном удостоверении копий нет.
Чтобы заверить документы, вы должны поставить запись (или штамп) «Копия верна», указать дату, должность, ФИО, подпись и печать (при наличии).
В случае, если вам нужно прикрепить много страниц, вы можете заверить всю подшивку. Тогда необходимо дополнительно прописать:
«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью … количество листов».
Однако помните, что в ответе на требование ФНС подшивать в одну пачку разные документы категорически нельзя.

Какие есть способы подачи ответа на требование о предоставлении пояснений в налоговую

Подать документы в ответ на требования ФНС можно несколькими способами:
  • ответить лично и предоставить необходимые документы;
  • подать ответ в ИФНС через представителя, которому позволяют его полномочия;
  • заказным письмом через Почту России с уведомлением и описью вложений;
  • передать по ТКС;
  • загрузить в Личный кабинет налогоплательщика на портале ФНС.
Дать ответ на требование налоговой о предоставлении документов нужно обязательно. Можно выбрать любой из перечисленных способов. Если вы не успеваете вовремя отправить документы или у вас вообще нет возможности предоставить их, сообщите налоговикам об этом. Это очень важно, чтобы не испортить отношения с ИФНС и не нарваться на штрафы. Для этого отправьте уведомление на требование ФНС в сроки, установленные законодательством:
  • до конца следующего рабочего дня - по камеральной проверке;
  • в течение 5 рабочих дней - по встречной проверке;
  • в течение 10 рабочих дней - если нет связи с конкретной сделкой.

Как сэкономить время на поиск и отправку документов, когда пришло требование из налоговой

Мультисервис Entera поможет вам уложиться в срок ответа на требование налоговой, так как сервис значительно ускоряет работу бухгалтерии и помогает избегать штрафов благодаря быстрому и точному вводу документов. Программа автоматически распознает все виды документов и заносит их в электронный архив в два счета:
  1. вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
  2. сервис сам распознает и формирует документ;
  3. далее передает в вашу учетную систему;
  4. документы остаются в архиве.
А чеки о покупках удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек и загружает его в архив.
После этого любой сотрудник компании (у которого есть доступ) сможет найти, скачать и предоставить документ на запрос налоговой быстро и легко. Плюс ко всему, программа соблюдает все требования к оформлению документов ФНС.
Кроме того, “Энтера”:
  • полностью совместима с 1С, Мое дело, CRM-системами;
  • загружает документы из email, ЭДО;
  • распознает документы с точностью до 98% с учетом типа, регистра и параметра;
  • дает возможность подключить справочник должностных лиц компании, реестр объектов, материалов и другой информации, которую удобно выбирать из выпадающего списка;
  • мгновенно создает авансовые отчеты;
  • проверяет все математические операции;
  • распознает 20 типов документов (Договор, Приложение к договору, Дополнительное соглашение, ТОРГ-2, Приказ, Детализация\Спецификация, Авансовый отчет, Отчет агента, ГТД, Письмо, Письмо на возврат, Акт сверки, Акт зачета);
  • надежно хранит все данные в электронном архиве.
Убедитесь в удобстве сервиса сами! Чтобы найти нужные документы и отправить ответ на требование налоговой о предоставлении документов, с Entera вам потребуется всего несколько минут. Попробуйте бесплатно прямо сейчас.
Еще больше интересных статей в Telegram-канале Entera
Отчетность Автоматизация работы