Ни один бизнес не может обойтись без бухгалтера. На плечи этого сотрудника ложатся очень важные и ответственные задачи:
- прием документов в бухгалтерии;
- проверка достоверности информации;
- если есть ошибки – обращение к контрагенту за правками;
- внесение данных в систему учеты;
- запись данных в учетных регистрах;
- отправка в архив;
- подготовка и сдача бухгалтерского учета налоговой инспекции.
И здесь нет места ошибкам и недочетам. За них могут привлечь к административной или уголовной ответственности. А если вовремя не сдать бухгалтерский учет, то получишь штраф. Такая ответственность давит на сотрудников, что мешает им в профессиональной и повседневной жизни.
В статье расскажем: как бухгалтеру успевать выполнять задачи в назначенные сроки и работать без авралов и стресса.
С какими трудностями сталкиваются бухгалтеры. Почему бухгалтер не успевает?
- Уходит много времени на ввод документов вручную. В период сдачи отчетности сотрудникам приходится выходить в свой выходной и задерживаться допоздна. Часто это приводит к выгоранию, снижению мотивации для бухгалтера и нежеланию вновь идти на работу с утра.
- Возникают ошибки при работе с документами. Авралы, спешка невнимательность бухгалтеров приводят к досадным промахам и заставляет нервничать всю команду и руководство.
- Сложно найти нужный документ. Сотрудники тратят часы рабочего времени на поиск необходимой бумаги, бланка или чека в архиве вместо решения важных задач.
- Трудно распознать информацию на чеках. Часто контрагенты приносят деформированные чеки, с мелким, нечитаемым шрифтом. Это тормозит работу или делает ее совсем невозможной.
В связи с этим у директоров и собственников возникают проблемы:
- приходится нанимать много сотрудников, чтобы бухгалтерия справлялась с задачами в срок;
- за ошибки сотрудников приходят штрафы от налоговой.
Мотивация для бухгалтера
Чтобы избежать последствий, каждый руководитель задумывается о том, как оптимизировать бухгалтерию. Существуют ли бухгалтеры, которые не затягивают с оформлением документов, не срывают дедлайны? Да! Для этого нужна правильная мотивация. Мотивация для каждого бухгалтера своя.
- Деньги. Обозначьте сотрудникам схему, по которой они получат вознаграждение или, наоборот, лишатся возможности. Однако денежная мотивация не всегда эффективна на долгий срок.
- Новые задачи. Часто сотрудники, которые работают в одной должности годами и выполняют рутинные проблемы, теряют интерес и выгорают. Вернуть им желание и вдохновение поможет новый проект или ответственное задание.
- Обучение. Развитие и ценные знания мотивируют сотрудников на рост и помогают раскрываться с разных сторон.
- Программы для автоматизации. Мир не стоит на месте, и даже бухгалтеры могут упростить себе работу при помощи современных технологий. Если сотрудник делегирует часть своих задач, он будет чувствовать себя на работе счастливее и увереннее. Автоматизация ввода первички поможет бухгалтеру быстрее справляться со своими обязанностями.
Советы для бухгалтерии. Как бухгалтеру все успевать?
- Если вы начинаете свой бизнес, доверьте компьютеру часть процессов компании. Для этого подойдет программа для автоматизации бухгалтерии 1С. Она создана специально для решения всех задач фирмы по управлению и учету. 1С можно настроить под конкретно вашу отрасль с учетом всех особенностей.
- Если вы наемный бухгалтер, автоматизируйте ввод первички. Так вы освободите себе много времени и будете успевать все в срок.
- Если вы владелец крупного бизнеса - используйте CRM-системы и программы для автоматизации бухгалтерии. Например, Энтера - это облачный сервис, который распознает, автоматически архивирует все документы. Это маст хэв для предпринимателей.
Автоматизация ввода первички
Ввод первичных документов один из самых долгих и трудоемких процессов при ведении бухгалтерского учета. Прогрессивные компании стремятся делегировать эту работу компьютерной программе.
Так с помощью сервиса Entera вносить первичку в 1С можно в несколько кликов:
- вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
- сервис сам распознает и формирует документ;
- далее передает в вашу учетную систему;
- документы остаются в архиве.
А чеки о покупках удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек и загружает ее в архив.
Преимущества Энтеры. Автоматизация бухгалтерии
Автоматический сервис бухгалтерского учета нужен, чтобы упрощать работу с документами в компании. Поэтому при выборе программы обращают внимание на то, чтобы был удобный интерфейс, понятные настройки, возможность доступа с любого компьютера, бесплатный тестовый период. Всем этим требованиям отвечает программа Entera.
Кроме того Энтера:
- полностью совместима с 1С, Мое дело, CRM-системами,
- загружает документы из email, ЭДО.
- сканирует документы с точностью до 98%, с учетом типа, регистра и параметра;
- дает возможность подключить справочник должностных лиц компании, реестр объектов, материалов и другой информации, которую удобно выбирать из выпадающего списка;
- надежно и безопасно хранит все данные в архиве.
Получается, что документы компании:
- в единой системе;
- легко найти и скачать всем сотрудникам фирмы;
- доступны в любое время, с любого компьютера.
Автоматизация ввода первички и других процессов поможет бухгалтеру успевать выполнять свои задачи вовремя, не перерабатывать и приходить на работу с удовольствием.
Попробуйте сервис бесплатно на сайте Entera. Если у вас есть вопросы, звоните нам на 8 (800) 550-46-62
