Первичные документы в организации бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет любой организации ведется на основании первичных документов. Это закреплено в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что: «Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок»
Первичка составляется в момент совершения факта хозяйственной деятельности либо сразу после ее окончания. Ответственный за оформление факта хозяйственной жизни сотрудник обязан вовремя передавать первичные учетные документы для регистрации данных в регистрах бухгалтерского учета, а также отвечать за достоверность информации в них.
Крайне важно следить за тем, чтобы первичные документы соответствовали всем нормам и правилам закона. Если при проверке налоговых органов будут выявлены нарушения, это может привести к штрафам и другим мерам ответственности.
Поэтому лучше с самого начала работы компании относиться к составлению первичных документов максимально серьезно. В этой статье расскажем: что относится к первичным документам бухгалтерского учета, какие особенности и нюансы нужно учесть при работе с ними.
Что такое первичный документ и как он формируется?
Первичный документ в бух.учете – это любой документ, который подтверждает экономические сделки налогоплательщика (организации).
Согласно закону «О бухгалтерском учете»: «Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета». Формы, которые использует организация, закрепляются в учетной политике.
Виды первичных документов в бухгалтерском учете:
- товарная накладная;
- расчетно-платежные ведомости;
- акт приемки;
- счет-фактура;
- кассовые чеки
- бухгалтерская справка и т.д.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
- подписи лиц из пункта 6, с указанием их фамилий, инициалов или иных реквизитов, для их идентификации.
Хранение первичных документов
По закону хранить первичку нужно 5 лет с момента ее последнего использования. Они поступают в бухгалтерию в бумажном или электронном виде с электронной подписью. Для их систематизации и сохранности используют специальные стеллажи или полноценные архивные помещения. Если на вашем предприятии такой архив, все электронные документы нужно распечатать и распределить по папкам вместе с бумажными.
Часто при таком способе хранения основных первичных документов бухгалтерского учета возникает много трудностей: теряются, портятся, их сложно найти, сотрудники тратят рабочее время на обработку и поиск нужной информации.
Кроме того, при составлении бухгалтерского учета вручную часто возникают арифметические ошибки, опечатки, описки. Они могут быть как по вине сотрудника, так и из-за сбоев в работе техники.
Так или иначе – ошибки в бухгалтерии крайне нежелательны. Они могут спровоцировать споры с контрагентами, сбои в работе компании и претензии со стороны налоговых органов. Если бухгалтер делает ошибки в первичных документах в организации бухгалтерского учета, то за этим всегда следует наказание.
Ответственность бухгалтера за допущенные в первичной документации ошибки или за ее утерю может быть разной: дисциплинарная, материальная, административная и даже уголовная. Поэтому важно тщательно проверять каждый свой шаг, быть внимательным при составлении первичной документации и бухгалтерского учета. Если вы нашли ошибку, ее нужно обязательно исправить до того, как информацией заинтересуются налоговые органы. В законе «О бухгалтерском учете» говорится, что: «Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий, инициалов или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».
Как избежать ошибок?
Чтобы минимизировать риск ошибок в бухгалтерском учете на основании первичных документов, сэкономить средства компании, а также освободить несколько часов рабочего времени сотруднику для решения важных задач, современные компании автоматизируют процессы.
Компьютерные программы могут взять на себя часть задач бухгалтера и помочь ему справляться с ежедневной рутиной. Так, например, с помощью сервиса Entera вносить первичку в 1С можно в несколько кликов:
- вы сканируете или фотографируете документ (акт, накладную);
- сервис сам распознает и формирует документ;
- далее передает в вашу учетную систему;
- документы остаются в архиве.
Чеки о покупках удобно загружать через смартфон. Вы наводите камеру на qr-код, система сама распознает чек и загружает ее в программу.
Первичные документы в организации бухгалтерского учета играют важнейшую роль, на них основываются многие дальнейшие процессы. Поэтому очень важно сохранять в них точность. Энтера поможет вам поддерживать все документы в порядке.
- Программа полностью совместима с 1С, Мое дело, CRM-системами;
- загружает документы из email, ЭДО;
- сканирует документы с точностью 98%, с учетом типа, регистра и параметра;
- перепроверяет математические операции;
- дает возможность подключить справочник должностных лиц компании, реестр объектов, материалов и другой информации, которую удобно выбирать из выпадающего списка;
- надежно и безопасно хранит все данные в архиве.
Получается, что документы компании в единой системе, их легко найти и скачать всем сотрудникам фирмы, они доступны в любое время, с любого компьютера.
Присоединитесь к числу компаний, которые уже автоматизировали бухгалтерские процессы с помощью мультисервиса Entera. Убедитесь, что можно с легкостью сохранять порядок, точность в первичных документах, избегать штрафов и внеплановых проверок налоговых органов.
Оставьте заявку, чтобы воспользоваться бесплатным пробным периодом.
Оставьте заявку, чтобы воспользоваться бесплатным пробным периодом.
